Je kent het wel, het beeld van robots die de wereld overnemen en de mens overbodig maken. Die robots noemen we tegenwoordig AI en zij maken steeds meer mogelijk. Maar ze hebben, gek genoeg, het tegenovergestelde effect. Mensen moeten steeds harder werken want alles moet nog sneller, mooier, beter. De verwachtingen van onze productiviteit en de werkdruk gaan omhoog.
Als organisatie wil je productieve én gelukkige mensen. Geen burnouts, maar wel verhoogde output door het inzetten van moderne technologie. Hoe help je je mensen productiever te werken met de moderne werkplek? We spraken met consultant Annemarie de Vries en propositiemanager Dennis van der Laan en kwamen erachter wat nu écht van belang is om productiever te werken.
"De grootste uitdaging is het leren omgaan met techniek die ons productiever maakt" -Dennis, propositiemanager
De moderne werkplek maakt ons niet meteen productiever
Dennis is propositiemanager en houdt zich bezig met de gebruikerservaring bij klanten en hoe we die kunnen verbeteren. Hij ziet in de praktijk dat er technologisch gezien steeds meer mogelijk is maar dat het nog niet zo makkelijk is om daar de vruchten van te plukken. “Organisaties houden in de begroting rekening met een stijging van de productiviteit omdat ze investeren in automatisering of (generatieve) AI. Maar het is maar de vraag of de medewerkers die productiviteit halen. Zij weten simpelweg niet hoe ze met de technologie om moeten gaan.”
Dennis is van mening dat je ict pas goed kan inzetten wanneer je de medewerkers en hun werk goed begrijpt. “Pas als je de mensen en hun werkpatronen begrijpt, haal je ict erbij om ze prettiger en productiever te laten werken. Je moet niet een nieuw snufje in huis halen en verwachten dat je daarmee met minder mensen hetzelfde werk kunt doen.”
Consultant Annemarie is het daar mee eens. Zij helpt organisaties effectiever te werken door ze te ondersteunen met tooling als PowerApps en PowerAutomate. Om dat goed te kunnen doen moeten eerst de werkprocessen gestroomlijnd worden. Hierbij merkt ze dat werknemers vaak voor het eerst met elkaar in gesprek gaan over hoe ze hun werk precies doen. Iedereen doet hetzelfde op een andere manier. Productiever werken zit ‘m volgens haar dus voor een groot stuk in de communicatie tussen medewerkers.
“We zouden allemaal regelmatig een retrospective moeten doen” -Annemarie, consultant
Het belang van adoptie van ict
Productief werken met de moderne werkplek; volgens Dennis valt en staat het met de adoptie van de technologische middelen. “Technologisch gezien is er genoeg mogelijk. Maar daar heb je als organisatie pas wat aan als je medewerkers er mee kunnen (en willen) werken. Het sleutelwoord is dus: adoptie.”
Een goede adoptie begint bij, jawel hoor, het begrijpen van je mensen en hun werkpatronen. Welke behoeftes hebben zij en hoe kan ict daarbij aansluiten? Om die reden werken we vaak met persona’s wanneer we bijvoorbeeld een nieuwe werkplek uitrollen.
In deze blog lees je hoe je in 4 stappen persona’s opstelt voor de werkplek.
Dennis: “Nu denk je misschien aan de ‘klassieke’ werkplek van een laptop met alles daaromheen. Maar ik bedoel ook de werkplek van niet-kenniswerkers.
Kijk bijvoorbeeld naar de zorg. Daar is je werkplek misschien wel een verzorgingstehuis dat sensoren inzet die een val kunnen voorspellen. In theorie kunnen de zorgverleners door de inzet van deze sensoren beter op het juiste moment op de juiste plek zijn. Ze kunnen dan hun werk efficiënter inrichten en hoeven met minder mensen tegelijk aanwezig te zijn.
In de praktijk werkt dat alleen als de zorgverleners ook goed met deze technische snufjes kunnen werken. Het moet voor hen ook prettig werken. Vaak zien we dat zoiets bij niet-kenniswerkers lastiger aanslaat, juist omdat ze het minder gewend zijn om met digitale middelen te werken.”
Hoe werk je productiever met de moderne werkplek?
Productiever werken begint volgens Dennis en Annemarie dus niet bij ict. Zodra je goed weet wat je nodig hebt, kun je techniek natuurlijk wel inzetten om hierbij te helpen. Maar eerst heb je de volgende elementen nodig.
· Beter samenwerken binnen je team of afdeling
· Taken en processen automatiseren
· Beter samenwerken met andere afdelingen
· Minder vergaderen
Beter samenwerken binnen je team of afdeling
Met goed samenwerken bedoelen we rollen en verantwoordelijkheden uitspreken en het kennen van elkaars werkprocessen. En vooral: van elkaar leren. “Om van elkaar te leren moet je wel in een veilige werkomgeving zitten. Je moet durven toegeven dat je iets misschien niet op de efficiëntste manier doet. Je moet niet bang zijn dat je wordt afgestraft als je toegeeft dat iets handiger kan," legt Annemarie uit.
Als je die veilige omgeving hebt, moet je het nog over je werkwijzes hebben. Annemarie: “We vinden onze eigen manier van werken vaak zo logisch, dat we ‘m niet eens uitleggen. Je komt er dus pas achter of iets handiger kan, als je het vaker met je team over werkprocessen hebt.”
Vaker evalueren dus. “Eigenlijk zouden we allemaal regelmatig onze werkwijzes onder de loep moeten nemen, zoals de sprint retrospective in agile scrum. Het liefst met telkens andere vragen, zodat je niet vervalt in standaardantwoorden”, vertelt Annemarie. “Dan komt aan het licht dat een andere collega hetzelfde werk nét even handiger doet. Of dat eerder gemaakte afspraken in de praktijk niet zo goed werken.”
Zo komt Annemarie bij klanten wel eens een chaos van mappen tegen. Over de mappenstructuur zijn ooit afspraken gemaakt, maar die worden niet nageleefd. “Als medewerkers in zo’n situatie eerder met elkaar in gesprek waren gegaan, waren ze er veel eerder achter gekomen dat wat ze bedacht hadden, toch niet zo goed werkt. Nu moet ik ingrijpen omdat het een complete chaos is geworden. Dan wordt het een heel project terwijl je veel beter regelmatig kunt bijsturen.”
TIP: plan een terugkerend moment in waarbij je telkens andere vragen stelt over werkwijzes en -processen. Daar voorkom je mee dat mensen in standaardantwoorden vervallen.
Taken en processen automatiseren
Productiever werken bereik je ook door de minder leuke, repetitieve werkzaamheden te automatiseren. Bijvoorbeeld met PowerApps. Je sluit dan processen op elkaar aan. Een vereiste is wel dat je als team één werkwijze afspreekt.
Waar kan zo’n PowerApp dan handig voor zijn? Bijvoorbeeld een app die een Excellijst vervangt. Annemarie: “Zo had ik eens een klant die voor een proces in Excel werkte. Medewerkers vertrouwden er alleen niet op dat de gegevens up-to-date waren. Dan gingen ze alsnog mensen nabellen om te controleren of wat er in de Excel stond, klopte.” De app die Annemarie bouwde werkt niet alleen veel prettiger, de medewerkers vertrouwen ‘m ook. Zo kun je nu zien wanneer een record voor het laatst geüpdatet is.
Heel hip is het automatiseren van handelingen met AI. “Denk hierbij niet alleen aan het volledig automatiseren van taken maar ook aan het versnellen van het proces”, vertelt Dennis. “Zo laat jij de tekst van deze blog liever niet over aan AI. Maar je kunt Teams misschien wel om een samenvatting van ons gesprek vragen. Dat versnelt jouw schrijfproces.”
Beter samenwerken met andere afdelingen
Met je team deel je waarschijnlijk nog niet genoeg van je werkproces om van elkaar te leren. Laat staan met andere afdelingen of de hele organisatie. Maar ook organisatiebreed zouden we meer van elkaar kunnen leren. Dennis: “Denk bijvoorbeeld aan het delen van slimmigheden op het intranet of het opnemen van filmpjes met handigheden zoals wij dat doen met ‘Tips van Thijs’.”
Lees ook hoe je effectief (samen)werkt binnen Microsoft 365
Daarnaast zijn er heel wat processen waar verschillende afdelingen invloed op hebben. Denk bijvoorbeeld aan het onboardingsproces van een nieuwe medewerker. “Steeds meer organisaties stellen een Experience Office aan dat zich bezighoudt met de medewerkerservaring, de 'employee experience'. Hier zijn meerdere afdelingen bij betrokken. Juist door die samenwerking kun je in minder tijd of met minder mensen voor een betere ervaring zorgen.”
Ook bij OGD slaan wij de handen in een voor een betere employee experience.
Minder vergaderen
Voor veel kantoorwerkers valt er tijd te winnen door minder te vergaderen. Dan houd je meer tijd over voor ‘het echte werk’ en ben je productiever. Heerst er een vergadercultuur? Dan is het moeilijk om je daaraan te onttrekken. Dennis is van mening dat die verantwoordelijkheid ook niet bij de individuele medewerker hoort te liggen. “Je kunt niet van elke medewerker verwachten dat ze tegendraads vergaderingen gaan weigeren of inkorten. Dit vergt een cultuurverandering die je als organisatie moet uitdragen en waar je uitleg over moet geven.”
Dennis kwam laatst toevallig achter een handigheid die je vergadertijd kan verminderen. “Ik had twee vergaderingen tegelijkertijd dus ik kon er bij één niet bij zijn. Ik zag in Outlook wel al de presentatie die bij de meeting hoorde. Die heb ik doorgekeken en die was helemaal duidelijk. De organisator ging er vervolgens mee akkoord dat ik de vergadering oversloeg. Dit soort kleine handigheden moet je natuurlijk maar net weten te vinden én weten hoe ze werken. Het leren omgaan met techniek die ons helpt productiever te zijn, dat is de grote uitdaging.”
Productiever werken met de moderne werkplek: meer adoptie en communicatie
Voor Dennis en Annemarie is het wel duidelijk: om productiever te werken heb je niet per sé meer techniek nodig, wel meer adoptie en communicatie. Je moet je mensen, hun werkprocessen en hun behoeftes kennen. En je moet ze stimuleren werkwijzes en handigheden te delen. Bijvoorbeeld door vaker agile te reflecteren op het werk en de processen. Met wat verbeteringen op teamniveau kom je al een heel eind.
Werkgeluk, productiviteit en bedrijfsresultaat verbeteren? lees ook:
