Ervaringen met de cloud: wat klanten vinden van 1ict

Welke ervaringen hebben klanten met onze cloudwerkplek 1ict? In deze blogpost lees je over de klantervaring van Stichting Welzijn Divers, een maatschappelijk dienstverlener in Den Bosch. Sinds februari 2017 zit de stichting via OGD in de cloud. En dat bevalt overwegend goed. “Wat ik heel prettig vind is dat ik iedereen nu met een laptop zie lopen. De werknemers zijn mobieler geworden”, vertelt Luc Budel, manager bedrijfsvoering bij Welzijn Divers.

Mobiliteit en gegevensbescherming

Eerder werkte men bij Welzijn Divers op kantoor met vaste computers. Nu werken de medewerkers op wisselende locaties met laptops. “Het flexibel werken is veel makkelijker”, vindt Budel. “Onze mensen werken steeds vaker op afstand: ze nemen hun laptop mee en kunnen zo inloggen, op een veilige manier.” Op deze manier werkt men dichter bij de doelgroep. En het bespaart veel tijd.

Ook binnen het hoofdkantoor zag Budel de mobiliteit groter worden: “Eerder moest je bij elkaar langs op de werkplek en dan stoorde je vaak andere collega’s. Nu kun je samen overal in het pand overleggen, met alle bestanden online bij de hand. Dat vind ik een grote verbetering.”

Mobiliteit en grondige gegevensbescherming zijn belangrijke redenen dat Welzijn Divers overschakelde op de cloud. De aankomende wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) speelde hierin een rol. Met 1ict is data stevig beveiligd, binnen én buiten de kantoormuren. Dit neemt bedrijven werk uit handen. “Bijvoorbeeld met dat gedoe over ransomware afgelopen zomer”, legt Budel uit. “De volgende dag kreeg ik meteen een mailtje van OGD: ‘We zijn ermee bezig’. Dan weet ik: ik hoef me daar niet druk om te maken.”

Implementatie en adoptietraject

De implementatiefase viel volgens Budel mee: “Technisch gezien is er veel gebeurd in korte tijd. Toch konden de medewerkers gewoon doorgaan met hun werk: alles functioneerde.” Welzijn Divers stelde met OGD een klankboordgroep samen. Deze dacht mee over de optimale inrichting van de online werkplek. De medewerkers kregen van OGD een training over de werking van de applicaties binnen 1ict. En de secretaresses volgden daarnaast een verdiepende training van OGD om de overige collega’s extra te kunnen ondersteunen.

In de basis merken medewerkers weinig verschil bij overschakeling op 1ict. Het uitvoeren van kerntaken als mailen, registreren en tekstverwerken blijft vaak hetzelfde. “De cloudwerkplek is hartstikke goed ingericht, het klopt technisch helemaal”, zegt Budel hierover.

Toch omschrijft hij de fase na de implementatie als uitdagend. Het wennen aan het werken met laptops vroeg meer van medewerkers dan hij vooraf had verwacht. Ook het eventuele gebruik van nieuwe, extra applicaties als SharePoint en Skype kan een beroep doen op het aanpassingsvermogen van medewerkers: “Niet alle programma’s zijn even makkelijk voor mensen die minder affiniteit hebben met computers. Dit merk je vaak pas als je er na de implementatie écht mee gaat werken”, legt Budel uit. “Onderschat de gebruiker niet en neem hem mee in het hele proces”, raadt Budel andere klanten daarom aan.

Op basis van deze uitdagingen heeft OGD een stappenplan gemaakt om de gebruikers van Welzijn Divers zo goed mogelijk te ondersteunen in de nieuwe werkwijze. Nu, een jaar later, kunnen zij goed uit de voeten binnen de cloudwerkplek, ook al benut nog niet iedereen alle opties: “Het functioneert, mensen kunnen hun werk doen”, zegt Budel.

Kostenbesparing

Als ander voordeel van 1ict noemt Budel de mogelijkheid om de kosten per applicatie en per medewerker te schalen. Welzijn Divers betaalt hierdoor alleen voor de diensten die zij ook echt gebruikt. De grote groep vrijwilligers van de stichting heeft bijvoorbeeld alleen Microsoft Office nodig in plaats van het uitgebreide pakket dat de kantoormedewerkers gebruiken.

“Met 1ict kun je voor zo’n groep gebruik maken van een simpel en goedkoop Microsoft-account. Anders had ik een Citrix-licentie nodig én een Microsoft-licentie en nog één voor de Firewall. Dan waren we meer dan 1000 euro kwijt per vrijwilliger. Nu hebben we een licentie van 1 euro per vrijwilliger per maand”, legt Budel het verschil uit.

Technisch ontzorgd

Luc Budel merkt dat het werken met 1ict hem als manager zorgen uit handen neemt: “Als een medewerker een computerprobleem heeft, neemt hij gewoon zelf contact op met de servicedesk van OGD. Ik word daarin ontzorgd.” Het feit dat software-updates automatisch en ongemerkt worden uitgevoerd vindt hij een ander voordeel van 1ict: “Voordat we in de cloud zaten was dat nog weleens een issue. Dan moest iemand bijvoorbeeld ’s avonds een presentatie geven, maar kon dat niet vanwege een geplande software-update. Dat probleem is nu verholpen, we merken er niks meer van.”

Gebruikersondersteuning

Op afstand
OGD levert 1ict met gebruikersondersteuning op afstand vanuit de eigen Shared Servicedesk (SSD). Eerder liep er een aantal vaste systeembeheerders van OGD rond op het kantoor van Welzijn Divers. Nu bellen medewerkers bij technische vragen of problemen met ondersteuning op afstand. De nieuwe situatie is volgens Budel in veel gevallen een verbetering. De SSD van OGD verzekert continue bereikbaarheid: wanneer medewerkers een probleem hebben krijgen zij direct iemand aan de telefoon. Eerder moesten gebruikers soms langer wachten: de eigen beheerders waren regelmatig net even bezig of van hun plek.

Wel mist de kleine groep medewerkers die vast op kantoor werkt de oude systeembeheerders soms. “Zij wisten van de hoed en de rand; zij kenden onze organisatie goed. We hebben nu niemand meer in huis die echt veel van computers weet”, legt Luc Budel uit. Organisaties kunnen er daarom voor kiezen naast de gebruikersondersteuning op afstand één of meer beheerders op de eigen locatie te houden.

Afhandeling van meldingen
Over het beantwoorden van standaardvragen is Divers tevreden: “Als mensen bijvoorbeeld een wachtwoord kwijt zijn loopt dat gewoon goed”, vertelt Budel. Maar het oplossen van niet-standaardvragen door OGD duurde het afgelopen jaar soms te lang of het gebeurde niet gestroomlijnd genoeg. Dit zorgde dan voor ongenoegen onder wachtende eindgebruikers.

OGD heeft deze feedback erkend en de communicatie bij meldingen verbeterd door de changemanager direct met de gebruikers te laten schakelen. Ook heeft OGD de communicatie over doorlooptijden verbeterd. Budel merkt dat de afhandeling van niet-standaardmeldingen daarna duidelijk is verbeterd: ”Dat is wel goed opgepakt. Ik merk dat er extra hard aan is getrokken.”

Al met al is Welzijn Divers blij met 1ict en de veilige, geïntegreerde en mobiele manier van werken. “Ik ben positief over de toekomst van het project”, stelt Budel.

Ben je benieuwd hoe 1ict voor jouw organisatie kan werken? We komen graag bij je langs voor een vrijblijvend adviesgesprek. Hierin kun je al je vragen stellen en bekijken we de mogelijkheden op maat. Bellen kan natuurlijk ook!