3 handige Microsoft apps waarvan je niet wist dat je ze had

Waar iedereen gebruik maakt van bekende applicaties als Word, Excel, Outlook en misschien zelfs al OneNote of Teams, bevat het Office 365 pakket nog een aantal handige apps. Want hoewel de online werkplek leuk en handig is, kosten sommige dingen nog steeds veel tijd en onnodige moeite. Hoe pak je dit aan? De oplossing ligt dichterbij dan je denkt! Als je een Office 365 pakket hebt, heb je de tools in handen om deze problemen op te lossen!

In deze blog behandelen we drie applicaties in het Office 365 pakket die weinig worden gebruikt, maar jou wel degelijk kunnen helpen bij je werk. Aan bod komen Flow, PowerApps en Bookings. Wil je weten hoe deze apps werken en jou kunnen helpen? Lees dan snel verder.

Meer uit Office 365 halen? Download deze whitepaper.

Flow

Minder werken, meer doen. Dit klinkt te goed om waar te zijn, maar het is het motto van Microsoft Flow. Hoewel dit grote woorden zijn, is Flow een applicatie die jou veel werk uit handen kan nemen. Flow is namelijk een applicatie waarmee jij dagelijkse herhaaldelijke taken kunt automatiseren. Allerlei apps en services kunnen gegevens voor jou verzamelen, bestanden synchroniseren, meldingen versturen, mailen, een goedkeuringsproces in gang zetten, en nog veel meer. Flow stelt jou in staat om verschillende cloud services met elkaar te laten communiceren, zodat jij deze processen niet steeds hoeft te doorlopen. Dit klinkt nog vrij vaag en abstract, dus hieronder lichten we een voorbeeld toe.

Stel, iemand post een Twitterbericht over jouw bedrijf en je wilt deze persoon bedanken en onthouden. Als eerste wil je deze persoon ‘bevrienden’ en vervolgens handmatig bedanken voor zijn/haar reactie. Ook wil je hem/haar toevoegen aan een spreadsheet en vervolgens doorsturen naar de verkoopafdeling van je bedrijf zodat zij deze persoon in de toekomst kunnen benaderen. Dit zijn toch al snel vier à vijf handelingen die tijd kosten en meer tijd kosten naarmate er meer mensen twitteren over jouw bedrijf. Dit wil je automatiseren, zodat jij zelf minder tijd kwijt bent aan deze processen en meer tijd over hebt voor je werk.

Flow is een applicatie die het bovenstaande proces en nog vele andere volledig kan automatiseren. Wanneer iemand twittert over jouw bedrijf wordt er een proces in werking gezet die alle stappen automatisch neemt. Wil je een sms-bericht ontvangen als je mail krijgt van je baas, zodat je Outlook niet steeds hoeft te openen wachtend op dat belangrijke mailtje? Geen probleem. Gebruik bestaande, veelgebruikte templates om processen te automatiseren of stel zelf makkelijk een proces samen. Flow kan gebruik maken van maar liefst 100 cloud services en applicaties zoals SharePoint, Dynamics 365, Mailchimp, Twitter en nog vele andere. Minder werken, meer doen; met Flow kan het.

Flow: de bekende ‘als … dan …’ statement in een goedkeuringsflow. 

PowerApps

Apps zijn onmisbaar in ons dagelijkse leven, maar ook in het bedrijfsleven. Bedrijven werken steeds vaker met apps om diensten te verlenen, mensen te ondersteunen en te bereiken en vooral om hun taken makkelijker te maken. Je kunt een gepersonaliseerde app laten maken, maar welk bedrijf neem je daarvoor in de hand en heb je daar wel geld en tijd voor? De vraag is ook nog of dat bedrijf precies begrijpt wat jij voor ogen hebt. Je kunt de app ook zelf bouwen, maar heb je daar de middelen, tijd en kennis voor? Met PowerApps heb je tegenwoordig het antwoord: Ja!

Als jij of jouw organisatie een Office 365 pakket heeft kun je namelijk zelf heel gemakkelijk een applicatie maken. Denk hierbij aan makkelijke invoersystemen voor bestellingen of rapporten; gebruiksvriendelijke registratiesystemen waar je zelfs scans en handtekeningen met je mobiel kunt registreren. Je kunt alle invoer automatisch in bijvoorbeeld SharePoint of andere cloud services opslaan. PowerApps is erg intuïtief en bied handige, maar vooral makkelijk inrichtbare templates waarin jij een app kunt samenstellen. Op deze manier hoef je zelf geen lastige programmeertaal te beheersen, maar slechts te weten hoe je met het template van Microsoft om moet gaan. PowerApps begeleidt je door het hele proces van het maken van de app zodat jij een goedwerkende en professionele app kunt ontwikkelen.

Geïnteresseerd in PowerApps? Lees hier onze blog waarin we precies uitleggen hoe jij zelf een app kunt maken.

Voorbeeld: een e-mailhandtekening generator bij OGD gemaakt met PowerApps 

Bookings

Voor veel bedrijven, met name voor zzp’ers, is het inplannen van afspraken met klanten een heel gedoe. De klant belt, jij moet de agenda erbij zoeken met de telefoon tussen je oor en schouder, door de agenda bladeren, de klant aan de telefoon houden en de afspraak inplannen. Goed, waar was je gebleven met je werk? Tijdens het bellen zijn er twee voicemails door klanten ingesproken die een dag en tijdstip voorstellen voor een afspraak. Beide tijdstippen zijn echter al bezet, dus nu moet je ze terugbellen om een nieuwe afspraak te maken. Voor je het weet ben je de halve dag aan het heen en weer bellen met klanten over afspraken. Dit alles terwijl je bezig had kunnen, maar vooral bezig had moeten zijn met je werk. Voor iedereen die geen werknemer kan betalen die afspraken voor jou inplant is er Microsoft Bookings.

Voorbeeld: afspraak maken om nieuwe laptop op te halen.

Met deze applicatie creëer je eenvoudig een platform voor klanten om een afspraak in te plannen. Bepaal wat je wilt weten van de klant en laat hen dit invullen bij de afspraak, zoals datum, tijdstip, wat voor afspraak, contactgegevens, etc. Als de klant een afspraak bij jou maakt, krijgen jullie allebei automatisch een bevestiging per e-mail en is de afspraak zichtbaar in jouw Outlook-agenda. Mocht er al iets in je agenda staan, dan kan dit tijdslot niet gekozen worden. Daarnaast krijgt de klant netjes een herinnering, zodat de kans dat de klant een afspraak vergeet kleiner wordt. De applicatie kan op mobiel of PC gebruikt worden zodat je overal op de hoogte kan blijven van nieuwe afspraken. Bookings zorgt voor een overzichtelijke en toegankelijke, maar ook professionele manier voor jouw klanten om een afspraak maken. Zo hoef jij hier geen tijd aan te besteden en kun je je richten op het echte werk.

Alles uit Microsoft 365 halen?

Onze experts maakten een handig stappenplan voor je om Microsoft 365 op de juiste manier te gebruiken. Dit is dé weg naar effectiever en efficiënter samenwerken.

Je vindt in deze whitepaper het volgende:

• De grootste uitdagingen tijdens de Microsoft 365-implementatie;
• De voordelen van Microsoft 365 en hoe je deze inzet om je organisatie te overtuigen;
• Een praktisch 7-stappenplan om aan de slag te gaan met de implementatie;
• Tips & tricks van onze experts.