“AI biedt ongekende mogelijkheden om processen te automatiseren en te optimaliseren. Wie dit nu niet omarmt, zal achterblijven.” Dit zijn de woorden Maurice Zondag, Senior AI- en businessconsultant bij OGD. Volgens hem maken de razendsnelle technologische ontwikkelingen en toenemende concurrentie procesoptimalisatie tot een absolute noodzaak. Organisaties die hun processen niet continu verbeteren, lopen het risico de aansluiting met de markt te verliezen.
Waarom procesoptimalisatie noodzakelijk is
Om te overleven in een turbulente markt moeten bedrijfsprocessen efficiënt en effectief zijn. Procesoptimalisatie draait om het analyseren en herstructureren van processen om verspilling te verminderen, kwaliteit te verbeteren en doorlooptijden te verkorten.
“Elke organisatie heeft dit van tijd tot tijd nodig,” zegt Maurice. Toch worden processen, een belangrijk onderdeel van de veelgebruikte ict-driehoek 'People, Process en Technology' (PPT-framework), vaak over het hoofd gezien.
Maurice geeft hierbij het voorbeeld van de implementatie van een nieuwe technologie zoals Copilot. Organisaties focussen vaak op de technische kant en op adoptie, maar vergeten het proces zelf. “Vaak zie je niet wat onder de ijsberg zit: de verborgen besparingen en verbeteringen die procesoptimalisatie oplevert,” legt Maurice uit. “Het probleem zit vaak in de overdracht tussen afdelingen. Iedereen richt zich op zijn eigen taken en gooit het daarna over de schutting. Wat er vervolgens mee gebeurt, blijft onduidelijk."
Een concreet voorbeeld van verspilling
Nog een treffend voorbeeld van Maurice: “Mijn consultancy-team ontdekte bij een organisatie dat een medewerker wekelijks een dag kwijt was aan het maken van een Excel-analyse. Deze Excel-analyse werd naar een generieke inbox gestuurd, maar vervolgens door niemand gebruikt. Door onze procesanalyse kwamen we hierachter en konden we het proces elimineren. Daardoor werd het mogelijk voor de medewerker om acht uur per week te besparen.” Dit laat zien hoe belangrijk het is om processen kritisch onder de loep te nemen.
Hoe inzicht leidt tot verbetering
Om processen daadwerkelijk efficiënter te maken, is inzicht in het proces cruciaal. Procesoptimalisatie begint met het in kaart brengen van de huidige situatie. Maurice vertelt dat dit op twee manieren kan: bottom-up en top-down.
Bottom-up: Vanuit de dagelijkse praktijk
Deze aanpak richt zich op de dagelijkse taken van medewerkers. Door interviews en observaties te doen, krijg je een gedetailleerd beeld van wat er gebeurt. Zo kun je kleinere taken clusteren tot grotere processen.
Maurice geeft een concreet voorbeeld van bottom-up procesoptimalisatie: “Neem het proces rond het plannen van een jaargesprek. Hier komen vaak handmatige stappen bij kijken, zoals het plannen van gesprekken door leidinggevenden en het bepalen van HR-adviseurs over loonstappen. Door dit op de bottom-up manier te analyseren kun je inefficiënties opsporen en deze bijvoorbeeld met geautomatiseerde planningssystemen oplossen.”
Top-down: Vanuit strategische doelen
Deze methode start bij de visie van de organisatie en vertaalt strategische doelen naar operationele processen. Dit helpt om het grotere geheel te zien en processen beter af te stemmen op organisatiedoelen.
Maurice geeft hiervan een voorbeeld: “Bij het inrichten van logistieke processen in een nieuw warehouse, hebben we de grote processtappen (inbound, opslag en outbound) eerst uitgewerkt en vervolgens in detail geoptimaliseerd voor deze operatie. We toetsten deze stappen aan vergelijkbare processen van andere locaties om de operationele haalbaarheid te waarborgen. Door ze op te nemen in standaard frameworks zoals Lean, 6Sigma en 5S, konden we de kwaliteit en controle in de inrichting en uitvoering van de processen garanderen.”
Lean, Six Sigma en technologie: De sleutel tot succes
Bij procesoptimalisatie zijn methodieken zoals Lean en Six Sigma nodig.
- Lean: Lean richt op het stroomlijnen van processen en het elimineren van verspilling voor organisaties. Denk bij verspilling aan bijvoorbeeld overproductie, wachttijden, of defecten. Lean omvat technieken zoals Kaizen (continue verbetering) en Just-In-Time productie om efficiëntie te verhogen en kosten te verlagen.
- Six Sigma: Six Sigma is een methodologie die gebruik maakt van statistische tools en technieken om variatie in processen te verminderen.
Low code-platforms
Maurice: “Daarnaast kunnen technologieën zoals low-code platforms en AI een enorme boost geven aan de productiviteit. Met tools zoals Power Platform kunnen bedrijven snel processen automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan een app voor werkplekreservering. Wat eerst handmatig gebeurde, gebeurt nu automatisch, met tijdsbesparing en minder fouten als gevolg.
AI als versneller
AI-tools maken processen nog efficiënter en zijn nu niet meer weg te denken bij procesoptimalisatie. “Er zijn natuurlijk zat voorbeelden van AI-tools die processen efficiënter maken, neem jouw functie”, zegt Maurice.
“In contentcreatie zie je bijvoorbeeld dat je met AI tijd bespaart door het hele proces heen. Je hoeft interviews niet meer handmatig uit te typen, dat doet de transcriptie in Teams, via Copilot krijg je een samenvatting met de belangrijkste punten die zijn besproken, en die je als basis kunt gebruiken voor je verhaal. Al met al is dat al een flinke tijdsbesparing, en dan hebben we het nog niet eens over het handmatig en automatisch controleren van de tekst.”
Concreet stappenplan voor procesoptimalisatie
Ik vraag Maurice of er een concreet stappenplan voor procesoptimalisatie is. Die is er zeker wel volgens hem:
- Breng de huidige processen in kaart: Dit kan via de bottom-up- of top-down-manier.
- Analyseer en documenteer processen: Leg van de processen elke stap gedetailleerd vast en onderzoek ook de betrokken rollen en de interacties tussen verschillende afdelingen. Gebruik tools zoals flowcharts of beslisbomen om de processen visueel weer te geven.
- Ontdek verbeterpunten: Ontdek op welke plek(ken) je het proces kunt verbeteren, door het verminderen van verspilling (zoals wachttijd, extra kosten of overproductie), het verbeteren van de kwaliteit of het verkorten van doorlooptijden. Analysetools zoals Power Platform of specifieke procesanalyse tools zoals Bizagi of Casewise helpen hierbij.
- Ontwikkel een verbeterplan: Stel een plan op voor het implementeren van verbeteringen, inclusief de benodigde middelen, tijdlijnen en verantwoordelijkheden. Houd in het plan rekening met de impact van de nieuwe situatie op ict-systemen, medewerkers en andere processen.
- Implementeer verbeteringen: Voer de verbeteringen stapsgewijs door. Begin met kleine, haalbare veranderingen (laaghangend fruit) en schaal geleidelijk op naar grotere verbeteringen. Houd er rekening mee dat de verandering tijd en resources kost en betrokkenheid van belangrijke stakeholders vraagt. Adoptie van de verandering is een belangrijke succesfactor.
- Monitor en evalueer: Houd de prestaties van de geoptimaliseerde processen nauwlettend in de gaten. Gebruik KPI's en feedback van medewerkers om de effectiviteit van de verbeteringen te evalueren.
- Continu verbeteren: Procesoptimalisatie is een doorlopend proces. Blijf de processen regelmatig evalueren en zoek naar nieuwe mogelijkheden voor verbetering. Betrek je medewerkers bij het identificeren van inefficiënties en het voorstellen van oplossingen.
Procesoptimalisatie: continu en noodzakelijk
Procesoptimalisatie is geen eenmalige activiteit, maar een continu proces dat organisaties helpt om wendbaar en concurrerend te blijven. Door methodieken zoals Lean en Six Sigma te combineren met technologieën zoals AI en low-code platforms, kun je processen verbeteren en beter inspelen op veranderingen in de markt.
Wil je meer weten over dit onderwerp?
Lees ook deze blogs:
