Je start-up groeit als kool. Eindelijk kun je opschalen. Maar waar laat je al die nieuwe werknemers? Je kunt ze niet allemaal bij elkaar aan een bureau zetten. En hoe voorkom je dat je elke paar jaar moet verhuizen?
Er zijn veel opties. Ga je huren of kopen, of kiezen jouw mensen hun eigen werkplek, bijvoorbeeld in het café om de hoek? Je wilt geen onnodig dure huurcontracten, maar wel makkelijk kunnen doorgroeien of verkassen. En met de juiste werkplek stimuleer je creativiteit en innovatie. Maar wat kies je dan? En wat zeggen de wetenschap en productiviteitsgoeroes hierover?
Hieronder vijf tips om het beste kantoor te vinden voor jouw bedrijf.
1. Begin met jouw visie op de meest geschikte werkplek
Een goed startpunt is altijd je eigen verbeelding. Laat je niet te veel leiden door hoe anderen het aanpakken. Hoe wil jij werken met jouw mensen? Is het belangrijk dat zij elkaar veel zien of juist dat zij kunnen werken waar en wanneer zij willen? Of allebei? Zie je een bepaald soort ruimte voor je? Hoe is de sfeer?
Maak bijvoorbeeld een vision board. Je brein reageert sterk op visuele prikkels en vanuit daar onderneem je gerichter actie. Kijk ook rond bij bedrijven die jou inspireren. Zo vallen er al een hoop soorten werkplekken af. En belangrijker: je weet beter waarnaar je op zoek bent.
2. Neem wetenschappelijke bevindingen over de beste werkplek mee
Nu je jouw luchtkasteel (of -kantoor) hebt gebouwd is het tijd om deze te toetsen aan de feiten. Is het inderdaad een goed idee om voortaan te werken vanuit het park? Of om het kantoor te vullen met zand, palmbomen en Caraïbische muziek?
Er is veel wetenschappelijk onderzoek gedaan naar het effect van de werkplek op de productiviteit. De juiste werkplek bevordert creativiteit en innovatie. Neem in elk geval de volgende feiten mee in jouw keuze:
- Decibellen: werken op een rumoerige plek blijkt je inventiever te maken. De 70 decibel aan geluid die je ervaart in een gemiddelde koffiebar zou volgens Amerikaans onderzoek perfect zijn om tot nieuwe ideeën te komen. Toch zijn er ook mensen die juist graag in stilte te werken aan een goed idee. De kantoortuin, het café, of juist aparte kamers; ze kunnen allemaal goed werken, maar zijn niet heilig. Kijk vooral goed naar wat jouw mensen nodig hebben in hun verschillende werkzaamheden. Een werkplekconcept dat meerdere opties biedt is vaak een goed idee.
Lees hier hoe je de kantoortuin tot een succes maakt.
- Vrijheid: laat je mensen regelmatig werken op een andere plek. Binnen het kantoor, maar bijvoorbeeld ook in een mooie bibliotheek of bij een collega thuis. Daar zijn ze losser van de bekende -en soms voorspelbare- structuren, waardoor ze eerder op creatieve ideeën blijken te komen. Zorg dat je helemaal digitaal vanuit de cloud werkt, dan zijn je mensen minder gebonden aan een werkplek.
- Visuele prikkels: planten, verlichting, kleur: het blijkt allemaal invloed te hebben. Het beïnvloedt hoe mensen hun werk doen, hoe zij zich voelen en hoe innovatief zij zijn. Zo helpt een flinke portie daglicht jouw mensen in een goed humeur en verlichten planten hun eventuele stress. En wist je dat nieuwe ideeën makkelijker ontstaan in de buurt van de kleurencombinatie groen en blauw?
Denk niet alleen na over de binnenruimte, maar ook over de omgeving van het kantoor. Zit je bijvoorbeeld in een bruisende stad, in het groen of op een bedrijventerrein? Het uitzicht en de plek waar mensen een lunchwandeling maken heeft ook invloed op hun productiviteit.
3. Schat de groei van je personeel in
Als je een duidelijk beeld hebt van de geschikte werkplek, is het tijd om dit beeld concreter te maken. Hoeveel ruimte heb je ongeveer nodig? Voor hoeveel mensen zoek je een geschikte werkplek? En denk ook aan ruimte voor de extra faciliteiten waarvan je wilt genieten. Neem in je berekening mee welke groei je de komende jaren verwacht in aantal medewerkers. Deze groeiprognose vertaal je naar het aantal werkplekken en vierkante meters dat je de komende jaren nodig hebt. Zo kun je gericht op zoek naar een passende ruimte.
Volgens de Nederlandse normen van de ‘NEN 1824:2010 nl’ ben je verplicht om minimaal zeven vierkante meter per persoon te rekenen. En daar komt dan nog extra ruimte bij, zoals een plek om te vergaderen. Het hangt ook af van wat voor kantoorpand je huurt. Als je bijvoorbeeld een ruimte huurt in een business center dan is er meestal al een gedeelde vergaderruimte voor je beschikbaar. Op internet vind je veel tools waarmee je berekent met hoeveel m2 jij ongeveer rekening moet houden.
4. Weeg de opties af: een kantoor kopen of (flexibel) huren
Kopen van kantoorruimte
Als je snel wilt groeien, investeer je waarschijnlijk het grootste deel van je inkomsten in groei. Het is dan niet handig om veel kapitaal in een kantoorpand te stoppen. Daar komt bij dat je een gekocht pand ook zelf volledig moet inrichten, wat aardig wat centen kost. Daar staat tegenover dat je met kopen vaak lagere maandlasten hebt, zeker in deze tijd. Beschik je over grote hoeveelheden werkkapitaal dan kan zo’n investering gunstig zijn. Maar is dit niet het geval en ligt je focus op verdere groei, dan is huren vaak een betere keuze.
Huren van kantoorruimte
Als je huurt, bespreek dan vooraf met de verhuurder of en hoeveel procent leegstand hij of zij in het pand hanteert. Zo weet je of er ruimte is om eventueel uit te breiden. Houd er rekening mee dat er vaak weinig leegstand is op heel gewilde locaties, zoals rondom stations in grote steden. Wil je flexibel zijn qua ruimte, dan is het vaak beter om een alternatieve locatie te kiezen. Bijkomend voordeel is dat de prijzen hier meestal gunstiger zijn. En groei je toch uit het pand? Dan is het voordeel van huren dat je relatief makkelijk en snel van kantoor wisselt.
Flexibele en geheel verzorgde kantoorhuur
Soms is het mogelijk een flexibel huurcontract met een verhuurder aan te gaan. Dit is interessant wanneer je verwacht maar kort te blijven. Bekijk wel goed welke risico’s dit met zich meebrengt voor jou.
Een andere flexibele optie is het huren van een flexconcept als de ‘serviced office’. Deze gedeeltelijk of geheel verzorgde kantooromgeving die je voor korte periode huurt, is in Nederland met een flinke opmars bezig. Vaak is het kantoor al voor je ingericht en voorzien van ‘plug & play-internet’. Als je vanuit de cloud werkt kun je gelijk aan de slag en als je wilt zit er zelfs een baliemedewerker voor je klaar!
Het voordeel is dat je enorm flexibel bent. Je zit nauwelijks ergens aan vast en kunt steeds een ander soort ruimte gebruiken voor verschillende typen werk en projecten.
5. Of neem een groot besluit: een bedrijf zonder pand
Je kunt het ten slotte ook over een hele andere boeg gooien: laat jouw mensen altijd werken waar zij willen. Het klinkt extreem, maar is het overwegen waard. Dankzij technologische ontwikkelingen hoeven we niet meer perse naar kantoor om ons werk te doen. Werken kunnen we bijna overal. We hebben alleen een wifiverbinding nodig en een plek waar we ons werk het beste doen.
En laat die favoriete werkplek nu voor iedereen op elk moment anders zijn, zoals Jason Fried van het boek Rework ons vertelt. Hij vroeg mensen jarenlang waar zij wilden werken als zij echt iets gedaan wilden krijgen. Zij antwoordden bijna nooit dat dit hun eigen kantoor was. Naast dat de productiviteit op deze manier dus mogelijk toeneemt, heb je ook geen zorgen meer over de kosten en onrust van uit panden groeien en verhuizen.
Voorbeeld van een bedrijf zonder ruimte
Clark Valberg van het succesvolle InVison heeft 800 mensen in dienst maar bezit geen enkel kantoor. Met Invision kunnen verschillende gebruikers tegelijk prototypes van apps en websites bouwen en delen. Het platform werd onlangs gewaardeerd op 1,9 miljard dollar en wordt gebruikt door spelers als Netflix, Uber en Starbucks.
Doordat Valberg niet gebonden is aan een geografische plaats, kan hij overal ter wereld de beste ontwikkelaars inhuren, die hij mede kan betalen dankzij de afwezige vastgoedkosten. En zijn mensen werken waar zij het liefst willen; waar zij zomaar eens het meest productief zouden kunnen zijn.
Conclusie
Dus wat is een geschikte werkplek voor jouw bedrijf? Denk buiten de bestaande kaders. Geef je kantoor vorm naar jouw waarden en de wensen van je mensen. Maak letterlijk ruimte voor verschillende behoeftes. En als je niet te grote investeringen wilt doen terwijl je doorgroeit, zet flexibiliteit dan hoog op je eisenlijst.
Zorg dat je schaalbaar bent en dat je werkplek makkelijk meegroeit met jouw bedrijf. Huur flexibel, of laat mensen werken waar zij willen. En werk volledig digitaal in de cloud om dit mogelijk te maken. Op deze manier minimaliseer je de verhuiswerkzaamheden en kunnen jouw mensen gaan en staan waar ze willen. Dat vermindert je zorgen en het vergroot ook nog eens de productiviteit en innovatieve kracht van jouw mensen!
Lees hier hoe je jouw talentenpoule vergroot met een flexibele online werkplek.
