Hybride werken in 2022: de 4 belangrijkste lessen tot nu toe

Hybride werken in 2022: weer terug naar kantoor zonder maatregelen. Heerlijk! Ik houd ervan om onder de mensen te zijn. Mensen tegenkomen in de gangen, een praatje maken bij de koffieautomaat. Met z’n allen lunchen, borrelen en live vergaderen. Maar ja, dat ben ik, en het ‘veel aanwezig zijn’ is een belangrijk onderdeel van mijn functie als HR-manager. Volgens mij denken er ook een hoop mensen anders over. Want de kantine en gangen voelen soms maar leeg aan, en de werkplekken zijn lang niet altijd bezet. Ik had verwacht dat mensen vaker naar kantoor zouden komen, maar thuiswerken is gewoon aantrekkelijk voor de medewerkers. Hybride werken in 2022 is toch een beetje anders dan ik me had voorgesteld.

Want in 2020 ‘voorspelde’ ik in deze video het volgende:

• “De inrichting van de kantoren verandert door het hybride werken.” Bij OGD hebben we ons hoofdkantoor in Delft op de schop genomen. We hebben er een sociale hub gecreëerd inclusief een bar, ontmoetingsruimte en grote ruimtes waar je met meerdere mensen vergadert. Verder hebben we ook ruimte afgestoten die we niet meer gebruikten.
• “We zitten de helft van de tijd thuis, afhankelijk van de functie.” We zien dat onze richtlijn 50% thuis en 50% op kantoor nog niet helemaal wordt gehaald. Onze ict’ers zitten momenteel gemiddeld genomen een stuk meer thuis.
• “Medewerkers zijn blij met flexibel werken.” We hebben via een jaarlijkse enquête en gesprekken aan teamleden gevraagd of ze blij zijn met de huidige inrichting van het hybride werken. Alle medewerkers geven aan daar ‘enorm blij’ mee te zijn. Ze geven een 8,6 gemiddeld voor het hybride werkbeleid. Dus we voldoen met het remote werken en de hoge mate van flexibiliteit aan de verwachtingen van medewerkers. Maar wel zitten er wat ‘overwegingen’ aan op de lange termijn.
  
  

📖Whitepaper: de weg naar een toekomstige werkplek

In deze blogpost ga ik in op de belangrijkste lessen die we bij OGD hebben geleerd over hybride werken. Ik weet dat OGD niet de enige organisatie is die tegen deze kwesties aanloopt.

Les 1: Mensen zijn minder op kantoor dan verwacht
Les 2: Maatwerk blijft belangrijk; afstemmen per team en per manager
Les 3: Ga niet te krampachtig om met thuisblijvers
Les 4: Ict is het halve werk om hybride werken te faciliteren

1. Mensen zijn minder op kantoor dan verwacht

Ondanks dat onze medewerkers superblij zijn met de flexibiliteit, is het toch belangrijk voor de bedrijfscultuur dat we ook op kantoor blijven werken. Natuurlijk kunnen we de statistieken die voor hybride werken pleiten niet negeren:

• Onze medewerkers geven een 8,6 voor het huidige beleid rondom de flexibiliteit over werktijden, werklocatie en werk. Dat blijkt uit ons meest recente medewerkers-tevredenheidsonderzoek. Ze hebben geen reistijd meer, die tijd hebben ze nu voor zichzelf. Verder vinden ze het prettig om tussen de werkzaamheden door een pakketje op te halen of een wasje te draaien.
• zo’n 98% van de medewerkers wil flexibel blijven werken, volgens onderzoek van World Economic Forum.
• 39% van de medewerkers overweegt te stoppen als hun werkgever werken op afstand niet toestaat. Voor de huidige generatie is dit nog belangrijker: onder millenials en Gen Z is dit cijfer 49%.
• thuiswerken is net zo productief gebleken. Soms is thuiswerken nog productiever dan op kantoor. 30% van de medewerkers geeft aan thuis productiever te zijn.
  
  
  Maar het is óók belangrijk dat organisaties medewerkers aan zich binden. Want betrokken medewerkers betekent dat medewerkers langer blijven. We moeten het als organisatie aantrekkelijk maken om de reistijd naar kantoor ´in je eigen tijd´ de moeite waard te maken. Het is belangrijk daar als organisatie aandacht aan te besteden.

“De grootste uitdaging is binding. Binding met het team en de organisatie. Ik denk dat dat stukje het meest gemist wordt nu en in de toekomst. Dat zijn we met z’n allen aan het onderschatten.” – Tim van der Hulst | hoofd HR

Ik denk zelf dat het goed is voor OGD en onze OGD´ers om een richtlijn te hanteren van twee dagen op kantoor per week aanwezig zijn. Maar medewerkers hiertoe verplichten is een uitdaging. Want natuurlijk pakken we het niet aan als Elon Musk. En daarnaast is het absoluut niet nodig om hybride werken af te schaffen. Want medewerkers vinden het fijn om thuis te werken en als organisatie moeten we gewoon aan die vraag voldoen.

Uit verschillende onderzoeken (waaronder een onderzoek van Harvard Business School) blijkt dat twee dagen per week op kantoor het beste werkt. Dat geldt voor zowel de productiviteit als de binding met de organisatie.

Maar ik vind het vele thuiswerken wél zorgwekkend voor de lange termijn. Wat doet het bijvoorbeeld met de loyaliteit aan je organisatie? Je kunt je er alleen thuis voelen als die organisatie er ook echt is. Dus je krijgt waarschijnlijk makkelijker verloop. Qua productiviteit haal je er op dit moment meer uit, maar op lange termijn is er minder binding. Mensen blijven minder lang voor je werken.

Invulling geven aan hybride werken in de toekomst: hoe pakken we het aan? Hoeveel vrijheid geven we onze mensen? Het antwoord heb ik (nog) niet. Mensen moeten zelf inzien dat tijd op kantoor nog steeds waardevol is. Dus je moet mensen laten inzien dat ze wat missen en je daar samen met teamleiders voor inzetten. We moeten dus nog meer de focus leggen op verbinding.

Vriendschappen zijn cruciaal voor binding met het werk. Uit onderzoek onder medewerkers die eerder fulltime op kantoor werkten bleek dat ze sociale contacten het meest misten aan kantoren. De grootste indicator van retentie en betrokkenheid is of je een goede vriend hebt op het werk.

2. Maatwerk blijft belangrijk; afstemmen per team met managers

Ook in deze video noemde ik al dat maatwerk belangrijk is. Dat ging toen om het leveren van specifieke onderdelen per medewerker in coronatijd. Zoals een geluiddempende headset voor iemand die in een drukke omgeving werkt. Of het openstellen van het kantoor voor iemand die huisgenoten heeft en daardoor onmogelijk kan videobellen. Ook in het hybride tijdperk is en blijft maatwerk enorm belangrijk.

Voorbeeld: Het Recruitment-team is onderdeel van mijn HR-team. Samen hebben we afgestemd dat het voor hen belangrijk is om relatief veel op kantoor aanwezig te zijn, omdat we sollicitatiegesprekken ook live willen voeren. Als alle gesprekken online zijn is het lastig voor nieuwe medewerkers om een idee te krijgen bij je organisatie. Maar voor een Cloud-Infra-team, waarbij medewerkers vooral individueel aan oplossingen werken, is het absoluut niet noodzakelijk om zo vaak op kantoor te zijn.

Dat ‘maatwerk’ stem je af met de teamleiders, door bijvoorbeeld persona’s op te stellen. Zij kennen hun teamleden het beste, weten wat de werkzaamheden van hun medewerkers vragen. En ze weten het beste wat hun teamleden individueel nodig hebben. Ik ga als HR-manager niet bepalen wat een Cloud-Infra-team nodig heeft. Teamleiders kunnen zelf beslissen, maar HR kan wel helpen met de beslissing om een bepaalde kant op te gaan. Je kunt daarom de volgende vragen meenemen:

• Wat is de senioriteit van de medewerker?
• Wat wil de klant?
• Wat wil de teamleider?
• Kan de medewerker wel thuiswerken?

Want maatwerk is absoluut nodig per team, maar tegelijkertijd moet er een bepaalde ondergrens zijn die je stelt qua minimumaantal dagen naar kantoor.

Denk met managers na over deze ‘grenzen’. Ga met teamleiders in gesprek. Kijk naar de ‘beren op de weg’. Wat zorgt ervoor dat de reistijd het niet waard is voor de medewerker? Houd rekening met reiskosten, reistijd, stijgende benzineprijzen. Laat als HR-afdeling zien dat het goed is voor de organisatie om het hybride beleid echt te hanteren, in plaats van alleen een thuiswerkbeleid.

“Laat mensen ook zien wat ze missen aan het kantoorleven.” – Tim van der Hulst | hoofd HR

3. Ga niet te krampachtig om met ´thuisblijvers´

Ook belangrijk: we zitten op dit moment nog steeds in een transitiefase. Corona kan natuurlijk zomaar weer opspelen. We zijn op het moment nog steeds aan het aftasten hoe we het beste hybride werken.

Mijn advies: ga niet te krampachtig om met het feit dat je medewerkers het hybride werkbeleid (nog) niet nastreven. Jaag medewerkers die niet of nauwelijks naar kantoor komen niet op. Het duurt nog wel een tijd voor we er een nieuwe norm in hebben gevonden. En er komen ook weer nieuwe crises bij zoals inflatie, waardoor mensen minder geld aan reizen kwijt willen zijn. Al met al: kijk het dus nog even aan.

Kijktip: bekijk nu de on-demand webinar over het hybride werken

4. Goede ict is het halve werk voor hybride werken

Ict moet goed werken en het hybride vergaderen ondersteunen. De panden moeten overal ingericht zijn op hybride werken. Het uitgangspunt van OGD voor de hybride werkplek is dat het nauwelijks uit mag maken of je op kantoor of op afstand werkt. Elke werknemer functioneert als volwaardig teamlid, waar hij of zij op dat moment ook is.

Dankzij onze ict kunnen we veilig, flexibel en snel werken. Thuis en op kantoor, en alles wat er tussenin zit. We liepen op het begin nog wel aan tegen zaken als de akoestiek in vergaderruimten en het gebruik van Microsoft Teams voor vergaderruimtes. Dit hebben we aangepakt en dat is geen probleem meer.

Met onze ict kunnen we nu:

• effectief op afstand werken. Dit hebben we onder andere gedaan door:
  • in te spelen op gebruikersbehoeften;
  • een online werkplek en draagbare devices te faciliteren;
  • de juiste werkplek op kantoor in te richten;
  • thuis samenwerken alsof je naast elkaar zit door grote schermen, goede camera´s en microfoons, en dit vereist geen gigantische investering;
  • een sterke verbinding.
• een sterke cybersecurity creëren door de Zero trust-aanpak.

Meer weten? Bekijk deze blog voor de juiste ict-infrastructuur voor het hybride werken.

Hybride werken in 2022: de balans tussen vrijheid en loyaliteit

Het is en blijft nog even aanzien hoe we het hybride werken vormgeven in de toekomst. Enerzijds wil je je medewerkers de vrijheid geven om productief te werken en werk en privé goed te combineren. Anderzijds wil je ook dat de cultuur van je organisatie bloeit. Dat kan vooral als mensen niet te veel thuisblijven. Op lange termijn is het fysiek aanwezig zijn positief voor de binding met het bedrijf en alleen zo bind je medewerkers voor de lange termijn aan je. Mooie eerste stappen zijn samen met managers kijken naar de behoeften per medewerker en per team, én de verbinding op kantoor promoten. De toekomst wijst verder uit hoe het hybride werken gaat verlopen.

Wil je meer weten over hoe je het hybride werken tot een succes maakt? Lees dan deze blogs:

• De juiste ict-infrastructuur voor het hybride werken
• Creëer een tweede thuis voor je medewerkers | hoofd Facilitair aan het woord
• Zo versterk je het welzijn van medewerkers in deze digitale tijd
• 5 redenen waarom videobellen vermoeiend is (en wat je eraan kunt doen)
• Alles over hybride werken: de ultieme guide

Nog meer inzichten in het hybride werken?

Wij schreven een whitepaper over de toekomstige werkplek. In deze whitepaper lees je hoe je hybride werken tot een succes maakt. Ook vind je er:

• een overzicht van de trends en ontwikkelingen die onze bedrijfsvoering vormen;
• inzichten in hoe deze veranderingen onze werkplek beïnvloeden;
• antwoord op de vraag hoe we hybride werken vormgeven;
• OGD's visie op de toekomstige werkplek.