Je ict-infrastructuur uitbesteden, waarom zou je?

Waarom zou je tegenwoordig nog een nieuwe server kopen, zelf installeren en configureren, terwijl je voor een schijntje van de aanschafwaarde een server uit de cloud kunt afnemen? Het uitbesteden van je infrastructuur wordt steeds makkelijker. Het houdt in dat je zelf niet meer investeert in fysieke hardware, maar deze als dienst afneemt van een leverancier. De leverancier is verantwoordelijk voor de techniek en het onderhoud van de server. In dit artikel bespreek ik een aantal voordelen van het uitbesteden van je infrastructuur, maar sta ik ook stil bij de nadelen van ict uit handen geven.

Waarom zou je kiezen voor uitbesteding van ict?

1. Schaalbare capaciteit

Binnen een paar minuten heb je een nieuwe server, terwijl dat bij een eigen serverruimte dagen tot weken kan duren. Neemt je ict-behoefte af, dan schaal je gewoon een paar servers terug. Iets wat je bij je eigen serverruimte eigenlijk niet kan doen. Je organisatie kan zo flexibeler reageren op veranderende omstandigheden.

2. Altijd toegang tot de nieuwste technologieën

Bij het uitbesteden van je infrastructuur neem je een dienst af van een specialistische organisatie. Met beheerprocessen zoals DevOps zijn leveranciers in staat hun platform continu te vernieuwen en te verbeteren. Zo maak je altijd gebruik van de nieuwste technologie zonder dat je hoeft te investeren in kennis en apparatuur.

3. Niet meer zelf nadenken over je ict-beheer

Een ict-dienstverlener heeft alle kennis en vaardigheden in huis die nodig zijn om uw infrastructuur te beheren. Een goede ict-dienstverlener beschikt over partnerships met leveranciers van de gebruikte technologieën, zoals Microsoft, VMware en Citrix. Hierdoor kan hij je voorzien van advies en heb je altijd toegang tot een team van gecertificeerde ict-beheerders die hun expertise en jarenlange ervaring meebrengen. Je hoeft zelf niet meer te investeren om deze kennis in huis te hebben.

4. Helder inzicht in je kosten

Bij het uitbesteden van je infrastructuur worden de kosten geconsolideerd in overzichtelijke maandelijkse bedragen. Zo wordt budgettering eenvoudiger en heb je direct inzicht en sturing in de totale kosten voor je ict-infrastructuur. Je kan maandelijks sturen in plaats van eens in de vier à vijf jaar. Deze kosten vallen voor veel organisaties op de lange termijn ook nog lager uit.

5. Geen grote investeringsrisico’s meer

Bij een cloudoplossing hoef je als organisatie geen grote investering vooraf te doen die voor vier à vijf jaar vooruit in de ict-behoeften van je organisatie moet voorzien. Door je infrastructuur onder te brengen bij een externe partij, kun je de druk van een lening voorkomen en verbeter je de liquiditeit van je organisatie.

Wat zijn de nadelen van uitbesteding?

1. Minder controle en kennis over je ict-activiteiten

De belangrijkste reden om je infrastructuur niet uit te besteden is dat je minder controle houdt over je ict-activiteiten. Om die verminderde controle te compenseren, zie je de neiging ontstaan om je met heel uitgebreide SLA's in te dekken. Juist daardoor laat je voor de leverancier weinig ruimte om de relatie goed op te bouwen en komt de focus te liggen op het sturen op cijfers in plaats van op de relatie. Het is veel belangrijker om af te spreken wie welke rol vervult en daarbij de wederzijdse verwachtingen goed uit te spreken. Daarnaast blijft de business verantwoordelijk voor de koppeling tussen de ict en de kerntaken van de organisatie. Nadat je de infrastructuur hebt ondergebracht bij een externe partij is het van belang om kennis en aandacht te behouden voor die infrastructuur. Die kennis verandert van uitvoerend naar begrijpend, zodat je goed een regierol kunt vervullen. Mijn advies is om eerst je leverancier goed te leren kennen voordat je de ict gaat uitbesteden.

2. Je organisatie is niet klaar voor outsourcing

Het uitbesteden van je infrastructuur is technisch vaak geen bijzondere handeling. De leverancier heeft de kennis en ervaring om een migratie succesvol uit te voeren. Echter zal de leverancier op een aantal vlakken anders werken dan je gewend bent. Het is dus belangrijk om de verwachtingen over zaken als ondersteuning goed vast te leggen. Dan kun je jouw eindgebruikers daar vervolgens goed over inlichten. Even langslopen omdat je niet kunt inloggen is er straks niet meer bij, dus laat je gebruikers weten waar ze wél terecht kunnen. 

3. Je hebt erg veel geïnvesteerd in technische kennis

Wanneer je één of meerdere beheerders in dienst hebt, waarin je veel hebt geïnvesteerd op het gebied van kennis en ontwikkeling, is het een desinvestering om het beheer van de infrastructuur uit te besteden. Op de lange termijn is het bijhouden van ontwikkelingen in de markt voor een kleine groep beheerders vaak niet mogelijk. Veel organisaties kiezen daarom voor co-sourcing door kennis over bedrijfsapplicaties en maatwerk binnen de eigen organisatie te houden en algemeen ict-beheer uit te besteden.

Co-sourcing als middenweg

Bij co-sourcing kies je voor een it-afdeling op maat. Je houdt zelf de regie in handen maar besteedt gedeeltes uit aan een externe partij. Als je bijvoorbeeld veel hebt geïnvesteerd in kennis en ontwikkeling, wil je dat natuurlijk niet verloren laten gaan. Zo kun je zelf kiezen wat je uit handen geeft en in huis houdt. Lees meer over co-sourcing in deze blogpost.

Conclusie

Het uitbesteden van ict brengt veel voordelen met zich mee, maar is niet geheel zonder risico’s. Bepaal eerst voor jezelf hoe je de rol van ict in je eigen organisatie ziet. Is er een leverancier die je goed kent, dan brengt uitbesteden zeker veel voordelen met zich mee. Is die leverancier er niet, maar wil je op termijn toch uitbesteden? Bouw dan eerste een relatie op met een leverancier voordat je uitbesteden overweegt. Zo weet je wat je aan deze partij hebt en kun je na een tijdje met een gerust hart je infrastructuur overlaten aan je leverancier. Als je geïnvesteerd hebt in kennis, overweeg dan een gedeeltelijke uitbesteding. Zo kun je beheer van maatwerk in huis houden, en de algemene ict bij je leverancier onderbrengen. Lees meer over hoe je als organisatie stapsgewijs naar de cloud kunt gaan.