De markt van robotic process automation (RPA) zit in de lift. Steeds meer organisaties gebruiken deze procesautomatiserings-software. Onderzoeksbureau Forrester voorspelt dat de techniek in 2025 een minimale waarde van 16 miljard heeft, en dat is nog een voorzichtige schatting. Maar is RPA ook interessant voor jouw organisatie? En wat kun je er precies mee?
Waarom robotic process automation?
Met RPA automatiseer je repetitieve handelingen met gebruik van software. Mensen hoeven deze dan niet meer handmatig uit te voeren.
Hiermee bereik je:
- een hogere klanttevredenheid door verbetering van de dienstverlening: de doorlooptijden zijn korter, er worden minder fouten gemaakt en je kunt in sommige gevallen 24/7-beschikbaarheid bieden;
- een hogere medewerkerstevredenheid, doordat werknemers minder repetitief werk doen en meer tijd kunnen besteden aan creatieve, inhoudelijke en plezierige werkzaamheden;
- een betere concurrentiepositie door het digitaliseren en versnellen van processen;
- het verlagen van de werkdruk, ook bij piekbelasting;
- kostenbesparing;
- betere compliancy, doordat RPA je helpt de bedrijfsvoering en -processen te laten voldoen aan de regelgeving en nalevingsnormen.
Daarnaast heeft RPA het belangrijke voordeel dat je het binnen de bestaande ict-architectuur kunt plaatsen. Er zijn dus geen grote wijzigingen nodig in het systeem om RPA toe te passen.
Wat is RPA precies?
Robotic process automation (RPA) is het automatiseren van repetitieve handelingen. Je laat deze handelingen uitvoeren door software. Er loopt dus geen fysieke robot door de kamer; het gaat om software die je bestaande taken uitvoert.
Denk aan administratieve werkzaamheden zoals facturen verwerken en formulieren invullen of simpele ict-eindgebruikersondersteuning. Mensen hoeven deze handelingen dan niet meer uit te voeren; zij kunnen zich richten op taken waar zij echt het verschil maken.
De software heeft zelf geen denkkracht of intuïtie. Het voert alleen de opdrachten uit die jij hem geeft, door deze te programmeren in de software. De opdrachten moeten dus voorspelbaar zijn. We noemen dit rule-based-processen, die steeds dezelfde regels volgen. Dit maakt opdrachten met hoge volumes – en dus veel herhaling - het meest geschikt voor RPA.
Wat kun je als organisatie met robotic process automation?
Als organisatie automatiseer je met RPA allerlei kleine processen. Dit kunnen digitale processen zijn, maar ook processen die je nu nog op papier uitvoert. De techniek is voor allerlei organisaties interessant.
Thijs Leeuwenburgh, product owner Consultancy bij OGD: “We denken bij de toepassing vaak het eerst aan branches waar veel repetitieve opdrachten voorkomen, zoals de financiële dienstverlening en zorg. Maar eigenlijk kent bijna elke organisatie wel afdelingen waar dit soort handelingen nodig zijn.”
Denk bijvoorbeeld aan HR-taken als de on- en offboarding van nieuwe medewerkers en het updaten van persoonsgegevens. Of aan backofficewerkzaamheden, ict-support en supply chain management-taken als orderverwerking. Organisaties kunnen dit soort handelingen enorm verbeteren en versnellen met RPA.
Hoe ga je met RPA aan de slag?
Wil je met RPA aan de slag? “Begin eens bij het kijken naar processen waar jullie nog met papier, Word of Excel werken. Hier is vaak al snel winst te behalen”, raadt Thijs Leeuwenburgh aan.
“Zo hebben we bij een kinderdagopvang-stichting de schoonmaakplanning en aftekenlijsten voor de schoonmakers geautomatiseerd. Dit heeft de organisatie veel tijd bespaard, waardoor ze haar prioriteiten kon aanscherpen.”
En nog een tip van Leeuwenburgh: “Onderzoek eerst wat jullie organisatie heeft aan een RPA-oplossing. Begin klein; kies één overzichtelijk proces om te automatiseren en kijk wat het je oplevert.”
Verder lezen over automatiseren?
Delen
ITIL in de praktijk: waarom ITIL implementaties falen
ChatGPT: een vloek of een zegen voor jouw organisatie?
