Overstappen naar Google Apps

Google Apps is een belangrijke clouddienst die steeds meer aan populariteit wint. Steeds vaker stellen onze klanten vragen over wat overstappen naar Google Apps hen kan opleveren en hoe zij kunnen overstappen. In dit artikel zet OGD'er Bas Lips de belangrijkste overwegingen voor een overstap op een rij.

Het gebruik van Google Apps biedt verschillende voordelen. Het is vaak voordeliger dan het gebruik van Microsoft Office, de bestanden en applicaties van gebruikers zijn overal toegankelijk en het is eenvoudig in gebruik en beheer. Omdat met het gebruik van Google Apps een deel van het ict-beheer wordt uitbesteed aan Google is tegelijkertijd een besparing mogelijk op het beheer. Het is echter belangrijk om na te denken over hoe goed Google Apps aansluit op de eigen organisatie.

Microsoft Office

De meeste kantooromgevingen werken met Microsoft Office, maar Google Apps is niet volledig compatibel met Office-documenten. Zo kan de opmaak van Office-documenten misschien niet correct worden weergegeven wanneer deze met Google Apps worden bewerkt en opgeslagen.

Een alternatief is Google Cloud Connect voor Microsoft Office. Daarmee kunnen Office-documenten worden bewerkt in Office en worden de documenten in de cloud opgeslagen. Het nadeel is dan dat de documenten niet in de webbrowser te bewerken zijn. Als de compatibiliteit met Office erg belangrijk is kan de concurrerende clouddienst Office 365 van Microsoft een beter alternatief zijn.

Als u Exchange en Outlook wilt blijven gebruiken biedt Google software die Google Apps met deze Microsoft producten kan integreren. Maar indien u Exchange en Outlook niet langer nodig heeft dan biedt de applicatie Gmail van Google Apps een prima gebruikservaring met een webbrowser. Als u niet wilt stoppen met Exchange en Outlook dan is ook op dit punt Office 365 misschien een betere keuze.

Bestanden delen

Binnen de meeste organisaties worden bestanden gedeeld via opslag op het eigen netwerk en bepaalt de organisatie hoe dat gaat. Rechten en toegang worden van bovenaf opgelegd en toegekend. Bij Google Apps is het precies andersom: gebruikers plaatsen bestanden en delen deze met de personen of groepen waarmee ze het willen delen.

Dit is een flinke omslag in de werkwijze. Het een-op-een overzetten van bestanden naar Google Apps is daardoor ook niet mogelijk. Voor gebruiker zal de gewenning van korte duur zijn, maar de organisatie zal zich meer moeten aanpassen. Het gevoel van controle en overzicht kan verdwijnen. Deze omslag moet een organisatie bereid zijn te maken.

Integratie met de bestaande omgeving

Google Apps voorziet voornamelijk in applicaties en functionaliteit voor de gebruikers. Voor beheer van de lokale omgeving is men nog aangewezen op andere oplossingen. Zo blijft er de noodzaak voor een oplossing voor beheer en beveiliging van bedrijfscomputers, printerbeheer en mogelijk applicaties welke niet vanuit Google Apps worden aangeboden.

Google Apps levert de gebruikers ook een extra gebruikersnaam en wachtwoord op naast hun bestaande account op het organisatienetwerk. Dit is op te lossen door de authenticatie van de organisatie te koppelen met Single sign-on van Google Apps. Dit voorziet gebruikers in één gebruikersnaam en wachtwoord, ongeacht of ze op kantoor op de computer of op Google Apps inloggen.

Wel of niet overstappen?

Het is duidelijk dat de omgeving waar organisaties in werken de nodige aanpassing vereist van de werkwijze van de gebruikers én de organisatie voor het gebruik van Google Apps. Als u nog meer vragen heeft over de overstap naar Google Apps of advies nodig heeft, neem dan contact met ons op. We kunnen voor u onderzoeken of uw organisatie baat heeft bij de overstap naar Google Apps of andere clouddiensten en hoe uw organisatie het beste kan overstappen. U kunt ons bellen op 015 7822000 en vragen naar accountmanagement.