De kantoortuin: doen of niet?

De laatste tijd is de kantoortuin vaak negatief in het nieuws, zo ook in het NRC. Maar hoe zit het nu met die kantoortuinen? Moet je er een willen of juist niet? Als hoofd facilitair ben ik ook niet per se enthousiast over de kantoortuin. Dit komt vooral omdat er nogal wat voorwaarden zijn waaraan jouw organisatie moet voldoen, wil het een succes zijn. In deze blog zal ik duidelijk maken waarom de kantoortuin niet slecht is, maar wel lastig te realiseren is.

De kantoortuin: hoe het niet moet

Er wordt veel geklaagd over de kantoortuin. Dat is logisch. Het is namelijk heel lastig om je kantoor optimaal in te richten en daarbij ook binnen budget te blijven. Of het nou om een kantoortuin gaat of niet. Ik zie dat het vaak fout gaat omdat de kantoortuin wordt ingezet om vierkante meters te besparen. Het gevolg is: te veel mensen op een kluitje. Dat is natuurlijk vragen om problemen, want dan krijgen mensen last van elkaar. Zo kunnen mensen niet in alle rust bellen en gaan mensen in vergaderruimtes zitten werken voor de rust. Vervolgens zijn er weer te weinig ruimtes beschikbaar voor overleg. Je snapt m’n punt. Het gaat vooral om de balans tussen rust en samenwerken. Daarbij komt dat er vaak niet wordt gekeken naar de rollen en wensen van de medewerkers.

Een kantoortuin is alleen voordelig als mensen veel samenwerken en houden van een open, informele cultuur. Als mensen vooral individueel en in stilte werken, dan is het geen logische stap om over te stappen naar een kantoortuin. De ‘organisatiemindset’ is hier belangrijk: mensen moeten elkaar durven aanspreken als ze bijvoorbeeld hard zitten te bellen of overleggen. Gebeurt dit niet dan worden mensen ongelukkig, gaan ze klagen of kopen ze geluiddempende headsets. En dan zit iedereen uiteindelijk toch in zijn eigen bubbel en ben je terug bij af. Een ‘goed’ voorbeeld waarin het implementeren van een kantoortuin fout is gegaan, is bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Hier wordt uitgelegd wat er allemaal misging en hoe het leidde tot vermoeide en ontevreden werknemers.

De voordelen

Als het allemaal zo lastig is, is het dan wel de moeite waard? Er zitten ook voordelen aan een kantoortuin. Als samenwerking belangrijk is voor de organisatie en centraal staat binnen de bedrijfscultuur, kan een kantoortuin een goed idee zijn.

Een kantoortuin kan de samenwerking bevorderen en zorgen voor een gezelligere sfeer. Het past heel goed bij een open en informele cultuur. Als mensen veelal in teams werken en teams onderling ook samenwerken, is het niet handig als iedereen afgezonderd zit. Ook biedt een kantoortuin de ruimte voor ontspanning op kantoor, bijvoorbeeld in de vorm van pooltafels en andere games in een ontmoetingsruimte. Daarnaast wil een kantoortuin niet meteen betekenen dat er geen ruimte is voor stil en geconcentreerd werken. Een goede kantoortuin heeft ook geluidsdichte vergaderruimtes en concentratiecellen.

Hoe het wel moet

Hoe moet het dan wel? Ik wil je adviseren van tevoren goed na te denken over het volgende:

1. Hoe werk je nu?
2. Hoe wil je werken?
3. Wat wil je faciliteren?

Hierbij onderzoek je dus welke taken de mensen binnen jouw organisatie uitvoeren en hoe zij dit het beste kunnen doen. Past een kantoortuin hierbij? En niet onbelangrijk; wat is het budget? Betrek bij het beantwoorden van deze vragen zoveel mogelijk collega’s. Inventariseer wat ze allemaal nodig hebben en hun wensen zijn.

Als je dit weet, ben je al een heel eind. Nu moet je gaan bepalen hoeveel plek genoeg is. Hoeveel vergaderruimtes zijn er nodig, hoeveel vierkante meter moeten die zijn? Hetzelfde geldt voor belruimtes of concentratiecellen. Vergeet ook niet dat er genoeg werkplekken moeten zijn. Ja, een lege werkplek kost veel geld, maar je wilt ook op piekbelasting voorbereid zijn. Niemand vindt het fijn om op werk aan te komen en te moeten vechten voor een bureau.

En misschien wel het allerbelangrijkste; de akoestiek moet goed zijn. Dit is lastig in een kantoortuin. Je hebt schotten nodig, maar je wilt wel dat mensen daar nog overheen kunnen kijken. Ook moeten de ruimtes voor vergaderingen en dergelijke ook goed geluidsdicht zijn. Niets is zo vervelend als een luidruchtige meeting waar het halve pand last van heeft.

Ook niet onbelangrijk

Kantoortuin of niet, een aantal zaken zijn altijd belangrijk. Hiermee bedoel ik: zijn er genoeg koffieautomaten met goede koffie? Zijn de ruimtes mooi, prettig om in te werken en hebben die een goed klimaat? Kun je zonder ict-gedoe je dag of een meeting starten? Je wilt niet dat medewerkers tijd verliezen aan randzaken. Op het moment dat dit allemaal goed geregeld is, zal de kantoortuin ook sneller goed bevallen. Hierbij is het cruciaal dat je goed ondersteund wordt door de ict-afdeling. Ga dus met ze in gesprek!

Wel of geen kantoortuin?

Of ik je adviseer om voor een kantoortuin te kiezen? Niet per se, maar het kan de juiste keuze zijn. Er is geen kantoorindeling absoluut beter dan de andere, dat is te zwart wit. Kijk goed naar jouw situatie, wat je wilt bereiken en je budget. Vervolgens kan je een inschatting maken van wat het beste bij jouw organisatie past. Bouw je kantoor niet om naar een kantoortuin omdat het hip is. Richt je pand als kantoortuin in als je denkt dat het jouw werknemers in staat stelt om hun werk beter uit te kunnen voeren.

Wil je weten wat een CIO te zeggen heeft over de ict kant van een kantoortuin? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief of houd onze blog in de gaten!