Na deze 4 stappen zijn je bedrijfsprocessen optimaal ondersteund

Digitale transformatie: wie houdt zich er niet mee bezig? We willen allemaal een wendbare en toekomstbestendige organisatie. We willen allemaal innoveren, snel inspelen op marktontwikkelingen en de concurrentie voor blijven. En het goede nieuws is: dat kan! Wel zul je dan je applicatielandschap goed onder de loep moeten nemen, naast het optimaliseren van je processen. Want die twee moeten naadloos op elkaar aansluiten.

Applicatiespaghetti 

De ‘applicatiespaghetti’ van verschillende, soms verouderde systemen die door de jaren heen is ontstaan, is niet zomaar te transformeren. Maar dat is wel nodig! Niet alleen om sneller in te spelen op klantvragen, maar ook om als organisatie optimaal te blijven functioneren. Want je marktpositie, je bedrijfsprocessen en de behoeftes van je medewerkers veranderen doorlopend. Zelfs je cultuur verandert op termijn. Dat moet je applicatielandschap natuurlijk wel op de juiste manier blijven ondersteunen. En denk ook eens aan de hoge onderhoudskosten van je systemen. Ook om die omlaag te krijgen, moet je je ict optimaliseren.

Is verhuizen naar de cloud genoeg?

Met z’n allen naar de cloud! Dat lijkt tot nu toe de magische formule te zijn. Door applicaties te ‘versaasen’, ofwel van on-premises te verplaatsen naar een cloudinfrastructuur, ga je inderdaad met de tijd mee. Je kunt nu tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Maar dat betekent niet dat jouw applicatielandschap daarmee ook echt is gemoderniseerd, laat staan dat het daarmee aansluit op de behoeften van je organisatie. Want dat een systeem niet meer staat te brommen in een serverkast, wil niet zeggen dat het nu je bedrijfsprocessen optimaal ondersteunt.

Misschien is een cloud-based versie schaalbaar en ‘praat’ deze met je andere applicaties, maar levert dat nu ook meerwaarde op? Is je concurrentiepositie daarmee verbeterd? Heb je een kortere time-to-market gerealiseerd? Als je alleen een applicatie hebt verplaatst is het antwoord waarschijnlijk ‘nee’ en gebruik je nog steeds dezelfde oude systemen, maar nu in een modern jasje. Je kunt ze nu via internet benaderen, maar met het ‘versaasen’ heb je het uiteindelijke doel van maximale ondersteuning niet bereikt. De applicaties bewegen namelijk nog steeds niet mee met je organisatie en voegen daardoor geen nieuwe, gewenste functionaliteiten toe.

Bovenstaande situatie is herkenbaar voor veel organisaties. Je hebt applicaties draaien die lastig te moderniseren zijn en waar je ook nog eens praktisch aan vastgeketend zit. Vaak zijn dit maatwerkapplicaties of legacy systemen die cruciaal zijn voor een goede bedrijfsvoering. Deze laat je liever met rust; je wilt voorkomen dat ze na een transformatie niet meer goed functioneren. En het aanpakken van je volledige applicatielandschap lijkt al helemaal een bijna-onmogelijke opgave, die waarschijnlijk enorm veel tijd en geld gaat kosten.

Onze visie: focus op de data

Je moet je goed realiseren dat het doel niet alleen het ‘versaasen’ van de applicaties is, maar vooral: het optimaliseren van de ondersteuning van je bedrijfsprocessen. Die optimalisatie bereik je door te focussen op de data en de wijze waarop het applicatielandschap deze ontsluit en omvormt tot de informatie die je nodig hebt. In dit samenspel ligt de validatie van de transformatie-activiteiten.

Een voorbeeld: je werkt al twintig jaar in hetzelfde CRM-systeem en je twijfelt of het nog wel effectief werkt. Het lijkt erop dat je niet zonder dat verouderde systeem kunt, want het bevat alle klanthistorie van de afgelopen decennia: een enorme hoeveelheid gegevens die je niet zomaar overzet. Maar draai de boel eens om: focus niet op het verouderde systeem, maar op de waarde van de data die erin is opgeslagen. Je hoeft misschien niet meteen over te stappen op een nieuw systeem, maar je kunt wel direct meer uit de data halen.

Dit doe je bijvoorbeeld door de data te migreren naar de cloud en deze vervolgens met nieuwe technieken te ontsluiten. Het genereren van nieuwe informatie met bijvoorbeeld data science-technieken stelt je via je ‘oude’ CRM in staat om beter op de markt in te spelen. Zo breng je jouw bedrijf op een gecontroleerde manier en met minimale risico’s weer een flinke stap verder. En dankzij deze aanpak ga je in een volgende stap makkelijker over op een modern systeem, dat samen met de getransformeerde data geïntegreerd is in je nieuwe applicatielandschap.

Applicatietransformatie: een plan van aanpak

Zoals we hierboven hebben gezien is het dus niet nodig om meteen je hele applicatielandschap om te gooien. Wat dan wel? Het is natuurlijk belangrijk dat je jouw applicatielandschap goed in beeld hebt en weet wat je gewenste eindsituatie is. Vervolgens heb je een roadmap nodig waarin duidelijk staat wanneer je welke stappen gaat zetten. Zo vorm je dat schijnbaar eindeloze traject om tot een beheersbaar project met duidelijk afgebakende fases.

En het eindresultaat mag er wezen: je applicatielandschap ondersteunt je processen optimaal, vergroot de slagkracht van je organisatie en brengt de total cost of ownership (tco) van je systemen omlaag.

In 4 stappen naar een modern ict-landschap

Het moderniseren van je applicatielandschap doe je natuurlijk niet zomaar even. Een goede ict-dienstverlener kan je hierbij helpen. Maar waar moet je aan denken wanneer je aan zo’n project begint? Onze ervaring is dat je vaak de volgende vier stappen doorloopt. Met deze stappen transformeer je op een gecontroleerde manier je applicatielandschap, inclusief (verouderde) maatwerkapplicaties. En je haalt meer uit je data, zodat je zo snel mogelijk waarde toevoegt aan je bedrijf.

Stap 1: Het assessment

Het is belangrijk om eerst een assessment uit te voeren. Dit duurt vaak een paar weken. Dit assessment bekijkt het applicatielandschap vanuit jouw probleemstelling en stelt de uitdagingen vast. Zijn alle applicaties die je gebruikt nog wel nodig? En passen deze nog bij de processen en informatiebehoeftes van je organisatie? Op basis van het assessment maak je samen een roadmap. Deze laat zien met welke stappen je het huidige applicatielandschap naar de gewenste situatie gaat transformeren. Ook identificeer je daarin de quick wins waar je direct mee aan de slag kunt.

Stap 2: Quick wins

Je begint met het verzilveren van de quick wins: aanpassingen waar jouw organisatie direct van profiteert. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het verbeteren van de communicatie tussen verschillende afdelingen door een online tool in te zetten of verschillende versies van een programma te consolideren. Zo creëer je bereidheid binnen jouw organisatie voor de transformatie.

Stap 3: De transformatie

Dan is het tijd voor de eigenlijke transformatie. Op een gecontroleerde manier ga je van de huidige naar de gewenste situatie. Met de juiste maatregelen blijven je applicaties werken en worden je bedrijfsprocessen niet verstoord. Zo kan iedereen gewoon blijven werken en heeft niemand last van de veranderingen.

Hoeveel tijd deze stap in beslag neemt is helemaal afhankelijk van jouw specifieke situatie. Het eindresultaat van deze stap is in elk geval een applicatielandschap dat de organisatie optimaal ondersteunt en kan inspelen op de veranderingen in de komende drie tot vijf jaar.

Stap 4: Lifecycle management

Door het juiste lifecycle management in te richten voor je gemoderniseerde applicatielandschap, zorg je na het afsluiten van het transformatietraject voor een blijvende, optimale ict-ondersteuning van je organisatie.

Een gecontroleerde transformatie

Een succesvolle digitale transformatie betekent dus niet simpelweg al je applicaties ‘versaasen’. Je bedrijf slagvaardiger maken met ict begint bij het meest waardevolle onderdeel van je applicaties: de data. Door applicatietransformatie te focussen op het gecontroleerd creëren van waarde uit je data, houd je het project beheersbaar en begin je bij waar de échte waarde ligt. Door daarbij gebruik te maken van een roadmap die de verschillende fases duidelijk afbakent zul je de eindstreep zeker succesvol halen.

Ben je benieuwd of het transformeren van jouw applicatielandschap meerwaarde oplevert voor je bedrijf?