Je kunt AI inzetten om e-mails te schrijven, documenten samen te vatten en klantvragen automatisch te beantwoorden. Klinkt handig? Zeker. Maar dat is net zoiets als een Zwitsers zakmes gebruiken om alleen een bierflesje open te maken. Zonde van het potentieel. AI is veel meer dan een handige tool. Het is een strategisch instrument dat processen slimmer maakt, medewerkers ondersteunt en je organisatie toekomstbestendig helpt inrichten. Maar: dat werkt alleen als je begint met een doordacht plan.
Maurice Zondag ziet het in zijn werk als AI Business Consultant dagelijks gebeuren: “Helemaal top, dat enthousiasme, maar je moet een duidelijk plan hebben.” Zonder richting verzandt AI al snel in losse experimenten die weinig impact maken.
Daarom nemen we je in dit tweeluik stap voor stap mee in de implementatie van AI in je organisatie. In deel 1 – deze blog – starten we bij de basis: visie, procesanalyse, betrokkenheid van stakeholders en het selecteren van kansrijke toepassingen. In deel 2 duiken we dieper in onderwerpen als datakwaliteit, ethiek, impactmeting en opschaling.
Want slimme technologie zonder strategie is gewoon een leuke truc. Maar met visie, structuur en de juiste mensen wordt AI het vliegwiel voor vernieuwing.
Stappen:
- Visie en doelen bepalen (Top down)
- Processen analyseren (Bottom up)
- Betrek de juiste stakeholders
- Selecteer kansrijke AI-toepassingen
- Versterk AI-geletterdheid
- Zet een databeheerstrategie op
- Ontwikkel use cases en businesscases
- Evalueer ethische en culturele impact
- Meet de impact van AI
- Bouw voort op succes en schaal slim op
Stap 1: Bepaal de visie en strategische doelen van de organisatie (Top-down)
Er zijn twee manieren om AI te implementeren volgens Maurice: top-down en bottom-up. “Top-down komt het meest voor, omdat AI hierbij wordt ingezet vanuit strategische organisatiedoelen en leiderschap.”
Formuleer wat je organisatie op de lange termijn wil bereiken en bepaal welke rol AI daarin speelt. Denk aan doelen zoals het verbeteren van efficiëntie, kostenreductie of betere besluitvorming. Stel jezelf dus de vraag: Wat willen we met AI precies bereiken?
Tip van Maurice: Begin met beleid dat aansluit op de visie en missie van de organisatie. Betrek daarbij vanaf het begin de C-level besluitvormers, aangezien zij gericht zijn op het optimaliseren van organisatieprocessen met behulp van AI.
Stap 2: Breng de huidige processen in kaart (Bottom-up)
Analyseer bestaande processen om inefficiënties, knelpunten of repetitieve handelingen te ontdekken. Maurice: “Zulke processen zijn interessant voor AI, omdat die sterk is in het automatiseren van routinetaken, patroonherkenning en datagedreven besluitvorming.”
Voorbeelden:
- HR: AI helpt bij het beantwoorden van veelgestelde vragen van medewerkers, zoals over verlof, declaraties of secundaire arbeidsvoorwaarden. Dat ontlast HR-medewerkers en verbetert de responstijd.
- Klantenservice: AI kan meldingen bij storingen automatisch groeperen, zodat medewerkers sneller zien waar problemen zich voordoen.
- Financiën: AI kan automatisch facturen controleren op afwijkingen of onregelmatigheden, zodat je snel fouten opspoort zonder handmatige controles.
Betrek proceskenners bij deze analyse. Zij zijn degenen die dagelijks met de processen werken en dus precies weten waar de inefficiënties en obstakels zich voordoen. Je hebt hen dus nodig voor het identificeren van mogelijkheden voor verbetering.
Tip van Maurice: Gebruik AI-Business Process Modeling tools zoals Bizagi om processen visueel en systematisch in kaart te brengen. Zo zie je snel waar AI het meeste effect kan hebben.
Stap 3: Betrek de juiste stakeholders
Betrek de juiste stakeholders vanaf het begin. Maurice: “AI-implementatie is geen droog ict-project, maar vraagt om een organisatiebrede aanpak. Zorg dat de directie vanaf het begin betrokken is. Zonder hun steun loopt het project spaak.”
Betrek daarnaast ook experts op het gebied van data security, compliance en finance. Zij beoordelen de businesscase, bewaken de gegevensbeveiliging en zorgen voor naleving van wet- en regelgeving.
Vergeet ook externe stakeholders niet, zoals leveranciers. Vraag hoe zij AI toepassen in hun producten en hoe die jouw processen kunnen ondersteunen.
Maurice legt uit: “Denk aan toepassingen zoals voorspellend onderhoud, automatische rapportage of klantsegmentatie. Leveranciers kunnen daarnaast adviseren over best practices en technische integratie, zodat je sneller kunt aansluiten op bestaande systemen.”
Stap 4: Selecteer kansrijke AI-toepassingen
Waar begin je met AI? Focus op het laaghangend fruit. Je kunt veel automatiseren met AI, maar waar begin je? Maurice adviseert: “Richt je op repetitieve, laagrisico of besluitvormingsgerichte processen.”
Geschikte toepassingen zijn bijvoorbeeld:
- Automatisch genereren van standaard rapportages, waardoor medewerkers meer tijd hebben voor diepgaande analyses en strategische besluitvorming.
- Processen die al deels geautomatiseerd zijn, waarbij AI een extra laag toevoegt – bijvoorbeeld het automatisch categoriseren van klantenservicevragen of het toewijzen van taken aan de juiste medewerkers op basis van historische data.
- Repetitieve processen met laag risico, zoals factuurverwerking of het plannen van afspraken.
Tip van Maurice: begin klein, met kantoorautomatisering (zoals Microsoft Copilot voor Word, Teams en Outlook). Deze toepassingen zijn laagdrempelig, leveren snel voordeel op en helpen medewerkers vertrouwd te raken met AI. Breid daarna pas uit naar complexere systemen zoals het CRM of je EPD.
| Taak |
Beter door AI |
Beter door de mens |
| E-mails samenvatten en opstellen |
AI kan snel concepten genereren en structureren |
Mens nodig voor toon, nuance en eindcontrole |
| Notulen van vergaderingen opstellen |
AI kan automatisch transcriberen en samenvatten |
Mens voor interpretatie van context en acties |
| Documentcreatie (voorstellen, verslagen) |
AI kan formats en templates automatisch vullen |
Mens voor inhoudelijke accenten en strategie |
| Herkennen van patronen in klantdata (CRM) |
AI kan snel grote datasets analyseren en verbanden leggen |
Mens voor duiding en relatiemanagement |
| Automatisch aanvullen van patiëntdossiers |
AI kan gesprekken transcriberen en gestructureerd invoeren |
Mens nodig voor medische interpretatie en ethische beoordeling |
| Klantcommunicatie automatiseren |
AI kan standaardvragen beantwoorden en processen starten |
Mens voor complexe vragen en empathie |
| Beheren van datakwaliteit en -structuur |
AI kan ondersteunen met signaleren van fouten |
Mens voor governance en beslissingen over datastructuur |
| Strategie bepalen en processen ontwerpen |
Nee – vereist menselijke creativiteit, visie en organisatiekennis |
Ja |
| Toezicht houden op ethiek en privacy |
AI kan risico’s signaleren, maar niet moreel oordelen |
Ja – vereist menselijk waardeoordeel en contextinzicht |
Een doordachte en strategische aanpak is de basis
AI biedt enorme kansen om de efficiëntie en effectiviteit van je organisatie te verbeteren, maar alleen met een doordachte en strategische aanpak. In dit eerste deel hebben we de fundering gelegd: van het bepalen van een duidelijke visie tot het analyseren van processen en het betrekken van de juiste stakeholders. Het kiezen van kansrijke AI-toepassingen is de eerste stap richting succesvolle implementatie.
In het tweede deel van deze blogreeks duiken we dieper in hoe je datakwaliteit beheert, ethische overwegingen maakt, de impact van AI meet en de opgeschaalde toepassingen effectief integreert in je organisatie. Blijf lezen om jouw AI-strategie naar het volgende niveau te tillen!
