AI slim in je organisatie implementeren. “Zonder richting verzandt AI al snel in losse experimenten zonder impact”

Je kunt AI inzetten om e-mails te schrijven, documenten samen te vatten en klantvragen automatisch te beantwoorden. Klinkt handig? Zeker. Maar dat is net zoiets als een Zwitsers zakmes gebruiken om alleen een bierflesje open te maken. Zonde van het potentieel. AI is veel meer dan een handige tool. Het is een strategisch instrument dat processen slimmer maakt, medewerkers ondersteunt en je organisatie toekomstbestendig helpt inrichten. Maar: dat werkt alleen als je begint met een doordacht plan.

Maurice Zondag ziet het in zijn werk als AI Business Consultant dagelijks gebeuren: “Helemaal top, dat enthousiasme, maar je moet een duidelijk plan hebben.” Zonder richting verzandt AI al snel in losse experimenten die weinig impact maken.

Daarom nemen we je stap voor stap mee in de implementatie van AI in je organisatie. 

Want slimme technologie zonder strategie is gewoon een leuke truc. Maar met visie, structuur en de juiste mensen wordt AI het vliegwiel voor vernieuwing.

Stappen:

1. Visie en doelen bepalen (Top down)
2. Processen analyseren (Bottom up)
3. Betrek de juiste stakeholders
4. Selecteer kansrijke AI-toepassingen
5. Versterk AI-geletterdheid
6. Zet een databeheerstrategie op
7. Ontwikkel use cases en businesscases
8. Evalueer ethische en culturele impact
9. Meet de impact van AI
10. Bouw voort op succes en schaal slim op

Stap 1: Bepaal de visie en strategische doelen van de organisatie (Top-down)

Er zijn twee manieren om AI te implementeren volgens Maurice: top-down en bottom-up. “Top-down komt het meest voor, omdat AI hierbij wordt ingezet vanuit strategische organisatiedoelen en leiderschap.”

Formuleer wat je organisatie op de lange termijn wil bereiken en bepaal welke rol AI daarin speelt. Denk aan doelen zoals het verbeteren van efficiëntie, kostenreductie of betere besluitvorming. Stel jezelf dus de vraag: Wat willen we met AI precies bereiken?

Tip van Maurice: Begin met beleid dat aansluit op de visie en missie van de organisatie. Betrek daarbij vanaf het begin de C-level besluitvormers, aangezien zij gericht zijn op het optimaliseren van organisatieprocessen met behulp van AI.

Stap 2: Breng de huidige processen in kaart (Bottom-up)

Analyseer bestaande processen om inefficiënties, knelpunten of repetitieve handelingen te ontdekken. Maurice: “Zulke processen zijn interessant voor AI, omdat die sterk is in het automatiseren van routinetaken, patroonherkenning en datagedreven besluitvorming.”

Voorbeelden:

• HR: AI helpt bij het beantwoorden van veelgestelde vragen van medewerkers, zoals over verlof, declaraties of secundaire arbeidsvoorwaarden. Dat ontlast HR-medewerkers en verbetert de responstijd.
• Klantenservice: AI kan meldingen bij storingen automatisch groeperen, zodat medewerkers sneller zien waar problemen zich voordoen.
• Financiën: AI kan automatisch facturen controleren op afwijkingen of onregelmatigheden, zodat je snel fouten opspoort zonder handmatige controles.

Betrek proceskenners bij deze analyse. Zij zijn degenen die dagelijks met de processen werken en dus precies weten waar de inefficiënties en obstakels zich voordoen. Je hebt hen dus nodig voor het identificeren van mogelijkheden voor verbetering.

Tip van Maurice: Gebruik AI-Business Process Modeling tools zoals Bizagi om processen visueel en systematisch in kaart te brengen. Zo zie je snel waar AI het meeste effect kan hebben.

Stap 3: Betrek de juiste stakeholders

Betrek de juiste stakeholders vanaf het begin. Maurice: “AI-implementatie is geen droog ict-project, maar vraagt om een organisatiebrede aanpak. Zorg dat de directie vanaf het begin betrokken is. Zonder hun steun loopt het project spaak.”

Betrek daarnaast ook experts op het gebied van data security, compliance en finance. Zij beoordelen de businesscase, bewaken de gegevensbeveiliging en zorgen voor naleving van wet- en regelgeving.

Vergeet ook externe stakeholders niet, zoals leveranciers. Vraag hoe zij AI toepassen in hun producten en hoe die jouw processen kunnen ondersteunen.

Maurice legt uit: “Denk aan toepassingen zoals voorspellend onderhoud, automatische rapportage of klantsegmentatie. Leveranciers kunnen daarnaast adviseren over best practices en technische integratie, zodat je sneller kunt aansluiten op bestaande systemen.”

Stap 4: Selecteer kansrijke AI-toepassingen

Waar begin je met AI? Focus op het laaghangend fruit. Je kunt veel automatiseren met AI, maar waar begin je? Maurice adviseert: “Richt je op repetitieve, laagrisico of besluitvormingsgerichte processen.”

Geschikte toepassingen zijn bijvoorbeeld:

• Automatisch genereren van standaard rapportages, waardoor medewerkers meer tijd hebben voor diepgaande analyses en strategische besluitvorming.
• Processen die al deels geautomatiseerd zijn, waarbij AI een extra laag toevoegt – bijvoorbeeld het automatisch categoriseren van klantenservicevragen of het toewijzen van taken aan de juiste medewerkers op basis van historische data.
• Repetitieve processen met laag risico, zoals factuurverwerking of het plannen van afspraken.

Tip van Maurice: begin klein, met kantoorautomatisering (zoals Microsoft Copilot voor Word, Teams en Outlook). Deze toepassingen zijn laagdrempelig, leveren snel voordeel op en helpen medewerkers vertrouwd te raken met AI. Breid daarna pas uit naar complexere systemen zoals het CRM of je EPD.

Stap 5: Versterk AI-geletterdheid

Zorg dat medewerkers getraind worden in AI-tools en begrijpen hoe AI werkt. Hiermee verhoog je de AI-geletterdheid en krijg je een verantwoorde en soepele implementatie.

“Het doel is dat medewerkers de kracht en beperkingen van AI kennen,” zegt Maurice. Begin met eenvoudige toepassingen, zoals automatische samenvattingen van Teams-vergaderingen of hulp bij Word-documenten.

• Creëer een veilige leeromgeving waarin medewerkers kunnen experimenteren zonder angst om fouten te maken.
• Train actief in tools zoals Microsoft Copilot en ChatGPT. Verbieden heeft geen zin. Medewerkers gebruiken AI toch wel. Met training bied je juist grip, richting en veilig gebruik.
• Laat teams bijvoorbeeld oefenen met AI-gegenereerde samenvattingen van lange documenten. Zelfs sceptici raken vaak snel enthousiast als ze merken hoeveel tijd ze besparen.

Stap 6: Zet een databeheerstrategie op

AI werkt alleen met betrouwbare, toegankelijke en goed gestructureerde data. Zonder dat leiden AI-modellen tot verkeerde inzichten, bias en compliance-risico’s.

“Zorg dat kwaliteit, rechten en governance op orde zijn. Betrek daarom tijdig de CISO/BISO, compliance officers en data governance specialisten", zegt Maurice.

Concreet betekent dit:

• Maak schoon schip in systemen zoals SharePoint of je ERP: verwijder verouderde of dubbele documenten en breng structuur aan in mappen en metadata.
• Beheer de toegang tot data: zorg dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot gevoelige informatie, en leg vast wie wat mag gebruiken.
• Zorg voor compliance en governance: houd rekening met wet- en regelgeving zoals de AVG of NIS2, en leg beleid vast voor datakwaliteit, eigenaarschap en bewaartermijnen.

Stap 7: Ontwikkel use cases en businesscases

Als je eenmaal weet waar je AI wilt inzetten binnen je processen, is het tijd om dit uit te werken in concrete use cases. Zo breng je de praktische toepasbaarheid en het verwachte effect in kaart.

Een goede use case bestaat in ieder geval uit de volgende elementen:

• Doel: wat wil je bereiken met de AI-toepassing?
• Verwachte impact: welke verandering verwacht je in het proces of resultaat?
• KPI’s: hoe meet je succes? Denk aan tijdswinst, foutreductie of klanttevredenheid.
• Businesscase: wat zijn de verwachte kosten versus de baten?

Stap 8: Evalueer ethische en culturele impact

AI heeft impact op je cultuur, visie en manier van werken. “Stel daarom vanaf het begin duidelijke grenzen: wat mag AI wel en niet beslissen? En hoe bewaak je de menselijke maat?” zegt Maurice.

AI is niet vanzelf neutraal – het werkt met bestaande data, en die bevatten vaak onbewuste vooroordelen. Maurice geeft een veelgebruikt voorbeeld van Amazon, waar een AI-systeem vrouwelijke sollicitanten benadeelde door zich te baseren op eenzijdige historische gegevens. “Door kritisch te kijken naar de kwaliteit van je data en diversiteit in je AI-modellen, voorkom je ongelijke behandeling.”

Daarnaast is het noodzakelijk om je AI-toepassingen te toetsen aan de Europese AI Act. Maurice: “Deze wet categoriseert toepassingen op risico (laag tot verboden) en stelt eisen aan transparantie, datakwaliteit en menselijke controle. Zo voorkom je juridische - en reputatierisico’s. Zeker in sectoren als zorg en onderwijs is het belangrijk dat AI niet alleen technisch werkt, maar ook ethisch en maatschappelijk verantwoord is ingebed.”

Stap 9: Meet de impact van AI

Tijd om de impact van AI binnen de organisatie te meten. Maurice: “Stel vanaf de pilotfase KPI’s op, zoals kostenbesparing, tijdwinst en kwaliteit om de effectiviteit van AI te evalueren. Het is belangrijk om meetinstrumenten in te richten die vanaf het begin kunnen aantonen of de businesscase wordt gehaald.”

Gebruik dashboards en feedbackloops om continu te evalueren of AI het gewenste effect heeft. Blijf daarnaast op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en zoek actief naar kansen voor optimalisatie.

Verzamel ook feedback van medewerkers en stakeholders om te begrijpen wat goed werkt en waar verbetering nodig is. Zo kun je AI gericht doorontwikkelen en integreren in de organisatie.

Stap 10: Bouw voort op succes en schaal slim op

Werkt een AI-toepassing goed? Zet deze dan breder in binnen de organisatie om het effect te maximaliseren.

Maurice raadt aan om een AI-taskforce op te richten die kansen signaleert, experimenteert, evalueert en succesvolle toepassingen opschaalt. Deze groep houdt ook nieuwe AI-tools en ontwikkelingen scherp in de gaten.

“Blijf proactief,” zegt Maurice. “Anders gaan medewerkers zelf op zoek naar tools. En dat zijn niet altijd de juiste.” Door centraal regie te houden, zorg je voor veilige, effectieve en organisatiebrede AI-toepassingen.

Een doordachte en strategische aanpak is de basis

AI biedt enorme kansen om de efficiëntie en effectiviteit van je organisatie te verbeteren, maar alleen met een doordachte en strategische aanpak. In dit eerste deel hebben we de fundering gelegd: van het bepalen van een duidelijke visie tot het analyseren van processen en het betrekken van de juiste stakeholders. Het kiezen van kansrijke AI-toepassingen is de eerste stap richting succesvolle implementatie.