Digitaal samenwerken: boost de productiviteit van jouw team!

Je kent het wel: je komt terug van vakantie en je inbox staat op exploderen. 300 ongelezen e-mails. Na een week ben je eigenlijk nog niet bijgelezen en denk je bij jezelf: "Als het echt belangrijk is dan hoor ik het wel". Daarnaast duizelt het je van de tools die jullie intern gebruiken. SharePoint, OneDrive, Teams... Maar waar vind je nu dat belangrijke document waar Kees het net over had? Je hebt het gevoel dat jullie langs elkaar heen werken en deze nieuwe middelen alleen maar extra tijd in beslag nemen. Klink herkenbaar? Dat is jammer, want wij weten dat het ook anders kan.

Effectief digitaal samenwerken

Misschien ben jij ook al tot de conclusie gekomen dat effectief samenwerken lastiger is dan je denkt. Het is natuurlijk leuk om de beste digitale tools tot je beschikking te hebben en hier kun je als team zeker beter van worden. Alleen zoals OGD-consultant en trainer Noek Knuist het verwoordt: “Tools zijn middelen, geen oplossing”. Een goede samenwerking begint bij goede communicatie. Om effectief samen te kunnen werken met tools zoals SharePoint, dient jouw team de juiste afspraken te maken. Wat deze afspraken zijn, hangt natuurlijk helemaal af van het team en wat jullie voor ogen hebben; hoe wil je samenwerken, welke tools wil je inzetten en waar loop je op dit moment tegenaan?

Workshop met LEGO® SERIOUS PLAY®

Hoe kom je erachter wat effectief samenwerken voor jouw team betekent? Dat is nou precies waar wij bij kunnen helpen. Samen met jou en jouw collega’s kunnen wij in de workshop ‘Quickscan digitaal samenwerken’ gaan achterhalen wat jullie ideale situatie is en hoe je daar kunt komen.

Op een creatieve, hands-on manier gaan jullie ontdekken naar welke situatie jullie toe willen. In de workshop wordt namelijk gebruik gemaakt van LEGO® SERIOUS PLAY®, waarbij iedereen met behulp van Lego blokken zowel de huidige als de gewenste situatie uitbeeldt. Het fijne aan LSP is dat het iedereen de kans geeft om zijn of haar mening te geven of visie te delen. Daarnaast spreekt deze speelse manier van werken andere cognitieve processen aan in ons brein. Hierdoor ga je dus niet alleen anders werken, maar ook anders dénken. En dat zorgt voor verfrissende ideeën en nieuwe inzichten. Wel zo prettig. Want eerlijk is eerlijk, die saaie PowerPoint zijn we ondertussen allemaal wel zat.

Eerste dag: samenwerking in kaart brengen

De quickscan workshop bestaat uit twee ochtenden van elk drie uur en wordt gegeven door Noek Knuist (Consultant office productivity) en Pieter Dols (Organisatieadviseur bij OGD). De eerste dag gaan we in kaart brengen wat jullie huidige situatie is. Oftewel, hoe gaan jullie nu om met informatie? Welke tools worden er gebruikt? Samen bekijken we of iedereen wel op dezelfde manier werkt. Slaan jullie bijvoorbeeld documenten op dezelfde plek op en met een duidelijke naam? Door middel van een Post-It bonanza spel zorgen wij ervoor dat jullie op een leuke manier inzicht krijgen in de huidige samenwerking.

Op het moment dat het duidelijk is waar jullie op dit moment tegenaan lopen, gaan we ons richten op de situatie waar jullie heen willen. Welke manier(en) van werken vinden jullie prettig? Aan de hand van vragen en stellingen bouwen jullie Lego-modellen die de ideeën die jullie hebben tot uiting brengen. Zo zijn ook lastig te formuleren concepten concreet te maken. Zodra we weten wat goed communiceren voor iedereen betekent, kunnen we hier letterlijk en figuurlijk op verder gaan bouwen.  Vervolgens bekijken we hoe we deze verzameling ideaal situaties kunnen samenvoegen tot één aanpak of strategie waar iedereen achter staat.

Tweede dag: doelen stellen en afspraken maken

De tweede dag ligt de focus op het realiseren van de gewenste situatie. Het kan goed zijn dat er op dit moment te veel programma’s worden gebruikt waardoor de hoeveelheid informatie overweldigend is. Een voorbeeld zou kunnen zijn dat documenten dubbel worden opgeslagen in zowel je mailbox als SharePoint. In dit voorbeeld zou je kunnen afspreken om niet meer alles te mailen. Als team kan je daarna beslissen welke informatie op SharePoint wél gemaild wordt. Vervolgens kan het handig zijn om één persoon aan te stellen die verantwoordelijk is voor het mailen van deze belangrijke informatie.
Mochten er tools zijn die het team verplicht moet gebruiken, zullen we hier ook rekening mee houden en samen met jullie kijken hoe je daar het beste mee om kunt gaan. Oftewel, we gaan doelen stellen en goede afspraken maken waar jullie mee verder kunnen. Ná de quickscan zullen jullie alles in praktijk brengen om de samenwerking te verbeteren en te zien dat het werkt.

Het resultaat: een duidelijk advies

De reacties zijn zeer positief. Een deelnemer vertelt: “De workshop ‘Digitaal Samenwerken’ brengt je als team terug naar de basis op een leuke en interactieve manier. Welke informatie hebben we van elkaar nodig om ons werk goed te doen en hoe komt deze informatie binnen? En hoe gaan we daar als team mee om?”  De adviseurs Noek en Pieter zetten je op een prettige manier aan het denken over het nut van alle informatiestromen. Welke waarde voegen we als team toe aan het bedrijf en draagt de uitwisseling van informatie binnen ons team hieraan bij?
Vervolgens geven ze een duidelijk advies over hoe we onze samenwerking kunnen verbeteren. Bijvoorbeeld door een applicatie zoals Teams effectiever te gaan gebruiken of hier een training over te volgen. Al met al een heel nuttige workshop en quickscan.

“Het brengt je als team dichter bij elkaar en zet de neuzen dezelfde kant op. Een workshop die ik aan elk team, in elke organisatie, aan kan raden!”