Veranderingen in een organisatie zijn nodig om staande te blijven in de continu veranderende wereld. Dat kunnen drastische transformaties zijn, zoals Netflix die van videotheek transformeerde naar een wereldwijd online videoplatform, of zoals Nokia, die van houtpulpbedrijf veranderde naar een telefoonbedrijf.
Businessconsultant Jade Moors noemt het graag ‘survival of the agilest’. Zonder verandering ben je niet wendbaar, en daardoor is er geen groei en verbetering. Maar ook weten we dat meer dan 70% van de businessveranderingen mislukt. Een recent BCG-onderzoek laat zelfs zien dat 75% van de transformatieprojecten niet de juiste resultaten oplevert.
Projecten en ict zijn vaak niet goed op elkaar afgestemd en worden niet altijd juist gecommuniceerd aan je mensen. Waardoor veranderingen niet goed doorkomen bij je medewerkers. Organizational Change Management, oftewel verandermanagement, is dan heel belangrijk. Dit is iets wat begint bij de directie in de strategische laag. In dit interview legt Jade uit hoe je verandering succesvol tot stand brengt en wat daarvoor nodig is.
Wat is organizational change management?
“Organizational change management – verandermanagement - gaat over veranderingen in de organisatie op strategisch niveau. Het gaat om het bereiken van strategische doelstellingen, zoals het vergroten van de time-to-market, het genereren van meer omzet of het vergroten van je efficiëntie.
Dit zijn altijd businessprojecten met een ict-element erin. Vroeger waren alle projecten met een ict-element automatisch ict-projecten. Ondertussen weten we – door schade en schande – dat zo’n project een businessproject moet zijn in plaats van een ict-project. Want dan alleen kun je goede prioritering en budgettering maken. Als je een bedrijfsverandering vanuit de ict doorzet krijg je veel weerstand. Doe je dat vanuit de directie, dan is de kans van slagen van het project veel groter. Je hebt iemand nodig die zegt: “Zo gaan we het doen, schouders eronder.”
Waarom is verandering nodig?
“Niet voor niks is ‘stilstand is achteruitgang’ een fameuze spreuk. Wil je groeien, je dienstverlening verbeteren en meer omzet draaien? Dan bereik je dat niet door exact hetzelfde te doen; je hebt verandering nodig. Ik vergelijk het graag met gewichtheffen. Als je je conditie wilt verbeteren of je kracht wilt vergroten, bereik je dat niet zoveel door elke dag gewichten van een halve kilo te gebruiken. Als je dat volume verandert van één kilo, naar vijf of naar twintig, dan verandert er daadwerkelijk iets aan je conditie of kracht. Dat geldt ook voor bedrijven. Je moet aanpassingen doorvoeren in je bedrijfsvoering om met de veranderende wereld om te gaan.
De ict-wereld vuurt gigantisch veel op ons af. Om marktconform en toekomstbestendig te zijn is ‘flexibel zijn’ de enige manier om bij te blijven. Flexibel zijn betekent snel kunnen veranderen. De digitale revolutie gaat zo hard, ict is daarom een inherent onderdeel van de organisatie geworden. Vroeger had je af en toe ict nodig, nu is bijna alles afhankelijk van ict. Je moet ict daarom tot volwaardige businesspartner maken. En verandering op het allerhoogste niveau van je organisatie als strategische doelstelling hebben.”
Wat is belangrijk om in gedachten te houden bij het opstarten van zo’n verandertraject?
“De verandercapaciteit verschilt sterk per bedrijf. Het heeft te maken met het soort organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de grootte en de volwassenheid van je organisatie, en de huidige processen en systemen. Hoe meer uitgewerkte processen er zijn, hoe meer er gestandaardiseerd is in je organisatie, en hoe moeilijker het is om veranderingen door te voeren. Ook de bedrijfscultuur is hierop van invloed. Denk aan een bedrijf in de overheidssector. Een sector die mensen soms associëren met bureaucratische processen en werknemers die er lang zitten. En zet dat tegenover een nieuwe, flexibele fintech in de financiële sector.
Er is geen handboek voor verandering voor organisaties. De beste weg verschilt per bedrijf. Wel zijn er modellen en principes die je kunt gebruiken wanneer je in een veranderproces zit.”
Wat is dan belangrijk voor C-level om een verandering in goede banen te leiden?
“Houd in ieder geval in gedachten dat er geen standaard stappenplan of checklist is die je een-op-een kunt opvolgen. Wel is er een standaard volgorde van stappen die je zet: Bepaal eerst waar je heen wilt en maak een analyse, valideer de verandering, maak een plan, voer het uit en zorg dat de verandering geborgd is.
Voor de analyse is het belangrijk om te kijken hoe je organisatie in elkaar zit. Mijn tip is om hier te werken met de kleurentheorie van Leon de Caluwe en Hans Vermaak. Je bepaalt dan welke kleur jouw organisatie en teams hebben. Denk aan mensen met een bepaalde kleur die graag ‘het waarom’ van de verandering willen weten. Dan is het belangrijk dat je daarop inspeelt. Of mensen en teams met een andere kleur die willen weten hoe je de verandering in de toekomst voortzet. Dan moet je je methodiek daarop aanpassen.
Je komt hier achter door een selectie mensen te interviewen, enquêtes af te nemen of workshops te geven. Dankzij de kleurentechniek kom je erachter hoe je teams de verandering uitgevoerd willen hebben. En daarnaast kom je dankzij de kleurentechniek ook te weten hoe je deze verandering communiceert. Hierdoor kun je verandertools per team anders inzetten, dat ligt er net aan wat ze exact nodig hebben.
Bepaal waar heen je wilt. Maak een roadmap: wat is je doel, wat is de stip op de horizon? Waarom wil je deze verandering uitvoeren? Denk aan zaken als marktwaarde behouden of digitalisering. Bij de roadmap denk je na waar je over drie jaar en over vijf jaar wilt staan en wat je moet doen om daar te komen. Je bepaalt de mijlpalen onderweg en houd de roadmap herhaaldelijk bij zodat je niet wordt ingehaald door de werkelijkheid.
Daarna kijk je naar de verandercapaciteit van je organisatie. Hierbij zijn de volgende vragen belangrijk:
- Hoeveel verandering kunnen we aan?
- Hoeveel verandering speelt er op dit moment?
- Hoe zijn de verandertrajecten de afgelopen jaren gegaan?
Vooral de laatste vraag zegt veel over het succes van de transitie. Als die elke keer mislukt, is de kans groot dat het komende tijd ook mislukt.
Ook kijk je naar de veranderstijl. Op welke manier verandert de organisatie? Als alle keuzes zijn gemaakt heb je je roadmap, stijl en verandercapaciteit gedefinieerd. Dan bekijk je hoe je het in praktijk brengt op tactisch en operationeel niveau. Je gaat dan met de Prosci ADKAR-methodiek aan de slag.
Meer weten over de verandermanagement in de operationele laag? Lees dit praktische stappenplan.
Heb je nog andere belangrijke tips voor succesvol verandermanagement?
"Begin op tijd. Gelukkig zie ik vaak dat organisaties al nagedacht hebben over een veranderteam voor het veranderproject. Maar dit doen zij vaak pas op het moment dat het verandertraject opgestart wordt. En dat is te laat. Start het veranderteam al een paar maanden op voordat het project begint. Dan kun je bijvoorbeeld al peilingen doen bij je medewerkers, een analyse maken en de verandercapaciteit bepalen.
Mijn tweede tip is: investeer voldoende tijd en geld in veranderkracht. Dit wordt vaak als nazorg gegeven. Dan is het project achter de rug, en merken mensen dat het niet goed gaat in de operatie. Verandermanagement wordt dan ingezet om de verandering achteraf goed te krijgen. Maar dat is hetzelfde als pas met je hond op puppycursus gaan als de hond al een jaar oud is. Het had veel minder tijd, energie en geld gekost als je dat van tevoren had gedaan. Verandering kost je iets. Daar moet je rekening mee houden.”
Verandermanagement is voor de lange termijn
Jade heeft talloze veranderprojecten geleid en weet hoeveel moeite het kan kosten. Maar ook dat het organisaties het gewenste resultaat oplevert, wanneer bedrijven er voldoende in investeren. “De vooruitgang die je ziet als het goed is uitgevoerd, is elke keer opnieuw weer verbazend. Je hebt het over grote trajecten van soms een aantal jaar. Maar je doet het voor de concrete output die het oplevert. Ik heb cases gehad waarbij bedrijven vele euro’s per jaar konden besparen door verandering, of bijvoorbeeld meerdere fte’s konden vrijstellen. Dan is de verandering het echt waard.”
Verandermanagement: niet altijd leuk, maar wel noodzakelijk
Verandermanagement is cruciaal voor organisaties die willen blijven concurreren in een steeds veranderende wereld. Het succes van verandermanagement hangt af van een goede afstemming tussen strategische doelen, de ict-implementatie en de betrokkenheid van medewerkers. Door op tijd te investeren in verandercapaciteit en -kracht kunnen organisaties de kans op succes vergroten en waardevolle resultaten behalen, zoals kostenbesparingen en efficiëntieverhogingen.
Meer weten over succesvol verandermanagement? Lees deze blogs:
