3 praktijkvoorbeelden van ict-adoptie in de zorg

Hoe krijg je jouw medewerkers mee in een digitale verandering? Zorgverleners hebben niet voor hun beroep gekozen omdat ze zo graag met digitale middelen werken. Het is dus best een uitdaging om ze mee te krijgen in de adoptie van nieuwe ict. Daarnaast is elke situatie natuurlijk uniek en is er niet één aanpak die altijd werkt.

In deze blog staan we stil bij de noodzaak van digitalisering in de zorg en wat dit betekent voor de adoptie van ict. Ook laten we je zien hoe je concrete stappen zet om zorgprofessionals mee te nemen in digitale veranderingen. Dit doen we aan de hand van praktijkvoorbeelden van onze klanten uit de zorgsector.  

Zo helpt OGD jouw organisatie met adoptie in de zorg

1. De noodzaak van digitalisering in de zorg

Eerst even een stapje terug: waarom is digitalisering in de zorg eigenlijk nodig? Natuurlijk kan digitalisering een positief effect hebben op allerlei aspecten binnen een organisatie, zoals efficiëntie, schaalbaarheid en zelfredzaamheid. Binnen de zorgsector zitten er alleen ook andere redenen achter de drive om te digitaliseren. Digitalisering is een echte noodzaak geworden. Er staat steeds meer druk op zorgorganisaties om zo efficiënt mogelijk te werken, om kosten laag te houden en te voldoen aan allerlei regelgeving om de gegevensbeveiliging op orde te houden. Denk aan: 

• druk vanuit verzekeraars om onder andere blended behandelingen in te zetten om de kosten laag te houden; 
• strengere regelgeving rondom de herleidbaarheid van data en de controle van mechanismes op je omgeving vanuit bijvoorbeeld de NEN7510; 
• de AVG en andere wetgeving rondom medische gegevens, oftewel bijzondere persoonsgegevens; 
• enorme personeelstekorten waardoor iedereen efficiënter moet werken; 
• toenemende declarabiliteitseisen voor behandelaren. 

Waarom je moet digitaliseren, is dus wel duidelijk. Nu is het belangrijk om te kijken naar hoe je dat doet en hoe je je medewerkers daarin meeneemt. 

2. De adoptie van ict in de zorg: het 'waarom'

Voor medewerkers in de zorg staat de kwaliteit van de zorg en de kwaliteit van hun werk bovenaan. Zij hebben voor de zorg gekozen om mensen zo goed mogelijk te helpen. Daarnaast is het profiel van een gemiddelde mederwerker in de VVT een vrouw (85%) van bijna 45 jaar. Deze groep is dus niet opgegroeid in een digitale wereld. Adoptie is om deze redenen van cruciaal belang voor het succes van digitalisering in de zorg. 
 
Bij de adoptie van digitale veranderingen ben je het liefst niet te veel bezig met het ‘hoe’, maar vooral met het ‘waarom’. Het leren omgaan met de tool is vaak niet zo moeilijk, maar je moet er wel moeite voor doen. Om medewerkers zo ver te krijgen dat ze die moeite ook doen, moeten ze de reden van de verandering begrijpen en daar gemotiveerd van raken.   

Niet iedereen raakt om dezelfde redenen gemotiveerd. Daarom werken we bij de adoptie van nieuwe ict-middelen vaak met persona’s. Door met persona’s te werken, kun je op de behoeftes van een groep medewerkers inspelen. Deze groep bepaal je aan de hand van werkbehoeftes (soortgelijke functies), digitale vaardigheid en eventueel andere belangrijke factoren zoals leeftijd. 

3. Drie voorbeelden van ict-adoptie in de zorg

Het krijgen van een nieuwe werkplek is natuurlijk niet hetzelfde als een nieuwe app waarin patiënten hun klachten bijhouden. Elke verandering is anders en elke zorgorganisatie heeft weer andere medewerkers en uitdagingen. Om toch te laten zien hoe je voor succesvolle adoptie van ict in de zorg kunt zorgen (ha!), geven we je drie voorbeelden uit de praktijk. Hier hebben wij zelf mee te maken gekregen en jij zou zo maar eens in een soortgelijke situatie kunnen zitten. 

 1. Weg met de dubbele laptops bij het inhuren van zorgprofessionals  

De situatie: Je maakt gebruik van kortstondige inleen of inhuur. Dit doe je om alle diensten rond te krijgen of wanneer behandelaren van verschillende organisaties samenwerken voor één client. Deze zorgverleners hebben dus vaak al een laptop van hun eigen moederorganisatie, maar moeten nu ook bij jullie omgeving komen, waarbij het EPC/ECD de cruciale bron is. Dat betekent twee laptops mee en alle rompslomp die dat voor de medewerkers met zich meebrengt. Naast dat het vervelend is voor de zorgverleners, kosten die devices natuurlijk ook een hoop geld. 

De digitaliserings-oplossing: Een traditionele omgeving maakt het erg lastig om een EPD/ECD te ontsluiten op een niet door jouw organisatie beheerd apparaat. Een oplossing is om alle externe medewerkers een beheerd device te geven, alleen zitten medewerkers dan met twee devices. Geen ideale oplossing dus. Door Azure Virtual Desktop in te zetten, creëer je de mogelijkheid om externe medewerkers met hun eigen device toch de volledige werkplekervaring van jouw organisatie te geven.

Zo neem je ze mee: Aan deze veranderingen zitten eigenlijk alleen maar voordelen voor de zorgverlener. Die hoeft nog maar met één laptop rond te lopen en kan makkelijker switchen tussen het werk voor de ene, en het werk voor de andere zorgorganisatie. Laat ze dus inzien dat het een hoop frustratie scheelt en zelfs tijd. Hierdoor voelt de investering om de nieuwe manier van werken eigen te maken als minimaal aan. 

Natuurlijk blijft het wel een verandering. Doe er dus ook niet te luchtig over en zorg dat je vragen voor bent. Vertel bijvoorbeeld meteen aan het begin dat het volkomen veilig is en ook waarom. Is het een punt dat al langer frustraties oproept? Communiceer ook vooral waarom het niet eerder opgelost of opgepakt kon worden. Hoe opener je communiceert, hoe meer vertrouwen je creëert.  

2. Snel contact met de vaste behandelaar in een spoedsituatie  

De situatie: Een zorginstelling wil dat een cliënt bij spoedsituaties zoals een crisisbehandeling zo snel mogelijk contact heeft met de vaste behandelaar. Uit onderzoek blijkt dat wanneer het eerste contact bij een crisisopname met de vaste behandelaar is, dit de duur van de crisisopname verkort. Het is alleen niet altijd mogelijk de vaste behandelaar direct op locatie te hebben. 

De oplossing: Met audio- en videoapparatuur van hoge kwaliteit kan het gesprek ook prima op afstand gevoerd worden. De behandelaar komt groot op het scherm. De cliënt in de crisisopvang krijgt de ondersteuning van een bekend en vertrouwd gezicht. 

Zo neem je ze mee: Voor de zorgverleners zitten er duidelijk voordelen aan deze situatie. Ze hoeven niet 24/7 klaar te staan om op locatie te komen wanneer een cliënt opgenomen wordt in de crisisopvang. Hoewel digitaal contact misschien niet de voorkeur heeft in een crisissituatie, gaat dit wel boven het contact met een voor de client vreemde behandelaar.   

Hierbij is het dus belangrijk om ook het voordeel voor de cliënt aan te tonen. Uiteindelijk is dat ook waar de behandelaar voor staat, een zo goed mogelijke zorgverlening. Voor de cliënt is het beter om zo snel mogelijk contact te hebben met de behandelaar en vaak is dit lastig op locatie te regelen, zeker ’s nachts.  

Ook is het slim om te laten zien hoe goed het beeld- en geluidskwaliteit in de ruimte is, zodat de behandelaar inziet dat het echt als alternatief voor ‘in person’ contact kunt inzetten.  

Waarschijnlijk is het videobellen niet nieuw voor de behandelaar. Blijkt dat nog wel een uitdaging te zijn? Zorg dan dat een collega of een ict’er een keer met de zorgverlener kan oefenen voordat hij de techniek moet inzetten tijdens een crisissituatie. 

3. Een nieuwe werkplek vlekkeloos uitrollen  

De situatie: Vanwege de coronacrisis is hybride werken, zorg op afstand en het werken met digitale middelen steeds belangrijker geworden. Je hebt een werkplek nodig die de huidige én toekomstige digitale tools ondersteunt. 

De oplossing: Je medewerkers krijgen een volledig nieuwe digitale werkplek. De overgang moet soepel verlopen want het werk gaat gewoon door. Daarnaast moeten ze wennen aan Microsoft 365. 
 
Zo neem je ze mee: Voor je medewerkers is dit een flinke verandering. Bereid ze op tijd voor en sta stil bij het ‘waarom’ van de verandering. Er zitten duidelijk voordelen voor de zorgverleners aan, zoals werkzaamheden die soepeler verlopen omdat de werkplek die beter faciliteert, nieuwe opties die de samenwerking verbeteren en de inzet van multi-media. Combineer dit met een algeheel snellere en stabielere ervaring en de ‘what’s in it for me’ is duidelijk.  

Bij een verandering van deze grootte is een adoptieplan inclusief een communicatieplan een must. Laat mensen op tijd wennen en maak bijvoorbeeld uitlegvideo’s en e-learnings. Zorg dat adoptie een aparte ‘stroom’ is in je project, naast de techniek. 

Zorg natuurlijk voor een vlekkeloze uitrol van de werkplek, zodat de zorgverleners en andere medewerkers hun werk niet stil hoeven leggen. Een uitrol zonder down-time? Bij GGZ-instelling Accare lieten we al zien dat het kon, zelfs in coronatijd!  

"OGD kent echt onze sector. Ze weten dat ict in de zorg van levensbelang is." - John Kuin | informatiemanager Accare

Best practices voor de adoptie van nieuwe ict 

Natuurlijk laten deze voorbeelden ook zien dat er algemene ‘best practices’ zijn binnen de adoptie van ict die je kunnen helpen. Dan hebben we het over: 

• de nadruk leggen op wat de zorgverlener aan de verandering heeft;
• rekening houden met de verandercapaciteit van mensen. Een EPD/ECD migratie tegelijk met een volledig nieuwe werkplek kan wat veel van het goede zijn;
• werken met persona’s, geen one size fits all; 
• de hulp van enthousiaste, digivaardige collega’s inzetten; 
• in stapjes naar de nieuwe situatie toewerken; 
• om feedback vragen en serieus nemen; 
• de voordelen voor zorgverleners en patiënt/cliënt blijven herhalen. 

Wil je meer weten over het adoptieproces in het algemeen? Dit stappenplan gaat over de adoptie van de cloud, maar is in veel situaties toepasbaar. En in deze blog laten we zien welke zes stappen je zet om weerstand bij je medewerkers te voorkomen.  

Dennis Vlaskamp is accountmanager bij OGD ict-diensten. Vanuit deze rol bekijkt hij wat ict en digitalisering kunnen betekenen voor de (zorg)klanten van OGD.