Hoe creëer je de beste employee journey van Nederland?

In 2021 dachten we allemaal: 'eindelijk, de coronapandemie is voorbij: alles terug naar het oude. Behalve het kantoorwerk, dat kan ook wel deels thuis.' Zo zagen we het voor ons, lekker hybride werken. Maar zo makkelijk bleek het allemaal niet te gaan. Velen van ons merkten dat het thuiswerken en daarna het hybride werken een negatieve invloed had op de binding van medewerkers met de organisatie. En laten we nou net in een tijd leven van grote personeelstekorten en torenhoge verwachtingen. De oplossing? Meer aandacht voor de employee experience. 
 
De employee experience, daar moet de hele organisatie aan bijdragen. Bij OGD werken HR, Facilitair, Ict en Marketing en Communicatie al lange tijd samen om onze employee experience, de OGD-beleving, goed te houden en te verbeteren. Met succes, want in 2023 is OGD de nummer 1 ict-werkgever van Nederland (Computable Career Guide). Tim van der Hulst (HR) en Pleun Meuwissen (Facilitair) vertellen hoe dat zo gekomen is in deze blog.  

5 tips om de employee experience te verbeteren en medewerkers te behouden

De bedrijfscultuur beleef je niet vanuit huis 

“De OGD-beleving was altijd al erg belangrijk voor ons. Daarom was OGD voor de pandemie geen fan van structureel thuiswerken. We vonden het sociale aspect van werk erg belangrijk. We zijn altijd al trots geweest op onze bedrijfscultuur. Die maak je niet mee vanuit je thuiskantoor”, vertelt Tim van der Hulst.  

“De pandemie liet de voordelen van thuiswerken zien en inmiddels zijn we fan van het hybride werken. Op papier is dat een mooie manier om de voordelen van thuis en kantoor te combineren. In de praktijk is het niet altijd makkelijk om medewerkers die voorheen volledig thuiswerkten naar kantoor te krijgen.

Ook bij OGD merkten we dat de kantoren halfleeg bleven (terwijl die al aangepast waren aan het hybride werken en dus minder werkplekken hadden) en dat vooral nieuwe medewerkers schitterden in afwezigheid.” 

Whitepaper: hybride werken

Geen verplichte dagen, wel de beste beleving 

“De hamvraag leek: hoe krijgen we medewerkers weer naar kantoor? Maar verplichte dagen op kantoor leken ons ook niet het antwoord. (Potentiële) medewerkers verwachten flexibiliteit binnen het hybride werken en niet elke functie leent zich voor drie dagen op kantoor.

Het verschilt nogal wat medewerkers het beste vinden werken, dus de verhouding tussen thuis en op locatie blijft maatwerk. Geen verplichte dagen dus. We kwamen tot de conclusie dat ons doel was om medewerkers de beste beleving te geven en daarmee te verbinden aan de organisatie.”  

Leestip: 7 tips voor succesvol verandermanagement van het hybride werken 

De beleving pak je multidisciplinair aan 

De employee journey, de employee experience – bij dit soort termen denk je al snel aan HR. Tim legt uit dat de beleving niet alleen de verantwoordelijkheid is van HR: “Natuurlijk bekommert HR zich om haar medewerkers. Maar de beleving van medewerkers, daar komt alles in samen.

Heeft een medewerker meteen een werkende laptop? (ict). Voelt hij zich op zijn gemak op kantoor? (Facilitair). Krijgt zij een warm welkom? (de teamleider, HR en meer). Blijft hij op de hoogte van organisatienieuws? (Communicatie). Heeft alles wat zij thuisgestuurd krijgt dezelfde look & feel? (Marketing). Onderschat de toegevoegde waarde van andere afdelingen voor je employee experience niet.” 

De rol van het kantoor: meer dan Facilitair 

Pleun Meuwissen valt bij: “Denk alleen al aan het kantoor, de plek waar je de beleving het beste kunt beïnvloeden. Dat is meer dan Facilitair. We merken in dit hybride tijdperk nog beter hoeveel functies het kantoor wel niet heeft. Het is de plek waar je collega’s spreekt, over werk maar ook daarbuiten.

Maar het is ook de plek waar je van alles opvangt. Je krijgt meer mee dan thuis en ziet zo eerder kansen. Kansen om door te stromen, om samenwerkingen aan te gaan. Alles wat je meemaakt op kantoor creëert als het goed is ook een gevoel van veiligheid, dat je mag zijn wie je bent. En het geeft je hopelijk vertrouwen in de organisatie en waar het heengaat.”  

Marketing brengt de OGD-beleving thuis  

Naast HR en Facilitair speelt ook Marketing en Communicatie een onmisbare rol in de beleving van medewerkers. Tim: “Van het ontwerpen van welkomstpakketten tot de juiste snaar raken met pakkende teksten of video’s: Marketing en Communicatie kan heel breed bijdragen aan een goede employee experience. En dat kan ook met minder gangbare middelen. Zo creëerde onze Marketing en Communicatie-afdeling in 2023 geen stoffig jaarplan maar een flitsend magazine vol medewerkersverhalen. Iedere OGD’er kreeg het magazine thuisgestuurd.  

Zoiets doet veel voor de beleving van medewerkers en hun binding met het bedrijf. Medewerkers vertelden op ons intranet en zelfs op social media hoe trots ze waren om in deze OGD-glossy te staan. Net als onze welkomstpakketten brengt zo’n magazine de OGD-beleving bij medewerkers thuis. Zo voelen ze zich ook vanaf hun thuiswerkplek onderdeel van OGD.” 

“Onderschat de toegevoegde waarde van andere afdelingen voor je employee experience niet.” -Tim van der Hulst 

Verschillende touchpoints van de beleving verbeteren 

Naast de OGD-beleving thuis, wilde OGD de beleving op locatie verbeteren. Want die had het meest geleden onder de pandemie. Maar de medewerkers-beleving is zo breed dat het onmogelijk is om alles in een keer aan te pakken: waar begin je?

Tim vertelt dat OGD post-corona de beleving verbeterde door klein te beginnen: “We keken naar de touchpoints in de beleving, de belangrijke momenten, en bespraken met elkaar welke offline-touchpoints nog wat verbetering konden gebruiken. Daar kwam als eerste de onboarding van nieuwe medewerkers uit”.  

Onboarding: ook voor de niet-starter een welkomstdag 

Tijdens de onboarding kun je nieuwe medewerkers een eerste goede indruk geven en daarmee meteen al aan je binden. Maar dan moet je ’t wel goed doen. “Het welkomstpakket dat we met de laptop meesturen wordt altijd goed ontvangen, dus met de beleving thuis zat het wel goed. Maar eenmaal op kantoor was het erg afhankelijk van het team waarin je terecht kwam, welke beleving je meekreeg”, vertelt Pleun. “Starters hadden bij OGD al een heel maandprogramma, maar zij-instromers kwamen meteen in hun team. Door corona was de introductiemiddag op kantoor een online cursus geworden. En er bestond nog geen warm welkom vanuit directie en MT.” 

Tim: “Daar hebben we verandering in gebracht. We hebben de introductiemiddag weer nieuw leven in geblazen, zodat nieuwe OGD’ers elkaar ontmoeten en met een treasure hunt ook het kantoor en andere collega’s leren kennen. Daarnaast hebben we een opstartdag voor nieuwkomers in het leven geroepen, OGD.start. Tijdens die dag vertel ik samen met onze CEO meer over OGD en hebben we een informele lunch met de nieuwe OGD’ers. Aan het einde van de werkdag is er een borrel waar ook MT-leden en andere OGD’ers aansluiten. Zo dompelen we de nieuwe OGD’er meteen onder in de OGD-cultuur en leert hij of zij allerlei nieuwe én gevestigde medewerkers kennen.” 

“De nieuwe manier van onboarden bevalt. We krijgen positieve en enthousiaste reacties met hier en daar een kritische noot. Dat is fijn, want daarmee kunnen wij het proces weer verder verbeteren”, vertelt Tim enthousiast. 

Doorstroomevent 

“Een ander punt dat we multidisciplinair aanpakten, was de bekendheid van de doorstroommogelijkheden. Online was er al veel werk verzet. Zo hebben we team-sites, overzichten met loopbaanpaden en zelfs een tool waarin je kunt zoeken op vaardigheid of werkactiviteit om de functies en teams te vinden die mogelijk bij je passen. Aan de offline-kant was de hulp op aanvraag, zoals een gesprek met een loopbaancoach.  

We wilden de doorstroommogelijkheden ook op locatie verder onder de aandacht brengen. Vertrekkende medewerkers gaven nog regelmatig aan dat het gebrek aan doorstroommogelijkheden bij had gedragen aan hun vertrek. Er is bij OGD heel veel mogelijk, maar je moet je wel verdiepen in welke teams en functies er nog meer zijn en je ambities kenbaar maken”, legt Tim uit.  

“Dus besloten we een Banenmarkt te organiseren. Een leuk event waarbij je niet alleen te weten komt welke doorstroommogelijkheden er zijn, maar je ook gewoon een leuke avond hebt met collega’s, met leuke gesprekken en lekker eten en drinken. Bij de organisatie sloot niet alleen HR aan, maar ook Marketing. En ook Facilitair haakten we aan, want het hele kantoorpand in Utrecht zetten we voor de Banenmarkt in.” Pleun: “Samen werken we aan de beste employee journey van Nederland.” 

Medewerkers beleven zelf wat ze missen aan kantoor 

Naast de genoemde specifieke events en projecten, is OGD ook op andere vlakken bezig geweest om medewerkers te verleiden naar kantoor. Pleun: “We verbeteren de OGD-beleving bijvoorbeeld door de panden verder aan te kleden, bijvoorbeeld met grote foto’s aan de muur die deels door OGD’ers zelf gemaakt zijn. Ook organiseren we weer op vaste momenten borrels en stimuleren we nog intensiever het organiseren van activiteiten, van cultureel tot sportief en alles eromheen. Langzaamaan merken we dat het kantoor weer populairder wordt en OGD’ers meer activiteiten organiseren.” Tim: “We laten medewerkers nu zelf beleven wat ze missen aan het kantoorleven”.  

Pleun benadrukt nogmaals dat het niet gaat om het kantoorbezoek, maar om de beleving van OGD’ers: “Door alle initiatieven wordt de binding met het bedrijf sterker en zien medewerkers de mogelijkheden die OGD biedt. OGD’ers voelen zich goed bij OGD. Het kantoor fungeert daarbij als katalysator.” 

Wil je meer weten over het creëren van de beste employee journey?