3 weken coronamaatregelen: wat doet dat met ons werk?

Bijna drie weken na de introductie van de coronamaatregelen maken we de balans op. Wat is hiervan tot nu toe de impact? Wat kwam er allemaal bij kijken voor organisaties zoals OGD? Ook werpen we een blik op de toekomst: verwachten we dat organisaties door deze situatie anders gaan werken? We geven een kijkje in onze keuken en gaan daarmee specifiek in op hoe onze afdelingen ict, facilitair en marketing met de situatie omgegaan. Hiervoor sprak ik met onze CIO Tom Abbing, onze facilitair manager Pleun Meuwissen en onze marketing manager Bastiaan Koene.

Ict: business as usual

Overal veilig werken

Het thuiswerken van de laatste weken staat of valt natuurlijk met de techniek. Voor organisaties met beperkte thuiswerkmogelijkheden, zal het voor ict een drukke tijd zijn geweest. Gelukkig had de ict-afdeling van OGD daar niet veel last van. “Ik ben heel blij met hoe weinig impact de maatregelen op onze afdeling hebben gehad,” vertelt CIO Tom Abbing. “We zijn al een paar jaar gewend om tijd-, plaats- en deviceonafhankelijk te werken. Daar plukken we nu de vruchten van. Natuurlijk hebben we destijds veel energie gestoken in het creëren van een goede en veilige online werkplek. Nu blijkt maar weer dat het de moeite drie dubbel waard is!” Op ict-vlak is het bij OGD dus ‘business as usual’, aangezien we vrijwel volledig digitaal werken.

Is er dan niets anders dan anders, behalve dat bijna iedereen thuiswerkt? “We hebben wel wat extra aandacht besteed aan veilig thuiswerken. Zo hebben wij tips via het intranet verspreid.” Een aangepaste versie daarvan vind je ook op onze website over thuiswerken. “Gelukkig beschikten we al over de faciliteiten om veilig thuis te werken. Zo hebben de meeste medewerkers een beveiligd device. De rest van de medewerkers kan nu gebruikmaken van een beveiligde terminal server.”

Hardware thuisbezorgd

Naast dat het werk gewoon doorgaat, speelt ict wel in op de behoeftes van de medewerkers. “Om het thuiswerken net wat aangenamer te maken, versturen we kleine hardware items met de post naar mensen thuis,” legt Abbing uit. Hierbij kun je denken aan hulpmiddelen zoals headsets en verloopkabeltjes.

Evalueer en verbeter

Heeft deze situatie nog effect op hoe organisaties op de lange termijn met ict omgaan? “Je kunt natuurlijk niet alle werkzaamheden thuis uitvoeren. Maar bedrijven waarbij het gros van de medewerkers thuis kan werken, zullen de huidige situatie wel goed evalueren. Wat ging er niet goed, welke processen zaten in de weg om het thuiswerken wel goed te laten verlopen?” Abbing begrijpt dat niet iedereen op deze omstandigheden voorbereid was. “Het is een unieke, eigenlijk niet te voorspellen situatie. Ik denk dat niemand dit scenario van te voren had uitgedacht.”

Het is voor een situatie als deze belangrijk dat je als organisatie over een goede thuiswerkplek beschikt. Al heeft Tom Abbing hier nog wel een kanttekening bij: “Een goede digitale werkplek is zeker belangrijk, maar persoonlijk ben ik van mening dat thuiswerken het niet haalt bij het sociale karakter van het werken op kantoor. Structureel thuiswerken zoals we dat nu doen, heeft niet mijn voorkeur.” Zorg er natuurlijk wel voor dat (massaal) thuiswerken mogelijk is, mocht een soortgelijke situatie zich weer voordoen!

Facilitair: nieuwe mogelijkheden

Tijd voor groot onderhoud

Het coronavirus had een flinke impact op de facilitaire afdelingen in ons land. Opeens staan hele kantoorpanden leeg. “De basis van je werk valt gewoon weg,” licht Pleun Meuwissen toe. “van de 250 tot 300 man per kantoor blijven er nu nog geen 20 over. Dat betekent dat je de meeste operationele taken stil kunt leggen.” Natuurlijk zijn er nog wel wat klusjes, zoals het controleren van de schoonmaak, en kranen en afvoeren doorspoelen om legionella te voorkomen. “Maar het staat nu op een heel laag pitje. Facilitair medewerkers die normaal 32 uur werken, hebben nu aan acht uur voldoende.”

Gelukkig biedt de vreemde situatie ook kansen. Het is namelijk een uitgelezen moment om groot onderhoud uit te voeren. Normaal gesproken is dat lastig te plannen, zeker wanneer je ruime openingstijden hebt en de werkzaamheden niet uit te voeren zijn wanneer er gewerkt wordt. “In samenwerking met de pandeigenaren laten we nu bijvoorbeeld de riolering vervangen en werk aan de klimaatinstallatie uitvoeren.”

Thuiswerken gefaciliteerd

Nu het facilitaire team minder werk heeft, kan het ook andere taken uitvoeren. Bijvoorbeeld medewerkers helpen om op een verantwoorde en prettige manier thuis te werken. “Wij kregen al vrij snel vragen over de mogelijkheid om kantoormiddelen zoals bureaustoelen te lenen van OGD. Toen hebben we besloten om dat niet alleen mogelijk te maken, maar de bureaustoelen ook aan huis te leveren.” Wanneer een OGD’er nu aangeeft een bureaustoel nodig te hebben, komt een facilitair medewerker die op thuisadres langsbrengen. “Daarnaast hebben we een pakketservice opgetuigd om onze ict-afdeling te helpen bij het verzenden en langsbrengen van kleine hardware items en laptops.”

Wil jij thuis ook een ergonomisch verantwoorde werkplek? Lees dan deze blogpost.

Kantoren en contracten onder de loep

De coronacrisis laat organisaties nadenken over wat er nodig is om goed te kunnen werken. Daar hoort een goede thuiswerkplek duidelijk ook bij. Na deze ervaring van wekenlang thuiswerken, zullen organisaties het gebruik van die werkplek mogelijk ook aanmoedigen. “Nu teams er eerder op vertrouwen dat collega’s ook thuis hun werk goed doen, geloof ik wel dat medewerkers meer gaan thuiswerken,” zegt Meuwissen. Dat biedt ook mogelijkheden op facilitair gebied. “Je hebt minder kantoorruimte nodig wanneer meer mensen thuiswerken. Door te krimpen, houd je budget over om de overgebleven ruimte beter in te delen. Denk aan 'activity-based working', waarbij je de ruimtes match met het type werk dat mensen daar doen.”

Verder denkt Pleun Meuwissen dat organisaties hun contracten nog een keer goed zullen doornemen. “Wat staat er bijvoorbeeld in je catering- of schoonmaakcontract? Moet je dat bedrijf doorbetalen wanneer je noodgedwongen je panden sluit?” Ook het feit dat de regering nu te hulp schiet, moet volgens Meuwissen geen reden zijn om hier niet bij stil te staan. “Dit keer gaat het om een mondiaal probleem. Maar wat als het volgende keer iets is dat alleen impact heeft op jouw sector of jouw bedrijf? Ook dan wil je niet voor vervelende verrassingen komen te staan.”

Marketing: thuiswerktips 

Medeverantwoordelijk voor versnelde adoptie

De marketingafdelingen van alle ict-dienstverleners in Nederland draaiden de afgelopen weken overuren om alle thuiswerkers van tips te voorzien. Volgens onze marketing manager Bastiaan Koene hoort dit ook wel bij de verantwoordelijkheid van ict-bedrijven: “Nu organisaties versneld voor de adoptie van thuiswerkapplicaties moeten zorgen, zie ik het ook wel als onze verantwoordelijkheid om hier zo goed mogelijk bij te helpen. Wij hebben namelijk veel kennis en ervaring op dit gebied, zowel in technische als organisatorische zin.
Zo is ons team de afgelopen weken druk bezig geweest met het delen van allerlei tips en handigheden. Dit deden we in video’s, livesessies, blogposts en reference sheets. Daarnaast hebben we zelfs een thuiswerksite opgetuigd en biedt OGD nu ook vrijblijvend advies aan in de vorm van een expertteam. Organisaties kunnen het team per email en telefoon bereiken en krijgen direct een consultant aan het woord.”
OGD is natuurlijk niet het enige bedrijf dat organisaties nu te hulp schiet. Zo bieden grote bedrijven zoals Google en Microsoft hun thuiswerksoftware tijdelijk gratis aan en schieten de sites met thuiswerktips als krokussen uit de grond. "Het is mooi om te zien dat organisaties nu vanuit alle hoeken hulp krijgen om het thuiswerken mogelijk te maken," zegt Koene.

Thuiswerkoplossingen gewild

Voor de marketingafdeling van een ict bedrijf zoals OGD, heeft deze situatie wel wat langetermijngevolgen. Bastiaan Koene zegt hierover: “Iedereen is nu meer gewend aan het thuiswerken. Thuiswerkoplossingen zullen nu, maar ook straks, meer aandacht krijgen. Daar moeten we in onze marketing en communicatie rekening mee houden.”

Blik op de toekomst

Ondanks het coronavirus ging veel werk gelukkig gewoon door, ook bij OGD. We pasten ons aan de nieuwe realiteit aan en hielpen zowel onze eigen medewerkers als daarbuiten bij het thuiswerken. Op de lange termijn verwachten we meer aandacht voor de online werkplek: wat is voor jouw organisatie een goede werkplek, wat is daar voor nodig en wat betekent dat voor je ondersteunende afdelingen zoals ict en facilitair? Wanneer de rust is teruggekeerd, zullen organisaties deze vragen willen beantwoorden. Tot die tijd: Keep Calm and Carry On Working Remotely!

Wil je jouw wensen voor een online werkplek bespreken of heeft jouw organisatie nu hulp nodig bij de thuiswerkplek? Neem dan contact op met ons expertteam ‘Organisatiesupport Bij Thuiswerken’!