Wist je dat 70% van de digitale transformaties mislukt? De belangrijkste reden is dat de verandering onvoldoende aansluit op de werknemers. Denk aan medewerkers die hun gegevens ineens in drie verschillende applicaties moeten invoeren, onder het mom van digitalisering. Juist de medewerkers zijn een van de cruciale factoren in een succesvolle transformatie. Zijn medewerkers onvoldoende bij de verandering betrokken of past deze niet bij wat zij willen? Dan belanden ze in de weerstand en transformatietrajecten komen in de prullenbak terecht. De groots aangekondigde verandering sterft een langzame dood, en schitterende termen als agility en datagedreven werken zeggen de organisatie langzaamaan niks meer.
In deze blog leg ik uit wat de 4 belangrijkste stappen zijn om wél het gewenste resultaat van de digitale transformatie te bereiken.
Maar voordat je dat doet, sta je stil bij het ‘waarom’ van de verandering. Welke verandering heb je voor ogen en waarom? Zelf merk ik steeds weer hoe belangrijk het is om rekening te houden met de specifieke behoeften van je medewerkers en eindgebruikers in het bereiken van je bedrijfsdoelen. Want als het goed is, zorgt de beoogde verandering voor een betere situatie voor je mensen, van ict-medewerker tot eindgebruiker. Voor een vliegende start en straks een goede adoptie van de verandering, sta je stil bij vragen als: 'Waar hebben zij behoefte aan, wat verstaan ze zelf onder efficiënt en effectief werken?' 'Wat hebben zij nodig aan uitleg, training en middelen om de verandering te accepteren en tot een succes te maken?'
Stappenplan voor een geslaagde vakantie (of transformatie)
Hoe stel je de mens centraal in het ontwerp en de uitvoering van een digitale transformatie? Ik bekijk deze vraag vanuit het realiseren van de ideale vakantie voor jouw familie of vriendengroep.
Stap 1: Je doel en strategie
De route naar de ideale vakantie
Om te beginnen kies je met zorg een reisbureau dat zich echt verdiept in jouw wensen. Samen met het reisbureau stel je het vakantiedoel vast. Je vat dit samen als ‘een combinatie van opladen, plezier maken en sporten in een mooie omgeving’. Gelukkig vraagt het reisbureau flink door, en ontdekt zo dat jullie graag bbq’en, mountainbiken en feesten aan het strand. Dat jullie het beste gedijen in een mediterraan klimaat. En dat een goede nachtrust op een dito matras zeer wordt gewaardeerd.
De strategie die hierop volgt is dus het vinden van een groene locatie in de Sierra Nevada, die is voorzien van comfy boxspings, direct aan een mountainbike-track en op rijafstand van een levendig strand. Natuurlijk neemt het reisbureau ook de meer standaard kwaliteit van de locatie op in het plan; deze moet betaalbaar zijn en beschikken over een complete keukenuitrusting, een stevig dak en rookmelders.
Voordat je op pad gaat, heb je wel nog een checklist van het reisbureau om af te strepen. Is je paspoort nog wel geldig, zijn er nog huisdieren die een onderkomen nodig hebben en kan de buurman de plantjes water geven in jouw afwezigheid? De reis kan pas beginnen als blokkades zijn weggehaald.
De route naar een geslaagde transformatie
Ook bij een digitale transformatie begint het allemaal met de juiste strategie, die aansluit bij je doelen én de mensen die uiteindelijk met de ict gaan werken. Een goede ict-dienstverlener achterhaalt welke bedrijfsdoelen je wilt bereiken en met welke ict-middelen en -omgeving je dit gaat lukken.
Daarbij kijk je ook samen naar wat je nodig hebt om deze verandering tot een succes te maken. Je moet rekening houden met factoren die de transformatie in de weg staan, zoals ict-middelen die niet meer ondersteund worden of end-of-life zijn. In de roadmap van de transformatie stippelen jullie uit hoe jullie deze hobbels nemen.
Daarnaast bespreekt je ict-partner ook direct met je mensen hoe zij het liefste werken. De ict-partner houdt rekening met hun wensen vanaf de basis-inrichting. Hierin maakt hij onderscheid tussen verschillende typen eindgebruikers en wat zij nodig hebben. Gebruiksvriendelijkheid moet echt vanaf de startfase het mantra zijn.
Stap 2: De juiste omgeving en uitvalsbasis realiseren
Nu de vakantiestrategie duidelijk is gaat het reisbureau op zoek naar de ideale accommodatie. Deze blijkt nog moeilijk te vinden, maar een van de medewerkers kent een stuk grond met een verlaten tweesterren jarentachtighotel dat – los van het tweesterren jarentachtighotel – helemaal voldoet aan de eisen. Het reisbureau besluit de accommodatie aan te passen: ze moderniseren het, zetten er luxe bedden in en snoeien de bomen. Ook plaatsen ze twee Big Green Eggs en een fietsenstalling met een rits glimmende mountainbikes.
Bij een digitale transformatie blijkt je ict-landschap ook vaak wat gedateerd. Dus je moderniseert de omgeving samen met je dienstverlener tot een blinkend en geïntegreerd geheel. De systemen worden aan elkaar gekoppeld, applicaties gaan naar de cloud en de juiste data ontsluiten gaat ineens heel soepel. Ook creëren jullie een online werkplek waarmee je mensen de sterren van de hemel kunnen werken, op een manier die echt bij hen past. Zo sta je in de startblokken om je doelen te bereiken en leg je de basis voor fijn, effectief en flexibel werken.
Hoe BKR haar applicatielandschap moderniseerde.
Stap 3: Ondersteuning om er alles uit te halen
De juiste omgeving is gerealiseerd. In de praktijk zie ik dat de meeste reisbureaus én digitale transformaties hier stoppen. Terwijl de ingezette vakantie of bedrijfsverandering pas echt een succes wordt wanneer je mensen stimuleert om er alles uit te halen.
Voor de ideale vakantie regelt het reisbureau reisleider Paolo. Hij geeft een rondleiding bij aankomst en toont de aan-knop van de jacuzzi, die jullie anders nooit hadden gevonden. Ook praat hij jullie beeldend bij over de omgeving, taal en cultuur. Tijdens jullie hele verblijf blijft hij bereikbaar voor vragen en verzoeken. Zo voelen jullie je meteen thuis en weten jullie precies hoe jullie het maximale uit deze vakantie halen.
Ook bij een digitale transformatie maak je het verschil met het goed laten landen van de verandering bij je mensen. De transformatie zelf is digitaal, maar de techniek is daar maar een onderdeel van. Jouw mensen moeten ook anders (samen)werken en de verandering binnen alle relevante afdelingen integreren.
Er is dus een goede adoptie nodig, waarbij medewerkers goed en slim met de nieuwe technologie leren werken, en al hun (kritische) vragen kunnen stellen. Maar ook op de langere termijn is het belangrijk om de verandering goed te begeleiden. Transformatie vraagt echt om een organisatieverandering, die de nieuwe werkwijze deel maakt van de dagelijkse werkwijze en mindset van medewerkers. Denk aan het aanleren van het juiste datamanagement als jullie meer datagedreven willen werken.
Stap 4: Extra kennis en capaciteit voor de finishing touch
Je geplande vakantie is al bijna ideaal. Maar de mogelijkheid om ter plaatse nog wat extra professionals in te huren maakt het helemaal af. Zo kunnen jullie een kok boeken op avonden dat jullie even genoeg hebben van de mixed grill. Ook huren jullie de plaatselijke schoonmaker twee keer in en neemt een mountainbike-gids jullie mee op de allertofste routes door de bergen.
Ook bij een digitale transformatie helpt het inhuren van de juiste kennis en capaciteit om de verandering tot een succes te maken. Denk aan of interim-managers voor nieuw ontstane functies of aan tijdelijke projectleiders voor projecten om teams of werkwijzen verder aan te sluiten op het transformatietraject.
Doel bereikt!
Als je deze vier stappen doorloopt kun je even later tevreden de box checken, van de ideale vakantie, of van die complete, geslaagde digitale transformatie.
De kern is dat een geslaagd transformatietraject vraagt om een allesomvattende benadering. Ja, de juiste ict-middelen die je bedrijfsdoelen ondersteunen zijn belangrijk. Maar het is net zo belangrijk dat medewerkers met deze middelen kunnen vlammen. Dit bereik je door hun wensen en behoeften centraal te stellen vanaf het startschot van de transformatie. En hen daarna te helpen met goede adoptie en ondersteuning. Zo werkt iedereen in de organisatie prettig, effectief en goed ondersteund, met oplossingen die passen bij hen én de bedrijfsdoelen.
Een succesvolle digitale transformatie
In deze whitepaper lees je hoe je een digitale transformatie zoals een overstap naar de cloud het beste aanpakt. Aan het einde van deze whitepaper weet je:
- welke uitdagingen je overwint met de cloud;
- wat het juiste moment is om over te stappen;
- hoe je de cloud journey aanpakt (inclusief tips voor een assessment, roadmap en businesscase);
- wat jouw verwachtingen mogen zijn van een ict-partner.
