Als CIO wil je bijblijven. Je wilt liever vóórlopen dan achter de feiten aanlopen. Maar te vroeg veranderen en je komt in de problemen met kinderziektes of volgt een hype zonder nut. Wacht je te lang, dan mis je de boot.
Strategisch consultant Tom de Boer heeft het over balans: “Je moet snelheid en voorbereiding goed afwegen. Veranderen is onvermijdelijk, maar niet elke verandering past bij je organisatie, of is juist getimed. Het draait om het vinden van de juiste balans tussen innovatie en haalbaarheid.” In deze blog legt Tom uit hoe je deze balanceer-act als CIO in goede banen leidt.
Verandering of stabiliteit?
Tom heeft het over een figuurlijke veranderknop: “Daar draai je soms harder en soms zachter aan. Een ‘ja’ vanuit jou is vaak een groot commitment, en teruggaan is lastig. Je moet dus voorzichtig zijn met je keuzes.”
Hij geeft een voorbeeld: “Stel, je zet in de zorg een AI-tool in voor medische verslagen. Deze tool transcribeert het gesprek tussen zorgmedewerker en patiënt of cliënt en zet het om in een medisch verslag. Dat scheelt tijd, want het zorgpersoneel hoeft niet meer zelf mee te typen. Die vrijgekomen tijd kan het zorgpersoneel meteen inzetten, want de werkdruk in de zorg ligt hoog: er is altijd wat nuttigs te doen. Heel fijn, maar dit betekent ook dat het teruggaan naar de tijd van vóór de AI-tool bijna onmogelijk is. Je zet die stap dus pas wanneer je praktisch zeker weet dat het een succes wordt.”
Aan de andere kant kan te weinig doen ook problemen veroorzaken. “Soms kun je nieuwe techniek niet negeren. Denk bijvoorbeeld aan generatieve AI-tools. Doe je niets, dan experimenteren je medewerkers er zelf mee, met alle risico’s voor je bedrijfsdata van dien.”
De kunst is dus om te bepalen wélke veranderingen je omarmt en hoe snel je actie onderneemt.
"De veranderknop is de belangrijkste knop die je als CIO hebt" - Tom de Boer, strategisch consultant
Effectief met de veranderknop omgaan
Om als CIO effectief met de veranderknop om te gaan, deelt Tom vijf belangrijke strategieën:
1. Omring jezelf met de juiste mensen
Bouw een netwerk van specialisten en collega’s op die je kunnen helpen en adviseren. Dit kunnen interne experts zijn, zoals HR-partners, enterprise architecten en business-IT-consultants, maar ook externe adviseurs en leveranciers. Hun input helpt je om keuzes te onderbouwen en veranderingen soepel te implementeren. Zoals Tom het zegt: “Een goed netwerk is een sterk begin.”
"Je kunt wel hippe technologie aan hebben staan, maar als je organisatie er niet klaar voor is, profiteer je er niet van" - Tom de Boer, strategisch consultant
Lees ook: Hoe je als CIO een digitale transformatie succesvol maakt
2. Ken je organisatie
Als CIO houd je je allang niet meer alleen bezig met de ict-kant. Als het goed is ben je ook goed op de hoogte van het reilen en zeilen binnen de business.
Tom: “Verdiep je in de organisatie. Anders is het lastig inschatten of het bedrijf klaar is voor een bepaalde verandering. Het gaat niet alleen om de ict-systemen of budgetten, maar ook om hoe medewerkers omgaan met de nieuwe techniek. En wegen de kosten op tegen wat de verandering oplevert?”
Hij geeft een voorbeeld: “Bij een zorgorganisatie kan Copilot een geweldige tool zijn voor management-ondersteunend personeel. Maar voor zorgpersoneel dat al moeite heeft met de basics van computerwerk? Geen goed idee. Op papier lijkt het misschien een match, maar als je je mensen kent, zie je waarom dat niet werkt.”
Verder wijst Tom erop dat veranderingen op het gebied van ict steeds ingrijpender worden. “Neem bijvoorbeeld het inzetten van een AI-tool. Het lijkt misschien ‘maar’ de implementatie van een tool, maar in werkelijkheid gaat het om een nieuwe manier van werken. Een training is vaak niet meer genoeg.”
Tom legt uit dat dit te maken heeft met de driehoek mens, proces en techniek. Heb je technisch meer of andere mogelijkheden, dan verandert het proces dat je volgt en moet je als mens je gedrag daarop aanpassen.
Neem bijvoorbeeld de AI-tool voor medische verslagen: de zorgmedewerker hoeft minder stappen te zetten in dit proces, want de tool maakt de vertaalslag van gesprek naar medisch verslag. Dit betekent wel de zorgmedewerker haar gedrag op dit proces moet aanpassen: dingen die ze normaal misschien op zou schrijven of zou onthouden, moet ze nu meteen uitspreken.
Tom: “Wanneer een enkel proces verandert, kan een training of een aangepaste werkinstructie voldoende zijn. Raakt de verandering alle bedrijfsprocessen? Dan moet je echt Organisational Change Management (OCM) inzetten.” Lees meer over OCM in de praktijk of hoe je verandermanagement bij een cloudtransitie inzet.
3. Laat je nieuwsgierigheid je gids zijn
Het is belangrijk om trends in de gaten te houden, maar blijf ook kritisch. Tom legt uit: “Als het goed is, ben je nieuwsgierig en gebruik je je gezond verstand. Dan ga je vanzelf naar de juiste events, blijf je op de hoogte, en prik je door hypes heen. Maar luister niet alleen naar de Gartners van deze wereld. Je kunt wel hippe technologie aan hebben staan, maar als je organisatie er niet klaar voor is, profiteer je er niet van.”
"Als CIO spreek je meerdere talen. Je moet de ander mee weten te krijgen door hun ‘taal’ te spreken." - Tom de Boer, strategisch consultant
4. Spreek de taal van de ander en maak complexe zaken simpel
Als CIO spreek je als het ware meerdere talen. Je praat financieel met de CFO, strategisch met de CEO en over het versnellen van de time to market met de CCO. Je communiceert effectief met de verschillende niveau’s binnen de organisatie en daarbij kun je helder uitleggen waarom je een bepaalde keuze maakt. “Je moet complexe zaken simpel kunnen uitleggen, zodat ook iemand zonder technische achtergrond het begrijpt. Je moet de ander mee weten te krijgen door hun ‘taal’ te spreken. Dat zie ik als een van de belangrijkste taken van een CIO.”
Ben je met een verandering bezig, dan moet je de juiste mensen weten te mobiliseren. Soms komt het sterker over als een ander het gezicht van de verandering is. Krijg jij de CEO op de zeepkist met het juiste verhaal? Je trekt daarbij een blik overtuigingskracht open en speelt in op je publiek – want jij weet wat zij belangrijk vinden (je weet wel, ‘2: ken je organisatie’).
5. Vind creatieve oplossingen
Soms is een verandering niet langer tegen te houden, terwijl je weet dat je minder technische medewerkers er nog niet mee om kunnen gaan. Of het invoeren van nieuwe ict-middelen pakt toch anders uit dan verwacht. Dan komt creativiteit goed van pas om de verandering toch succesvol te maken. Tom deelt enkele voorbeelden:
Oud-zorgmedewerkers als business-it-consultants: “Een zorgorganisatie heeft oud-personeel ingezet als business-it-consultants om zorgmedewerkers te helpen bij de verandering. Zij kennen de zorg heel goed en konden daardoor een brug slaan tussen de organisatie en ict.”
Expert community inzetten: “Een ander voorbeeld is de creatieve inzet van een expert community, medewerkers die niet binnen ict werken maar er wel handig in zijn. We hadden samen met de klant een Teams-kanaal aangemaakt waar deze ‘experts’ simpele ict-vragen beantwoordden. Hierdoor hoefde de servicedesk zich daar niet mee bezig te houden en konden zij zich richten op complexere problemen. Dat werkte goed.”
Bijblijven draait om balans
Als CIO draait alles om balans. Je wilt veranderingen omarmen, maar alleen als ze op het juiste moment komen en ook daadwerkelijk wat opleveren. Dit vraagt om goede kennis van je organisatie, een sterk netwerk, nieuwsgierigheid, en soms wat creativiteit. Zoals Tom zegt: “De veranderknop is de belangrijkste knop die je als CIO hebt. Wees er zuinig op, maar vergeet niet om eraan te draaien als het nodig is.”
Als CIO goed op de hoogte blijven?
Lees ook deze verhalen:
