ICT-werkzaamheden hoeven 's zomers niet stil te liggen

In de zomermaanden is het vaak rustig op kantoor en komen sommige projecten tijdelijk stil te liggen. Vaste medewerkers genieten van hun welverdiende vakantie en organisaties kiezen, als er minder bezetting beschikbaar is, logischerwijs voor primaire werkzaamheden. Projecten komen even op de tweede plaats en worden na de zomer weer opgepakt. Toch hoeft dat voor de ict niet zo te zijn. Onze ervaring is juist dat rustige perioden op kantoor mogelijkheden bieden.

Zomerprojecten

De zomer is, in tegenstelling tot wat u misschien zou verwachten, juist het ideale moment om geplande projecten uit te voeren of om kleine dingen die zijn blijven liggen aan te pakken. Wijzigingen in de ict geven minder overlast omdat er weinig mensen op kantoor zijn. Een inventarisatie, werkplekupgrade of zelfs kabelmanagement op de werkplekken is zo gedaan. En wanneer uw medewerkers terugkomen van vakantie kunnen ze aan de slag op een opgeschoonde werkplek.

Er is veel mogelijk op het gebied van projecten tijdens (of na) de zomer. Denk hierbij bijvoorbeeld aan werkplek- of servermigraties, het ontwikkelen van bedrijfsspecifieke software of het overstappen naar de cloud met Officium, de managed hostingdienst van OGD. Ook wanneer u uw systeembeheer, helpdeskbezetting, of een ander onderdeel van uw ict wilt uitbesteden is de zomer een goed moment om de overstap te maken.

Vakantievervanging

Ook de medewerkers van ict-afdelingen en servicedesks hebben recht op hun vakantie. Maar omdat zij een belangrijke taak hebben en over specifieke kennis beschikken is het wel belangrijk dat hun afwezigheid wordt opgevangen. Als er bijvoorbeeld een probleem ontstaat met uw netwerk of werkplekken net in die week dat alle beheerders ziek of op vakantie zijn, kan dat zomaar betekenen dat het werk plotseling stil komt te liggen. Onze ervaring is dat dit soort problemen met een vooruitziende blik makkelijk te voorkomen zijn.

Voor de meeste helpdesks geldt dat ze ook goed door anderen bezet kunnen worden. Door parttime zomerkrachten bijvoorbeeld. Denk aan handige studenten die graag een zakcentje willen bijverdienen. Daarnaast zijn er over het algemeen voldoende ervaren beheerders beschikbaar die uw systemen draaiende en veilig houden. Zij zijn snel ingewerkt en laten dus voldoende ruimte voor uw vaste beheerders om een paar weekjes weg te gaan. Bij terugkomst werkt alles als vanouds en nemen medewerkers hun eigen werkzaamheden gewoon weer over.

Op volle sterkte komen

Waar veel organisaties in de zomer soms wel twee maanden stil staan, raden wij u aan om de zomer te gebruiken om weer op volle sterkte te komen. Wanneer u de zomermaanden gebruikt om kleine openstaande zaken, projecten of migraties juist af te ronden, houdt u tijd over in uw planning van het najaar. Op die manier benut u de ruimte in uw rustige kantoor letterlijk en figuurlijk.

Heeft u al plannen voor deze zomer? Wij leggen onze planning graag naast de uwe om te horen hoe u het beste uit deze zomer gaat halen.

"OGD heeft afgelopen zomer voor ons het project 'uitrol nieuwe werkplekken' uitgevoerd. De projectaanpak, de invulling met studenten en het resultaat van de uitrol hebben ons in de zomer ontzorgd en het was nog gezellig ook."

Mw. Aria Kleywegt, Bouwend Nederland, over een zomerproject in 2010