Waarom co-sourcing interessant is voor het mkb

Stel je voor: regelmatig werkt er een ervaren ict’er van buitenaf mee op jouw ict-afdeling. Met een frisse blik bekijkt hij of zij jouw omgeving. Hij vergelijkt deze met die van soortgelijke spelers en ondersteunt je in het beheren en optimaliseren ervan. Als je wilt vertelt hij ook welke winst je kunt behalen met de nieuwste ict-oplossingen. En de eventuele uitrol daarvan kan hij begeleiden.

Klinkt aantrekkelijk? Deze dienst heet co-sourcing. Hieronder leggen we uit wat co-sourcing precies is en waarom het interessant kan zijn voor jouw bedrijf.

Wat is co-sourcing?

Co-sourcing is het parttime inhuren van ondersteuning in systeembeheer, voor langere tijd. Je besteedt een (klein) deel van de ict-werkzaamheden uit, terwijl je zelf de volledige regie houdt. Je krijgt minimaal eens per twee weken een beheerder over de vloer, voor minstens een jaar lang. En op de dagen dat hij er niet is, kun je gebruik maken van de co-sourcing servicedesk. Zo heb je fulltime toegang tot ervaren ondersteuning. Daarnaast ontvang je een uitgebreid pakket aan extra dienstverlening.

Wat zit er allemaal in de dienst co-sourcing?

Het werk van de beheerder op jouw locatie is de basis van de dienst. Hij of zij voert standaard checks uit: is de ict-omgeving op orde zoals deze er staat? Voldoe je aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), wat is de status van licenties en draaien de juiste updates?

Daarnaast kan er vanuit de dienst ict-advies worden geleverd. Voor operationele zaken kan dit via de vaste beheerder. Bij meer complexe zaken op tactisch en strategisch niveau zal hiervoor expertise vanuit de ict-dienstverlener worden ingeschakeld. Hetzelfde geldt voor het uitvoeren van niet-standaard wijzigingen en projecten.

Bovendien heb je standaard de gespecialiseerde OGD-servicedesk op afstand tot je beschikking. Ook biedt co-sourcing monitoring op afstand, noodhulp op locatie en een jaarlijks functioneel advies. Dit advies bespreekt hoe je de ict op tactisch en strategisch niveau het beste kunt inrichten binnen de context van jouw bedrijf.

Wat is het verschil tussen co-sourcing en outsourcing?

Bij outsourcing gaat de ict-dienstverlener een resultaatverplichting aan: je spreekt precies met elkaar af welke diensten worden geleverd, hoe die worden geleverd en wat daarvan de kosten zijn. Bij co-sourcing is er vanuit de ict-dienstverlener geen resultaatverplichting, maar een inspanningsverplichting. Je spreekt met elkaar af dat een beheerder jou een aantal uur per week ondersteunt. De dienstverlener hanteert een standaard voor de invulling van zijn rol. Daarnaast kan vanuit de dienst in overleg met de klant een aanvullend takenpakket worden geleverd.

Maar dat klinkt als detachering?

Detachering draait om tijdelijke vervanging van bepaalde krachten in jouw team. Met co-sourcing voeg je juist voor de langere duur parttime iemand extra toe aan jouw team. Bedrijven doen dit gemiddeld voor één dag per week. Deze persoon heeft brede ict-kennis en voegt daarmee iets nieuws toe. Daarnaast kent hij jouw bedrijf en de lopende projecten goed door de langere contractduur. Hierdoor kan hij meer inhoudelijk met je meedenken dan tijdelijke vervanging.

Een ander verschil is dat je met detachering en de inhuur van zzp’ers afhankelijk bent van maar één persoon. Met co-sourcing heb je daarentegen altijd een heel team op afstand tot je beschikking via de servicedesk en de monitoring. Co-sourcing zorgt daarmee voor meer continuïteit in de dienstverlening.

Okee. Maar waarom zou ik eigenlijk co-sourcen?

Co-sourcing is voor bedrijven die niet alles uit handen willen geven, maar wel graag langdurig gespecialiseerde ict-ondersteuning krijgen. Hiervoor kun je verschillende redenen hebben:

Kennis en inspiratie in huis halen

Staart jouw ict-afdeling zich blind op steeds hetzelfde? Dan brengt co-sourcing je op nieuwe ideeën. De ervaren, ingehuurde professional heeft kennis van de nieuwste technologie en kent de situatie bij vergelijkbare spelers. Zo helpen co-sourcing beheerders jouw ict naar een hoger niveau.

Specifieke ervaring inhuren

Als je kleinere wijzigingen gaat doorvoeren, kan co-sourcing erg gunstig zijn. Je hebt tijdelijk iemand over de vloer die veel ervaring heeft met de transitie die jij wilt doormaken. De overgang naar Office 365 is een voorbeeld dat we vaak zien. Voor jou als klant is alles nieuw, maar de ervaren beheerder weet hoe hij dit moet aanpakken. Dat geeft projecten een zachte en succesvolle landing. Daarnaast biedt co-sourcing een ingang naar de rest van de kennis van de ict-dienstverlener, voor het uitvoeren van grotere niet-standaard wijzigingen en projecten.

Een soepele transitie naar outsourcing (cloud)

Wil je uiteindelijk alles outsourcen? Het is niet altijd mogelijk of handig om dat direct te doen, met de uitdagingen die je daarin vaak tegenkomt. Co-sourcing biedt dan de mogelijkheid om dit gefaseerd aan te pakken. Je huurt een beheerder in die jou enerzijds ondersteunt in de dagelijkse beheertaken. Dit geeft meer speelruimte. Anderzijds helpt de beheerder je om de omgeving stap-voor-stap klaar te maken voor outsourcing.

We zien nu bijvoorbeeld veel klanten bewegen richting de cloud. Soms kunnen zij (nog) niet helemaal over naar volledige outsourcing via de cloud. Bijvoorbeeld omdat zij voor de komende jaren nog hardware hebben of omdat ze vastzitten aan bepaalde wetgeving. Via co-sourcing zetten zij dan (eerst) alleen een deel van hun omgeving in de cloud. Zo pluk je de vruchten van de cloud, op een manier die bij past bij jouw bedrijf.

Relatief lage kosten

Co-sourcen is goedkoper dan een volledige outsourcingsdienst. Als klant doe je meer zelf, terwijl je toch goed wordt ondersteund. Alles wordt berekend op nacalculatie, dus je betaalt alleen voor de diensten die je daadwerkelijk gebruikt. En omdat jouw ict effectiever gaat functioneren, kun je met co-sourcing erg gunstig uit zijn.

Klinkt interessant. Maar is het geschikt voor mijn bedrijf?

In principe is co-sourcing geschikt voor elk bedrijf in elke sector, vanaf 50 werkplekken. Krijg je graag toegang tot heel veel kennis en ervaring, waarmee je jouw ict-omgeving laagdrempelig optimaal vormgeeft, terwijl je zelf de controle houdt? Dan is co-sourcing waarschijnlijk iets voor jou!