Verouderde systemen (legacy) vervangen? Zo pakt het mkb dat slim aan

Wat gebeurt er als je oude systemen morgen het loodje leggen? Veel mkb-organisaties draaien al jaren op systemen die zich hebben bewezen. Ze zijn betrouwbaar, vertrouwd en vaak het kloppende hart van de bedrijfsvoering. Of je nu in de industrie, logistiek of een andere sector zit: die oude systemen vormen het fundament onder je bedrijfsprocessen. Maar pas op - dat fundament begint barstjes te vertonen.

In deze blog ontdek je waarom je je oude vertrouwde systemen sneller moet vervangen dan je denkt en hoe je dat aanpakt. In 7 praktische stappen krijg je grip op je legacy-systemen.

Takeaways:

• Verouderde systemen lijken soms stabiel, maar vormen een risico voor groei, innovatie en cybersecurity.
• Wacht niet tot je legacy-systeem je bedrijf platlegt; voorkom problemen door stap voor stap te moderniseren.
• In 7 praktische stappen krijg je grip op je legacy-systemen en maak je een toekomstbestendige keuze. Ga direct naar de aanpak.

Niet waardeloos, wel risicovol

Het was ooit een slimme keuze, maar een verouderd systeem kan een rem zijn op groei en innovatie en je digitale veiligheid in gevaar brengen. Nu denk je misschien: “Dat systeem werkt nog prima, waarom zouden we het vervangen?” Een begrijpelijke reactie, maar ook risicovol. Want je wilt een legacy-systeem eigenlijk al vervangen voordat het een probleem wordt. Je wilt niet pas in actie komen wanneer een verouderd systeem vastloopt en daarmee je bedrijf platlegt. Of wanneer die applicatie die je niet meer kunt updaten, gehackt is.

Rob Pierweijer, strategisch consultant bij OGD, zegt hierover:
“Het zijn keuzes uit het verleden die toen juist waren. Vaak werken ze nu nog steeds. Maar ze kunnen ook een belemmering zijn voor groei of een gevaar voor continuïteit.”

De risico’s van verouderde (legacy-)systemen

Verouderde systemen zijn vaak het resultaat van jarenlange optimalisatie en investering. Ze doen wat ze moeten doen. Maar ze hebben ook nadelen:

• vaak geen updates meer mogelijk, waardoor ze kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen;
• moeilijk te koppelen met moderne tools;
• afhankelijk van maatwerk dat niemand meer snapt;
• onvoldoende documentatie beschikbaar;
• beperkte zichtbaarheid en controle over data;
• compliance-risico’s (denk aan AVG, NIS2);
• verhoogde kans op menselijke fouten door omslachtige processen.

Cybercriminelen maken hier gebruik van. Het mkb is een aantrekkelijk doelwit, juist vanwege verouderde systemen en beperkte beveiligingsmaatregelen. Een hack kan je productie stilleggen, klantdata blootleggen of je hele keten verstoren.

Lees ook ‘cybersecurity voor het mkb' en pak meteen je security aan!

Praktische aanpak: zo pak je verouderde systemen aan

1. Breng je landschap in kaart

Het begint met een inventarisatie. Je hoeft geen dik rapport te maken, maar je moet wel weten wat je hebt. Zet op een rij:

• Welke systemen gebruik je?
• Hoe oud zijn ze?
• Krijgen ze nog updates?
• Wie weet hoe ze werken?
• Zijn ze nog te koppelen met andere systemen?

Gebruik een simpele Excel of visuele mapping. Zo zie je snel waar de grootste risico’s zitten. Vergeet niet om meteen kennis te documenteren, zodat je ict ook bij personeelsuitval weet hoe het systeem werkt en kan troubleshooten bij problemen.

Wil je weten hoe toekomstbestendig je ict is? Doe de zelfscan en zie meteen hoe je ict scoort. 🔮

2. Zoek de knelpunten waar je meteen iets aan kunt doen

Bekijk welke knelpunten de meeste prioriteit hebben. Begin met wat het meeste risico oplevert of het makkelijkst te verbeteren is. Denk aan:

• Een werkstation dat vaak vastloopt → vervangen
• Een oude applicatie zonder updates → afschermen en monitoren
• Een Excel die belangrijk is voor de planning → vervangen door een webapp

Je hoeft natuurlijk niet alles tegelijk aan te pakken, kleine verbeteringen schelen al veel.

3. Werk met tussenoplossingen

Je hoeft niet meteen alles te vervangen. Met een tussenlaag, zoals een dataplatform, kun je data ontsluiten uit oude systemen die je hebt afgeschermd of waaruit je maar lastig de data haalt. Denk aan een API-laag die data beschikbaar maakt voor dashboards.

Zo kun je toch vooruit, zonder dat je migreert. Daarnaast pas je segmentatie toe. Segmentatie is een manier om risico’s te beperken: door verouderde systemen af te schermen in je netwerk voorkom je dat bij een hack de aanvaller ook meteen bij de rest van je omgeving en data kan.

Jasper van Dijk, data-expert bij OGD, licht toe: “Met een dataplatform kun je gedoseerd data uit jouw omgeving halen. Je hoeft je omgeving dan niet meteen compleet nieuw in te richten of open te stellen met alle beveiligingsrisico’s van dien.”

4. Begin klein, dan zie je meteen resultaat

Het helpt om als eerste iets kleins aan te pakken dat veel oplevert. Dat motiveert ook om verder te moderniseren. Bijvoorbeeld:

• een dashboard dat inzicht geeft in je productie;
• een cloudapplicatie die een Excel vervangt;
• een stap in je proces automatiseren.

Het moet natuurlijk wel passen bij je werkproces. Je wilt er dus geen nieuwe losse tools bij hebben, maar een oplossing die werkt neerzetten. Hier kan een ict-partner goed over meedenken en adviseren.

5. Oriënteer je op een alternatief

Als je weet dat een systeem verouderd is, wil je weten wat je ervoor in de plaats kunt zetten. Dat begint met een goede oriëntatie:

• kijk of er moderne alternatieven zijn die passen bij jouw branche en processen;
• vraag collega-bedrijven of leveranciers wat zij gebruiken;
• laat je adviseren door een ict-partner die jouw omgeving kent;
• test een alternatief in een pilotomgeving;
• vergelijk niet alleen functies, maar ook kosten, beheerlast en integratiemogelijkheden.

Soms is er geen kant-en-klare vervanger. Dan kun je overwegen om een maatwerkoplossing te laten bouwen - daarvan wil je wel zeker zijn dat deze toekomstbestendig is. Anders zit je over een paar jaar weer met dit probleem. Of je kunt een bestaande applicatie ‘verSaaSen’: omzetten naar een cloudvariant die beter schaalbaar en beheerbaar is. Dat kan een goede tussenstap zijn als je nog niet volledig kunt migreren.

En als er voorlopig helemaal geen alternatief is? Zorg dat kennis van het systeem niet verloren gaat. Scherm het systeem tijdelijk af en onderzoek of je het kunt koppelen via een tussenlaag. Zo blijf je operationeel en kun je alsnog sturen op data.

6. Bereid je voor op migratie

Ook als je nu nog niet kunt migreren, kun je je wel voorbereiden. Denk aan:

• Afhankelijkheden in kaart brengen: Welke systemen zijn met elkaar verbonden? Wat gebeurt er als je één onderdeel vervangt?
• Documentatie op orde brengen: Zorg dat je weet hoe systemen werken, waar licenties staan en wie wat doet.
• Een pilotproces kiezen: Begin met een klein onderdeel dat weinig risico oplevert, bijvoorbeeld een ondersteunend systeem.
• Testen in een veilige omgeving: Zet een testomgeving op waarin je nieuwe oplossingen kunt uitproberen zonder impact op je bedrijfsvoering.
• Een roadmap maken: Werk in fases. Begin met de minst complexe onderdelen en bouw op richting de kernsystemen.

Zo voorkom je verrassingen als je straks wél gaat migreren.

7. Haal hulp in huis, zonder alles uit handen te geven

Je hoeft verouderde systemen niet in je eentje aan te pakken. Co-sourcing is een manier om kennis en capaciteit in huis te halen, zonder de regie te verliezen. Een ict-partner werkt mee in jouw organisatie, op jouw manier.

Zoals Mark Pietersen, Product Owner Co-sourcing, zegt:
“Je hoeft niet alles uit handen te geven. Maar je hoeft het ook niet alleen te doen. Soms is het slim om er iemand bij te halen die met je meedenkt, en helpt waar nodig.”

Voorbeeld uit de praktijk: biotechbedrijf

Een biotechbedrijf stond voor de uitdaging om haar ict-infrastructuur opnieuw op te zetten. De vorige partner paste niet meer, en de organisatie zocht iemand die kon adviseren, bouwen en beheren. Technisch consultant Stan Brinkman leidde het project via co-sourcing:

“We hebben samen gekeken wat er nodig was, wat kon blijven en wat beter kon. Het was geen standaardklus, maar maatwerk. En dat is precies wat deze klant nodig had.”

De aanpak? Gefaseerd moderniseren, met oog voor continuïteit en toekomstbestendigheid. Precies wat veel mkb’ers nodig hebben.

Klaar voor de toekomst?

Verouderde systemen zijn niet per se een probleem, maar ze worden dat wel als je ze negeert. Door ze in kaart te brengen, te verbeteren en hulp in te schakelen waar nodig, maak je je organisatie weerbaar en klaar voor de toekomst.

Wil je weten hoe co-sourcing jouw organisatie kan helpen om verouderde systemen aan te pakken? Ontdek Co-sourcing of lees de blog “Hoe co-sourcing je organisatie laat groeien” voor meer praktijkvoorbeelden. We maken je graag klaar voor de toekomst!