6 legacy-problemen waarvan je op de hoogte moet zijn

Bedrijven zijn onderhevig aan technologische ontwikkeling; daar zijn we het over eens. Dit betekent dat er op alle fronten verandering plaatsvindt, zo ook op het gebied van ict. Nieuwe applicaties waarmee je kunt chatten of online samenwerken zoals Teams doen hun intrede op de werkvloer. Maar ook voor softwareontwikkelaars zelf komen er steeds nieuwe programma’s uit. Zo wordt iedereen geconfronteerd met nieuwe werkwijzen, applicaties en software. Prima toch? Nieuwe software aanschaffen en vervolgens aan de slag gaan. Niks aan de hand!?

Toch wel. Het probleem is dat overstappen meestal niet zo 1, 2, 3 is gebeurd. Een verandering kan bijvoorbeeld lang duren, veel geld kosten of verkeerd vallen bij werknemers. Hierdoor blijven bedrijven toch vaak zitten met oude- of zelfgemaakte software die niet aansluit bij de huidige technologische ontwikkeling. Dit noemen we legacy. Dit hoeft niet altijd voor problemen te zorgen. Vaak zorgen leveranciers voor updates of werkt het alleen ietwat omslachtig. En wees eerlijk; je kan niet alles altijd blijven veranderen. Toch zien we ook vaak dat het wél een probleem is voor bedrijven.

In deze blogpost zetten we de meest voorkomende problemen met legacy op een rijtje. Zo kun je de problemen herkennen en vroegtijdig oplossen. Inzicht verkrijgen is namelijk de eerste cruciale stap die je moet zetten.

1.    Ict-strategieën met legacy-systemen zijn gedoemd te falen

Dit is een groot onderdeel van het probleem. Vaak worden nieuwe ict-strategieën gebaseerd op oude legacy-systemen. Dit noemen we een ‘start-en-stop-strategie’. Je lijkt het probleem eerst grotendeels op te lossen, maar na een tijd gebeurt er niets meer omdat de systemen niet mee kunnen veranderen. Dit zorgt voor stagnering en uiteindelijk ben je terug bij af. Er wordt pas weer een verandering doorgevoerd als men opnieuw tegen de lamp loopt. Je moet dan weer een nieuwe strategie toepassen om het huidige probleem op te lossen. Dit korte termijn denken helpt je niet verder, maar dit was lange tijd dé manier waarop bedrijven omgingen met verandering.

De lean-werkwijze rekent hiermee af. We willen processen continu evalueren en verbeteren om zo positieve toevoegingen te doen aan de ict. Zo vallen we niet meer stil en ruimen we de problemen uit de weg voordat we er tegenaan lopen. Continu verbeteren en je afvragen waar het beter kan is hoe je legacy effectief bestrijdt. Als je dit op elk niveau doet, pak je legacy over de volledige breedte aan.

2.    Legacy is slecht voor beveiliging

Iedereen die weleens te maken heeft gehad met de beveiliging van data of software, weet dat security vooral is gebaseerd op verandering. Als je voortdurend bezig bent met het bijwerken van de beveiliging, dan ben je de laatste dreigingen de baas. Legacy-systemen hebben hier per definitie moeite mee, omdat ze niet eenvoudig kunnen veranderen. Zo kunnen grote security-problemen ontstaan.

Verder komen updates altijd na het uitbrengen van de software zelf. Logisch, maar dat betekent dat er altijd een periode zal zijn waarin jouw data niet goed beveiligd is. Daarbij is het zo dat ontwikkelaars vaak de prioriteit geven aan hun nieuwste software en niet aan oudere software. Legacy zorgt hier dus voor een structureel probleem. Gaten op het gebied van beveiliging zijn altijd zeer problematisch, maar nu er veel te doen is over privacy en hackers is dit een probleem dat je zeker wilt voorkomen.

3.    Legacy maakt interactie met klanten lastig

Weet je wie geen legacy-systemen gebruikt? Zo goed als elke alledaagse consument. Is er een nieuwe generatie smartphones op de markt? Mensen maken de overstap binnen enkele weken of maanden. Is er een nieuwe handige applicatie te downloaden? Mensen maken de overstap binnen enkele dagen of zelfs seconden. Consumenten zijn zich niet eens bewust van legacy. Als technologie zich ontwikkelt, bewegen de consumenten mee. Simpel.

Dit kan een probleem opleveren voor bedrijven die veel interactie hebben met consumenten. Hoe communiceer je met consumenten als je nog gebruikt maakt van oude systemen? Als je consumenten alleen probeert te bereiken via de mail, dan ben je niet op de juiste manier bezig. Sta je op het punt volledig in te zetten op Facebook? Dan ben je eigenlijk al te laat. Andere media als Snapchat en Instagram zijn op dit moment veel populairder. Het wordt nog vervelender als je directe concurrent wél al gebruikt maakt van het juiste medium.

Wat doe je hieraan? Social Media is tegenwoordig dé manier om mensen te bereiken. Gebruik maken van deze media is dan ook onvermijdelijk. Heb je er zelf tijd voor en verstand van? Prima! Zo niet; neem iemand aan die weet wat er speelt binnen de social media en het voor je kan beheren. Deze persoon weet wat trending is en speelt hierop in. Op deze manier zoek je via de juiste media interactie met je klanten.

4.    Legacy zorgt voor hoge kosten

Op de korte termijn zorgt doorgaan met legacy-systemen voor lage kosten. Het alsmaar aanschaffen van nieuwe technologieën kost geld. De problemen doen zich echter voor als je kijkt naar de lange termijn. Support en ouderhoud van oude systemen is duur. Voor softwareontwikkelaars is het goedkoper om het huidige model te ondersteunen, dan dat zij de updates ook moeten vertalen naar oude software. Deze moeite zie je dan ook terug in de prijs voor de ondersteuning van oudere software.

Moet je dan meteen overstappen naar nieuwe software? Nee, het kan verstandig zijn om nieuwe software eerst te bekijken van een afstand. Vraag je af of je hier iets aan gaat hebben en of het past bij je bedrijf. Verder kan het zijn dat er de eerste tijd nog fouten in de software zitten die eruit gehaald moeten worden.

Wanneer moet je dan wél overstappen op nieuwe software? Het antwoord op deze vraag blijft lastig. Vaak komt een succesvolle verandering van binnenuit. Jouw mensen zien vaak duidelijk waar verbetering in de processen nodig is. Soms hebben zij al ervaring met meerdere applicaties of gebruiken ze thuis ook bepaalde software. Zij zien hoogstwaarschijnlijk snel in wanneer nieuwe software jouw bedrijf vooruit zal helpen. Het is dan wel belangrijk dat je werknemers stimuleert om met deze ideeën naar voren te komen.

5.    Legacy zorgt voor datavervuiling

Legacy-systemen zijn vaak nog niet in staat om informatie met elkaar te delen. Hierdoor is een algehele analyse van al jouw data niet mogelijk. Je moet de analyse dan handmatig doen, maar vaak is er sprake van veel overlap of verschillende variabelen waardoor het appels met peren vergelijken wordt.

Veel nieuwe software en applicaties zijn onderdeel van een heel platform, zoals Office 365. Een groot voordeel van een platform is dat alle applicaties op dit platform met elkaar zijn geïntegreerd. Op deze manier kun je makkelijk data met elkaar delen en deze in één keer analyseren.

6.    Kennis over legacy-systemen neemt af over tijd

We zien vaak dat de documentatie over de huidige (legacy-)systemen ontbreekt bij bedrijven. Legacy-systemen hebben meestal een eigen handleiding die niet bij iedereen bekend is. Een werknemer heeft ooit gepleit voor een nieuw systeem en wist zelf hoe hij ermee moest werken. De kans is echter groot dat deze werknemer een volledig eigen werkwijze heeft ontwikkeld en inmiddels een nieuwe functie heeft of misschien het bedrijf al heeft verlaten. In alle gevallen is er sprake van afwezigheid van kennis bij de mensen die zelfstandig aan de slag moeten met de systemen.

Zorgen voor een goede overdracht en handleiding is cruciaal, zeker bij verouderde systemen. Mocht je ervoor kiezen om langer door te werken met een bepaald systeem, dan is het handig om een overzichtelijke kennisdatabase aan te leggen voor mensen die voor het eerst met het systeem aan de slag moeten.

Pak het actief aan

Het begint bij het inzichtelijk maken van het hele ict-landschap. Welke vormen van legacy zijn er binnen jouw bedrijf en voor welke problemen zorgen ze? Houd hierbij deze post met veelvoorkomende problemen bij de hand. Misschien stuit je op een probleem waarvan je nog niet wist dat het speelde. Ga daarna aan slag om het op te lossen, zodat de techniek weer bij is en jouw mensen hun werk goed kunnen uitvoeren.

Zorg daarnaast voor een duidelijk toekomstperspectief; een stip op de horizon waar de ict-ondersteuning naartoe kan werken. Dit is essentieel voor het creëren van een ict-landschap dat bijdraagt aan de doelstellingen van jouw bedrijf. Je wilt niet dat de ict-ondersteuning alleen bezig is met puinruimen en het oplossen van legacy-problemen. Als de doelen duidelijk zijn kunnen de ict’ers beter bepalen welke systemen behouden moeten blijven, welke moeten worden vervangen en welke eventueel moeten worden aangekocht.

Conclusie

Nu actief bezig zijn met legacy, is in de toekomst legacy voorkomen. Dit scheelt uiteindelijk vaak kosten en levert veel efficiëntie op. Hoewel legacy kan zorgen voor grote problemen is het geen reden tot pessimisme; het is onvermijdelijk. Het toont vooral de enorme vooruitgang die steeds wordt geboekt binnen de ict. Met bewustzijn en een actieve houding is iedereen in staat legacy aan te pakken. Stel samen met de ict-afdeling een toekomstbestendig plan op. Legacy is namelijk geen probleem van het verleden, maar van de toekomst.