De werkplek van nu stelt de mens centraal. Toch?

Volgende maand, 1 november om precies te zijn, werk ik 2,5 jaar in de ict. Als marketing-communicatiemedewerker. Dat is dus nog niet zo heel lang, maar in die tijd heb ik wel ontzettend veel geleerd over techniek. Ik ben er zelfs een beetje van gaan houden want ict-land gebeurt ontzettend veel. Niet alleen in Silicon Valley maar ook hier: bij ons thuis en op de werkvloer.

Mijn werkplek zag er tien jaar geleden bijvoorbeeld heel anders uit dan mijn werkplek nu. Hoe de werkplek van mijn opa eruit zag, daar kan ik me alleen een voorstelling van maken. Dat werkplekken veranderen is niets nieuws. Dat er zoveel over wordt gepraat echter wel. Hoe kan dat? Wat is er zo speciaal aan de werkplek van nu?

Vroeger, toen alles anders was

Tien jaar geleden was ik eerstejaars student. Bellen en sms’en deed ik met mijn Samsung S300. Papers schreef ik op een Dell Inspirion 700m. Was de bibliotheek gesloten en wilde ik thuis verder werken? Dan mailde ik mijn halve bestandjes naar mijn e-mailadres (Hotmail) of logde ik via een VPN-verbinding in op het netwerk van de universiteit. Ouderwets? Nee. In 2004 was mijn Dell Inspirion 700m mijn werkplek van nu.

De medewerker staat centraal

De werkplek van nu is de werkplek van de toekomst van vroeger. Want een werkplek is eigenlijk niet meer dan een plek waar we onze werkzaamheden uitvoeren, al dan niet met behulp van ict-middelen. En die locaties veranderen, ict-middelen veranderen, werkzaamheden veranderen. Dat op zich is dus niets nieuws. Wat wel nieuw is, is onze rol. De rol van de medewerker. Kregen we vroeger een werkplek aangewezen, mogen we tegenwoordig zelf weten hoe we het liefst werken. Wij, de medewerkers, staan namelijk centraal.

Staat de medewerker centraal?

In theorie tenminste. Helaas stelt “de medewerker centraal” in de praktijk niet altijd even veel voor. Het blijkt voor organisaties nog best lastig om medewerkers te betrekken in de keuzes die ze maken. Waar het vaak mis gaat, is dat van hoger hand besloten wordt dat de medewerker centraal moet staan. Er wordt gesproken met de financiële man of vrouw, de ict-leverancier en het managementteam waarna “de ideale werkplek” voor de medewerker wordt gekozen. Goed bedoeld misschien, maar niet altijd even effectief.

De vetste werkplek voor je medewerkers

Wil je weten welke ict-middelen je medewerkers nodig hebben om hun werk te doen, dan kun je de ict-behoeftes per medewerker inventariseren. De vraag is alleen hoeveel je daar mee opschiet. Want voor een organisatie met veel personeel is het bijna onmogelijk om iedere medewerker te voorzien van een eigen persoonlijke ict-oplossing. Een gestandaardiseerde oplossing werkt echter ook niet. Persona’s en use cases bieden in dit geval uitkomst.

Ook binnen OGD zijn use cases geformuleerd. Zo val ik, als marketing-communicatiemedewerker, in de categorie 'mobiele medewerker'. Net als de meeste van mijn marketingcollega's. Eén van mijn vormgevingscollega's is daarentegen een 'interne medewerker'. Dat klinkt misschien gek, maar dat is het niet.

De interne medewerker

De kenmerken van de interne medewerker zijn namelijk dat deze vanaf een vaste locatie werkt, relatief weinig vergadert, vaak vakspecifieke software nodig heeft en meerdere programma's tegelijk open heeft staan. Deze medewerkers hebben het meeste aan een laptop of desktop met veel opslag en werkgeheugen en persoonlijke ondersteuning van de servicedesk. Hier vallen de mensen van de financiële administratie onder, maar dus ook de vormgevers en onze collega's van Interne Automatisering.

De mobiele medewerker

Mobiele medewerkers daarentegen werken (zoals de naam al aangeeft) vanaf verschillende locaties: thuis, onderweg, of bij klanten of relaties. Zij moeten tijd- en plaats-onafhankelijk kunnen werken, en altijd en overal bereikbaar zijn. Dit zijn bijvoorbeeld accountmanagers, gedetacheerde ict'ers of service delivery managers.

Ik zit er dus eigenlijk een beetje tussenin. In vergelijking met de meeste andere mobiele medewerkers ben ik vaak achter mijn bureau te vinden. Ook hang ik een stuk minder vaak aan de telefoon dan een accountmanager. Er zijn echter momenten dat ik wel ergens anders werk. Om een interview af te nemen bijvoorbeeld, of om verslag te doen van een evenement.

Waarom ik dan toch een mobiele medewerker ben? Vanwege de technische ondersteuning buiten werktijden. Als je net als ik soms 's avonds of in het weekend werkt is alleen het idee dat je kunt bellen naar de servicedesk best een prettig idee.

Wat dus zo speciaal is aan de werkplek van nu is dus dat tegenwoordig meer rekening gehouden wordt met de wensen van de medewerker. Onder andere door gebruik te maken van use cases. Of het werkt? Voor mij wel. Deze blogpost schrijf ik namelijk nog op een desktop, maar dat gaat binnenkort veranderen. Dan krijg ik een nieuwe werkplek. Niet voor het eerst, maar het is wel voor het eerst dat ik weet hoe mijn nieuwe werkplek er uit gaat zien. En eerlijk is eerlijk: ik kan niet wachten!