De kantoortuin: een digitale werkplek naar keuze

De kantoortuin, wat moeten we ermee? In dit tweeluik las je eerder wat Facilitair manager Pleun Meuwissen je hierover adviseert. Maar ook ict speelt natuurlijk een grote rol bij het inrichten van een kantoortuin. Vandaar dat we dit keer CIO Tom Abbing aan het woord laten.

Draadloos en weggewerkt

Zoals ook Pleun aangaf: het belangrijkste advies bij het inrichten van een kantoortuin is het kennen van je publiek. Willen mensen wel mobieler zijn en op flexplekken werken? Zodra je weet wat de wensen zijn van je medewerkers en wat er bij de organisatie past, kun je stapsgewijs overgaan naar een kantoor met meer open ruimtes.

Vervolgens kun je het grootser aanpakken op het moment dat je naar een ander pand verhuist. Dat is hét moment om ervoor te zorgen dat alles zoveel mogelijk draadloos is. Wat niet draadloos kan verstop je, door het te laten wegklappen in het meubilair. De ervaring leert dat mensen draadloos of weggewerkt waarderen. En ook esthetisch gaat je kantoor er hiermee op vooruit.

Het mooiste is als je ruimtes kunt creëren die voelen als thuis. Waar je als in een tuin van zitje naar zitje, van ontmoeting naar ontmoeting gaat. Ik raad je aan om voor lichte, open ruimtes te zorgen. Met samenwerkplekken maar ook ‘cubicles’ waar je in je eentje ongestoord kunt werken.

Vergaderruimtes

Bij de kantoortuin horen ook goede vergader- of ontmoetingsruimtes die uitnodigen tot samenwerken. Focus hierbij op functioneel en simpel. Je moet beeld en geluid gemakkelijk kunnen aansluiten, mensen moeten hun tijd niet kwijt zijn aan het aansluiten van hun laptop.

Zo zaten wij laatst met een partner die graag veel techniek in de ruimte wilde. Het kan leuke functionaliteiten toevoegen, maar je medewerkers zijn daar niet altijd mee geholpen. Die willen gewoon hun scherm kunnen delen of een presentatie kunnen doen zonder gedoe rondom ict.

Niets is zo vervelend als geklungel met snoeren en er uiteindelijk achter komen dat jouw collega wel zijn device kan aansluiten en jij niet. Zorg dus op zijn minst voor verloopkabeltjes waardoor het wel voor iedereen mogelijk is om het device aan te sluiten op de apparatuur van de ruimte.

Gebruiken jouw medewerkers niet alleen verschillende apparaten van verschillende generaties, maar ook nog eens verschillende Operating Systems? Dan kan bijvoorbeeld een oplossing zoals clickshare een uitkomst zijn.

Op het moment dat je je puur op het functionele focust, zal je ook ruimte besparen. Minder apparatuur en minder bedrading zorgt meteen voor een meer opgeruimde ruimte. Dat wordt als prettig ervaren.

Een ict-middel dat je goed kan inzetten om het gebruiksgemak van je vergaderruimtes nog verder te verhogen, is een deurpaneel waarop je de ruimte kunt reserveren. De ruimte kan niet alleen online gereserveerd worden maar ook op het moment dat je voor een vrije ruimte staat.

Je bent bij het koffieapparaat bijvoorbeeld iemand tegen het lijf gelopen die je graag nog wat langer spreekt. Is de ruimte op dat moment bezet? Dan lees je op het paneel af wanneer deze weer vrij is. En met een paar simpele handelingen reserveer je de ruimte via het paneel direct vanaf dat moment. Dit werkt heel prettig.

CYOD en de werkplek

Bij een kantoortuin horen natuurlijk ook overwegend flexplekken. Dit zorgt ervoor dat het aansluiten van het apparaat niet alleen in vergaderruimtes voor problemen kan zorgen, maar ook op de werkplek.

Hebben alle flexplekken de juiste beeldschermen en is er een netwerkkabel aanwezig? Of is het wifi betrouwbaar genoeg om alleen daarop te vertrouwen? Bij het verbinding leggen hebben apparaten over het algemeen net wat meer moeite met wifi. Aangezien ons werk tegenwoordig zo afhankelijk is van het internet, wil je hier liever geen risico’s nemen. En ook als je wifi betrouwbaar is, kan netwerkbekabeling het gebruiksgemak wel verhogen.

Organisaties die met weinig verschillende apparaten werken kunnen de flexplekken aanpassen aan de apparaten. Als een derde van de medewerkers device B gebruikt, kun je ervoor zorgen dat grofweg een derde van de werkplekken geschikt is voor dat apparaat.

Hebben jouw medewerkers keuzevrijheid als het hun apparaat betreft? Choose your own device is mooi, maar het zorgt wel voor een extra uitdaging in combinatie met een kantoortuin vol flexplekken. Als niet iedereen hetzelfde OS gebruikt zul je gebruik moeten maken van verloopkabeltjes.

Toch raad ik je aan om mensen een keuze te geven, in mijn ervaring wordt dat altijd gewaardeerd. Daarnaast vraagt niet elke functie om dezelfde device. Iemand met een technische functie heeft een wat zwaardere machine nodig, terwijl een andere medewerker liever een licht apparaat heeft zodat hij mobiel is. Op het moment dat je mensen de keuze geeft, merk je dat medewerkers vanzelf een passend apparaat kiezen en hier eerder tevreden mee zijn.

Beveiliging

Vanuit een beveiligingsoogpunt heeft zo’n kantoortuin zowel voor- als nadelen. Het werken met flexplekken betekent dat dure apparaten constant in beweging zijn. Voorheen stonden deze in specifieke ruimtes die je goed kon afschermen. Nu moet je ervan uitgaan dat mensen hun devices door het hele gebouw gebruiken. Zo laten mensen hun device per ongeluk in een ontmoetingsruimte liggen of laten deze ergens achter om naar de wc te gaan. En dan moet je maar hopen dat mensen altijd hun scherm vergrendelen.

Aan de andere kant is het voordeel van een kantoortuin wel dat alle devices aan het eind van de dag het pand uitgaan. Het ombouwen van je pand tot kantoortuin heeft dus zeker impact op je (ict)beveiliging, maar heeft ook zo zijn voordelen. Daarnaast zal je, kantoortuin of niet, altijd je medewerkers moeten trainen en blijven inprenten dat ze de veiligheidsvoorschriften moeten volgen. 

Opgeruimd staat netjes 

Of het nu gaat om je beveiliging of het inrichten van je werkplekken en vergaderruimtes, een kantoortuin brengt altijd andere overwegingen met zich mee dan een traditioneel kantoor. De ervaring leert dat mensen het kiezen van hun apparaat waarderen en het prettig vinden werken als er zo veel mogelijk draadloos is.

Ook het kunnen aansluiten van de laptop of tablet op zowel de werkplek als in de vergaderruimtes is natuurlijk van groot belang. Zet hierbij verloopkabeltjes of andere middelen in om dit zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zorg tenslotte dat de bedrading zoveel mogelijk weggewerkt is. Een opgeruimde werkplek staat natuurlijk netjes!

Wil je meer weten over hoe je jouw eindgebruikers het beste kunt ondersteunen? Klik dan hieronder: