In vijf stappen uw ict-team versnellen

De zakelijke ict-markt is sneller dan ooit aan het vernieuwen, aangejaagd door Microsoft Windows 8.1, Apple iOS 7, tablets, pc's, auto updatende apps, smartwatches en het "internet der dingen". Organisaties kunnen hun ict-team versnellen met bijvoorbeeld nieuwe apps voor bestaande deelprocessen of door gebruik te maken van vernieuwde interfaces.

Zo werken Windows 8.1 en office 2013 echt sneller en fijner dan XP of 2003 en ook al ten opzichte van Windows 7. En die app voor uw CRM zorgt ervoor dat de accountmanagers ook op de parkeerplaats van de klant hun administratie kunnen bijwerken. Daarnaast betaalt u met de nieuwste licentievormen vaak al voor de laatste versie. Voordeel dus waar wel voor betaald wordt, maar die nog niet gebruikt wordt.

Veel ict-afdelingen vinden het moeilijk om een antwoord te vinden op deze versnelling op functionaliteitsniveau in de markt. Hieronder vindt u vijf eenvoudige en structurele manieren om deze impasse te doorbreken.

1. Overzicht van afhankelijkheden

Reden nummer 1 waarom ict vaak op slot lijkt, is dat de organisatie werkt met toepassingen die verbonden zijn met drie tot vijf andere oplossingen. De complexiteit neemt toe bij een toenemend aantal applicaties. En ook met weinig toepassingen ontstaat snel een ondoorzichtig beeld. Dit leidt tot vaagheid, overbodige voorzichtigheid, traagheid of zelfs stilstand en uiteindelijk een slecht beeld van de ict-afdeling. Terwijl dat helemaal niet hoeft.

Een eenvoudige afhankelijkhedenmatrix zorgt voor een overzicht van welke applicatie waar op hangt.  Vraag dit overzicht aan de ict-collega met een praktische architectenrol. Deze collega kan inhoudelijk leiding geven, geeft inzicht in hoe het ict-infrastructuur- en toepassingenlandschap in beweging kan blijven met bijvoorbeeld een upgradevolgorde.

2. Verwijder de bottlenecks één voor één

Op zo'n overzicht van afhankelijkheden kunt u de Theory of Constraints (TCO) loslaten. Één applicatie of applicatieleverancier is het traagst. Die beweegt zich niet mee met de "markt", houdt de totale snelheid van upgraden tegen en/of blijft het liefst werken met oude technieken. Ga met deze leverancier in gesprek. Stel nieuwe eisen, vraag om een roadmap of zoek een andere oplossing die wel meebeweegt. Makkelijker gezegd dan gedaan, maar het vermogen van meebewegen in de markt is vaak ook een teken of de leverancier meegroeit met de ontwikkelingen van uw organisatie.

Haalt uw organisatie toch voldoende meerwaarde uit die oplossing en wilt of kunt u echt niet versnellen, accepteer. Pas de snelheid aan aan de upgradesnelheid van de "traagste" app. Vertel uw organisatie: "deze app doet dit voor ons bedrijf en dat is voordeliger dan wat een hoger meebeweegtempo ons oplevert". Doe dit het liefst duidelijk en een paar keer, zodat het ict-team geen tijd verspilt om deze boodschap keer op keer uit te leggen.

Lukt het uw wel met deze toepassing? Pak de volgende bottleneck aan.

3. Automatiseer updates, upgrades en distributie

Ooit heette ict automatisering. Maar lang leek het erop dat we vergaten onszelf te automatiseren. De automatisering van ict-vernieuwing is nu meer dan ooit mogelijk. Er zijn tientallen toepassingen die na vijf tot tien jaar ontwikkeling volwassen zijn en voordeliger dan ooit. Een aantal bekende zijn: App-V, System Center, group policy, Windows Intune, Auto-it, Novell's Zenworks Configuration management, WSUS en msi's. Windows 8.1 kan sneller, flexibeler en automagischer installeren met bijvoorbeeld MDT dan het oude imagen of oudere Windows-versies. Ook nieuwe hardwareconfiguraties, zoals de hippere pc's, tablets en laptops, toevoegen aan een standaardbedrijfsinstallatie is makkelijker dan ooit.

Daarbij, wees praktisch en houdt uzelf niet tegen met teveel procedures. Niet voor alles is een testomgeving nodig. Prioriteer systemen en applicaties in de afhankelijkhedenmatrix. Laat de automatische updates eerst los op de "lagere-prio-systemen" en een paar dagen later, uiterlijk een maand, los op de productieomgeving.

Vergeet niet bij de uitvoer van punt 2 (bottlenecks) de leverancier te vragen de installaties/updates zo makkelijk mogelijk te maken, bijvoorbeeld met als package voorbereide updates.

4. Slow whoop / fast whoop

Of in het Nederlands, lange slag tegenover korte slag. Ict-teams zijn vaak alleen ingericht om kort-cyclisch problemen of incidenten te verhelpen. De alarm- of waan-van-de-dagmodus is geen onbekende. Eén van de weinige processen dat vaak volledig is ingericht, is incidentbeheer, met als variatie het prio-1-proces. Release- en changemanagement zijn vaak niet, of met teveel waarborgen ingericht.

De oplossing: zorg bewust voor een lange-slag-motor in het ict-team. Veel ict-afdelingen zijn kleiner dan tien collega's. Te klein voor een eigen projectenafdeling. Maar niet te klein om explicieter om te gaan met de rollen binnen het team. Een ludieke manier om hiermee om te gaan is, om naast de systeembeheerder van de dag, die de incidenten in de gaten houdt, aanvullend daarop een beheerder aan te wijzen die deze maand voor de updates en vernieuwing zorgt. Rouleer deze wijzigingsrol, maar plan hem bewust in.

Maak van wijzigingen een gewoonte en ga mee met alle nieuwe versies. Overslaan is vaak toch geen optie, vanwege het upgradepad. En veel kleine stappen (en kleine foutjes) zijn makkelijker dan grote upgrades. Rol uit na een korte test en wees niet te bang voor bugs of fouten.

De voordelen, nieuwe mogelijkheden, mooiere interfaces en goed gevoel over verbeterd meebewegen, wegen in de lange slag altijd op tegen de tijdelijk lastige bugs en foutjes.

5. Teams die voor andere collega's zorgen…

...hebben zelf aandacht nodig. De daily of huddle is allang niet alleen voor programmeerteams of lean-verbeter-teams in fabrieksprocessen. Kom dagelijks 15 minutes kort bij elkaar om uit te wisselen wat er gaat gebeuren, te weten wat de problemen zijn waar collega's zelf niet makkelijk uitkomen, checken of er iemand nog werkt aan de "lange slag" en vooral: geef uw ict-team dagelijks lef om stappen vooruit te zetten.

Helmut Baars is projectmanager en adviseur bij OGD ict-diensten.