5 tips om de employee experience te verbeteren en medewerkers te behouden

Tegenwoordig heeft de arbeidsmarkt wel wat weg van de dating scene. Maak jij als organisatie niet de juiste indruk? Dan is het supermakkelijk voor werknemers om naar de volgende organisatie te gaan. De organisaties liggen voor het oprapen. Voor jou tien anderen. Je wordt zo naar links geswipet. Daarom is het belangrijk om liefde te tonen. Je (potentiële) medewerkers te laten zien dat ze veel waard zijn. Dat gaat verder dan het bieden van goede arbeidsvoorwaarden en goede technologie om mee te werken. 

In deze blog geef ik mijn visie op hoe je medewerkers kan behouden tijdens een nijpend personeelstekort. Je vindt hier mijn 5 belangrijkste tips om de employee experience van je medewerkers te verbeteren.  

Leestip: onze whitepaper over de ict-trends van 2023 voor trends op het gebied van retentie.

De vraag naar personeel blijft gigantisch hoog. De krapte op de arbeidsmarkt blijft aanhouden. Daarnaast is Gen Z steeds meer vertegenwoordigd in de arbeidsmarkt. Zij hebben hoge (digitale) verwachtingen van de arbeidsmarkt. Het is daarom belangrijk dat organisaties medewerkers aan zich weten te binden. 

Natuurlijk is het logisch dat je als organisatie een warm bad moet zijn voor je medewerkers. Je moet een werkcultuur bieden waar je medewerkers de beste versie van zichzelf zijn en hun werk op de juiste manier doen. En het is belangrijk dat je je mensen naar waarde betaalt. Voorop staat dat je je mensen het gevoel geeft dat je ze waardeert. Je moet daarom inspelen op de veranderende markt, door bijvoorbeeld eenmalige bonussen te geven, regelmatig je salaris te herijken en de bandbreedtes op te hogen. Maar er zijn ook nog meer manieren waarop je laat zien dat je investeert in je medewerkers.

Tip 1. Zorg dat je ict voldoet aan de employee experience

Een goede snelle laptop met intuïtieve applicaties die het mogelijk maakt voor medewerkers om overal snel te werken is allang geen luxe meer. Goede ict is gewoon noodzakelijk. Verouderde software is not done:

• Corona heeft hier extra aan bijgedragen. Mensen gingen vanuit huis werken en die flexibiliteit verwachten ze nog steeds.
• GenZ betreedt nu de arbeidsmarkt. Zij hebben nóg hogere verwachtingen van digitale middelen, want zij weten niet beter. 
  

Wat heeft een goede werkplek nodig?

Onderdelen van een prettige werkplekomgeving zijn onder andere:

• fijn werkende devices;
• een snelle verbinding;
• goed werkende applicaties;
• de mogelijkheid tot videobellen;
• de mogelijkheid om eenvoudig data uit systemen halen;
• inclusief citizen development;
• de mogelijkheid om powerplatforms in werkzones te plotten
• informatie kunnen uitwisselen met externe partijen via Teams;
• autonomie, de beste tools voor het werk, flexibiliteit en aanpasbaarheid.

Een fijne werkplek:

• faciliteert het hybride werken;
• past bij de verwachtingen en wensen van alle persona’s;
• fits for purpose: de medewerker moet de meerwaarde van de gebruikte technologie voelen;
• maakt samenwerken met collega’s en externe partijen makkelijk ongeacht je locatie.

Tip 2. Maak een ijzersterke indruk met je ict tijdens de onboarding

Tijdens het onboardingsproces is ict een cruciaal onderdeel om je medewerker aan je te binden. Te vaak hoor je nog dat medewerkers bij de start van hun nieuwe baan de eerste twee weken niet goed op hun laptop kunnen werken, omdat sommige rechten nog niet goed staan, de wachtwoorden nog niet in orde zijn en er onduidelijkheid is over waar ze bestanden kunnen vinden. Zonde! Want een eerste indruk maak je maar een keer. 

Sterker nog: organisaties met sterke onboardingsprocessen - zoals een goede laptop en snelle verbinding, goede applicaties, toegang tot de juiste bestanden - blijken de retentie van nieuwe medewerkers met 82% te verbeteren. En andersom geldt: is de onboarding van je medewerkers niet goed geregeld, dan zijn er voor jouw organisatie tien andere werknemers. Want in de proeftijd hebben sommige medewerkers nog meerdere procedures lopen. 

Een goede lijn tussen HR en ict

Een goede lijn tussen HR en ict is het allerbelangrijkste om je medewerkers een fantastisch eerste contactmoment te bieden. Het gaat er bij dit proces om dat je de doorloopsnelheid zo kort mogelijk houdt. En let daarbij goed op het voorraadbeheer. Denk aan zaken als:

• Een kant en klare laptop met alle applicaties erop en eraan. De medewerker hoeft alleen nog in te loggen en de laptop is daarna klaar voor gebruik.
• Een welkomstdoos inclusief laptop die je naar het huis van je medewerker stuurt voor de start van het dienstverband van de medewerker. Je medewerker hoeft bijvoorbeeld niet gelijk zijn laptop op kantoor op te halen. En heel belangrijk: de medewerker krijgt door de welkomstdoos (inclusief vormgeving, de welkomsttekst of bijgestuurde cadeaus) ook alvast wat mee van de bedrijfscultuur. 

Tip 3. Luister naar je medewerkers en investeer samen in hun loopbaan

Het is belangrijker dan ooit om je te verdiepen in de behoeftes van je medewerkers over doorgroeikansen. Het doel hiervan is dat je op deze manier beter voorkomt dat je onverwachtse opzegbrieven van je medewerkers ontvangt. Door het (twee)wekelijks gesprek aan te gaan tussen leidinggevende en medewerker kun je makkelijker samen tot een oplossing komen.

Denk aan dingen waar je medewerker minder tevreden over is, zoals een te laag loon, een werkplek die beter kan of te weinig flexibiliteit rondom het thuiswerken. Zorg dat je medewerker zich kan uitspreken en ga samen op zoek naar verbetermogelijkheden zoals salarisverhoging, doorgroeikansen en een fijne werkplek. Probeer daarnaast mee te denken met je medewerker om de volgende stap te zetten. Bied voldoende doorgroeimogelijkheden, zoals functiewijzigingen, trainingen en mogelijkheden om certificaten te behalen. 

In het minder goede geval blijkt uit de gesprekken met je medewerker dat jouw organisatie niet aan de verwachtingen van de medewerker voldoet. Dan moet je eerlijk zijn over het perspectief van de medewerker. Natuurlijk is de kans dan groot dat je medewerker op zoek gaat naar een andere werkgever. Maar dan weet je in ieder geval wat je aan elkaar hebt, en komt het ontslag van je medewerker minder als een verrassing. Je kunt in je (personeels)planning rekening houden met het mogelijke vertrek van deze medewerker. 

Vertrouwen en transparantie voor een open communicatie 

Vertrouwen en transparantie liggen aan de basis van open en eerlijk communicatie tussen leidinggevende en medewerker. Je ziet vaak dat medewerkers niet eerlijk durven te zijn over het feit dat ze misschien weg willen in verband met een beoordeling. Of dat ze langer in de organisatie blijven dan gewenst omdat ze niet gelijk die baan vinden. 

Om dit ‘taboe’ te doorbreken moet je medewerker zich vrij genoeg voelen om toch te zeggen wat hij wil. Je moet antwoord krijgen op de vraag ‘Wat kunnen wij samen doen om van die zes een acht te maken?’ Het gesprek is altijd het middel tot retentie. Dus hoe creëer je een sfeer waarbij je die onderwerpen op tafel ligt? Zorg dat het gesprek er is én dat die doorgroeimogelijkheden er zijn. 

Tip 4. Blijf flexibiliteit bieden rondom het thuiswerken

Je ziet dat veel organisaties weer verwachten dat hun medewerkers fulltime op kantoor zijn. Maar je medewerkers willen nog steeds de flexibiliteit hebben van het thuiswerken. Uit een artikel van het Financieele Dagblad (FD) blijkt dat Nederland – in vergelijking met Amerika – de grote vertrekgolf ontspringt. Dit komt omdat Nederlandse werkgevers het thuiswerken vaak faciliteren en daarnaast is Nederland Europees kampioen in deeltijd werken. Met de werk-privébalans staat het dus helemaal niet slecht in Nederland. 

De kans is groot dat je een gedeelte van je mensen verliest als jouw organisatie niet die flexibiliteit biedt. Natuurlijk is het tegelijkertijd essentieel om de balans te houden tussen het in stand houden van je bedrijfscultuur versus het bieden van flexibiliteit. Wij zijn daar ook nog steeds zoekende in. 

Dingen om goed over na te denken zijn:

• Bied je medewerkers ook de ruimte om een aantal weken per jaar vanuit het buitenland te werken. Ook dat vraagt de medewerker tegenwoordig. 
• Bewaak ook de cultuur. Zorg dat je panden mensen uitnodigen om graag naar kantoor te komen. Zorg dat je medewerkers zich echt verbonden voelen met jouw bedrijf. 

“De volgende stap zet je niet op je zolderkamer.” – Tim van der Hulst | hoofd HR

Wil je hier meer over weten? Lees dan mijn blog over de belangrijkste lessen van het thuiswerken tot nu toe. 

Tip 5. Zorg dat je cultuur eruit springt voor je medewerkers 

Cultuur is een van de belangrijkste componenten in de employee experience. Wanneer je een fijne bedrijfscultuur hebt, denken je medewerkers langer na voor ze de overstap naar een andere baan maken. Natuurlijk kun je opstappen voor een hoger salaris, maar inleveren op een fijne bedrijfscultuur maakt dat je langer nadenkt over die stap. 

De bedrijfscultuur – de set aan waarden, doelen, omgangsvormen en tradities – zijn kenmerkend voor je organisatie. Verbondenheid, een gedeelde missie en gezelligheid: dat is wat een goede bedrijfscultuur je medewerkers geeft. Bedrijfscultuur is essentieel in de blijheid op het werk. En een bloeiende bedrijfscultuur is dan ook een cruciale factor om te blijven kiezen voor een baan. 

Lees deze blog en ontdek belangrijke tips voor een bloeiende bedrijfscultuur (ook op afstand) en lees deze blog over hoe je cultuur uit in je kantoorpand. 

Een strategische werkplek als belangrijk onderdeel van de employee experience

Een cruciaal onderdeel van employee experience is een strategische werkplek. Andere belangrijke zaken om medewerkers aan je organisatie te binden zijn het investeren in de ontwikkeling van je medewerkers, aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, de mogelijkheid om hybride te werken en je medewerkers zich gehoord laten voelen. 

Meer weten over de perfecte werkplek? Lees dan deze whitepaper over de weg naar de toekomstige werkplek.