Overstappen naar de cloud: kies je moment

De grootste hype rondom cloud computing lijkt inmiddels over. We zijn er klaar voor. De overstap naar de cloud is voor velen inmiddels een logische optie. Het is niet meer eng. Vooral ict’ers zien nog beren op de weg. Maar wie te lang de kat uit de boom kijkt, loopt het risico gepasseerd te worden. Dan gaan gebruikers zelf naar applicaties zoeken op internet.

Maar wat is het nu het juiste moment om over te stappen naar de cloud? En welke stappen zijn nodig? Volgens Stefan Schinning, hoofd business development bij OGD ict-diensten, is een mentaliteitsverandering nodig: “Stel de eindgebruiker centraal in plaats van de technologie.”

Cloud computing bestond al voordat we er een naam voor hadden. Denk aan het gebruik van Hotmail. Tegenwoordig gaat het veel verder en kun je theoretisch gezien alle applicaties vanuit de cloud draaien: crm-software, hrm-software, Office-documenten, bedrijfse-mail, noem maar op. “Het enige wat medewerkers nodig hebben, is een browser en een internetverbinding”, zegt Schinning. “Welk apparaat je daarvoor gebruikt, maakt niet meer uit. Dat kan een iPad, desktop of smartphone zijn. De browser wordt dus de standaard.” Mede dankzij standaarden als HTML5 zijn plug-ins uiteindelijk niet meer nodig. “Dat zijn positieve ontwikkelingen die de stap naar de cloud eenvoudiger maken. En ze sluiten naadloos aan op de groeiende behoefte aan oplossingen voor Het Nieuwe Werken. Cloud computing maakt de gebruiker immers, mits goed gemanaged, flexibeler en plaatsonafhankelijk.”

Het ideale moment

Vonden organisaties cloud computing vroeger nog spannend, nu zien ze het als een aantrekkelijke oplossing vanwege de schaalbaarheid. Startende bedrijven hoeven niet te investeren in servers, mkb’ers worden getriggerd vanwege het pay-per-use systeem en multinationals zien het simpelweg als een van de vormen van outsourcen. Grotere bedrijven met meer dan 200 medewerkers kijken er soms nog wat argwanend tegenaan. Zij maken gebruik van een complex applicatielandschap; een volledige overstap is voor hen een traject van jaren. Bovendien is het zonde van de lopende investeringen in de huidige ict-omgeving.

Een geschikt moment om over te stappen is bijvoorbeeld een verhuizing. Dat scheelt direct het inrichten van een nieuwe serverruimte. “Maar ook als je applicaties wilt vervangen, is het slim te kiezen voor zogenoemde Software as a Service, de SaaS-applicaties”, voegt Schinning toe. “Zo ga je geleidelijk over naar de cloud.”

Schijnbare veiligheid

Is de angst ten aanzien van de cloud dan helemaal verdwenen? Volgens Schinning is dat helaas nog niet het geval. “Nog steeds vertrouwen veel organisaties op de schijnbare veiligheid die een server op eigen locatie uitstraalt. Ze weten waar de server staat en kunnen er te allen tijde bij. Het idee de controle over te dragen, boezemt velen nog steeds een bepaalde angst in. Bij OGD zijn we zeer transparant en maken we met klanten harde afspraken over bijvoorbeeld beschikbaarheid en beveiliging, zodat ze zich daar geen zorgen over hoeven maken.”

Overigens is een datacenter tegenwoordig veiliger dan de gemiddelde serverruimte. Zonder identificatiebewijs kom je niet binnen. De toegang wordt gecontroleerd door camera’s, irisscans en bewakers. Geavanceerde installaties beperken de kans op brand en brandschade tot een minimum. Ook de kans op een stroomstoring is miniem: de stroomvoorziening is altijd dubbel uitgevoerd en bovendien aangevuld met noodaggregaten.

Afwegingen

De cloud stelt ict-afdelingen voor diverse uitdagingen. Want wat gebeurt er bijvoorbeeld als de dienstverlener failliet gaat? Is alle data dan verloren? “Het moge duidelijk zijn dat het kiezen voor een financieel gezonde leverancier in ieder geval het beste vertrekpunt is.”, zegt Schinning. “Om het risico nog kleiner te maken, is het afsluiten van een escrow-regeling een optie. Een dergelijke juridische overeenkomst met de leverancier garandeert dat de data altijd bereikbaar is via een derde onafhankelijke partij. Wat er ook gebeurt.”

Een ander issue rondom data is de dataspreiding. De spreiding van data over verschillende applicaties stelt als hoge eis dat deze wel eenvoudig tussen applicaties moet kunnen worden uitgewisseld. Dat moet via open standaarden gebeuren, zodat deze ook bij toekomstige migraties goed over is te zetten naar nieuwe systemen.

“En dan is er nog de kwestie met betrekking tot het inloggen. Met diverse SaaS-applicaties zullen de cloud-diensten logisch aan elkaar gekoppeld moeten worden, zodat de gebruiker niet voor iedere applicatie apart hoeft in te loggen. We bieden oplossingen voor single sign-on die koppelingen tussen de verschillende SaaS-applicaties mogelijk maken.”

Kostenbesparing

Hoeveel kostenbesparing te realiseren is met cloud computing, verschilt aanzienlijk per situatie. Groter voordeel is de schaalbaarheid, de elasticiteit. Je betaalt immers alleen voor hetgeen je verbruikt. “Daar staat tegenover dat Software as a Service minder ruimte overlaat voor eigen aanpassingen. De vraag is echter hoeveel kostbaar maatwerk organisaties nu echt nodig hebben. We zijn er aan gewend geraakt alles naar believen te kunnen aanpassen, maar of het echt wenselijk is? Kijk eerst naar de gebruiksvriendelijkheid, dat zou de eerste stap moeten zijn.” OGD pleit dan ook voor een nauwe samenwerking met de klant om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om naar de cloud over te stappen.

Stappen richting de cloud

Bij de overstap naar de cloud is een aantal stappen van wezenlijk belang, zo vertelt Schinning. “Stel boven alles de eindgebruiker centraal. Nog al te vaak nemen ict’ers de technologie en de infrastructuur als uitgangspunt. Een betere aanpak is de focus op de eindgebruiker. Kijk dus eerst waar behoefte aan is en ga dan op zoek naar de beste oplossing. Benut de voordelen die cloud computing biedt, zoals de mogelijkheid thuis te werken. Zorg voor goede voorzieningen die dat mogelijk maken. Hierbij verwacht iedereen dat ook de eigen smartphone, laptops en tablets gebruikt kunnen worden. Een gevaar van de cloud is dat informatie via internet overal benaderbaar is. Een belangrijke stap is het opstellen van een goed beveiligingsbeleid ten aanzien van de cloud-omgeving. Grijp het ‘versaassen’ aan als mogelijkheid om schoon schip te maken en minimaliseer het aantal applicaties.”

Overigens kan het verstandig zijn niet direct over te gaan naar de public cloud, maar eerst een private cloud te bouwen als tussenstop. “Maak je eigen infrastructuur verplaatsbaar, reproduceerbaar en werkplekonafhankelijk. In de private cloud kan alles nog even in eigen beheer blijven. Vanaf daar kunnen de applicaties dan naar de public cloud. Zo hebben we met OGD een private cloud voor de ondersteuning van ruim 6000 leerlingen en medewerkers van het ROC Regio College Zaanstreek ingericht. Zij hebben er voor gekozen om ook het beheer over te dragen.”

Voor startende ondernemingen is het aantrekkelijk direct volledig in de cloud te werken, maar voor bestaande bedrijven is een geleidelijke overgang doorgaans een haalbaardere optie. “Het zal dan ook nog wel zeker 10 jaar duren voordat iedereen afscheid heeft genomen van zijn laatste klassieke Windows-applicatie en volledig bouwt op de cloud.”

Dit artikel werd ook gepubliceerd in de ict-special die is bijgesloten bij het aprilnummer 2012 van Management Team.