Waarom samenwerking tussen ict en de interne klant zo belangrijk is

Waarom is het vaak een uitdaging om de interne klant (business) en de ict-afdeling binnen een organisatie constructief te laten samenwerken? Wat kunnen bedrijven anders doen ter verbetering van de relatie van business en ict en wat levert het op? OGD en GamingWorks organiseerden gezamenlijk een workshop voor klanten, waarin we samen op zoek gingen naar de antwoorden op deze vragen. En wat is nu een leukere manier om dit te doen dan door middel van een spel? In deze blogpost delen we de inzichten van de deelnemers. Een belangrijke conclusie: niet het oplijnen van de afdelingen bleek het grote probleem, maar de samenwerking tussen business en ict. Daarnaast ontdekten de spelers hoe belangrijk het is om de 'wij en zij'-cultuur tussen de afdelingen te veranderen.

Grab@Pizza business-simulatiespel

We gebruikten het business-simulatiespel Grab@Pizza om te ontdekken wat 'business en ict-alignment' werkelijk betekent. Hierbij speelt een team de verschillende business- en ict-rollen in de fictieve organisatie 'Grab@Pizza'. Zij moeten samenwerken om waarde te creëren voor de organisatie. Dit kan door een aantal digitaal ingeschakelde strategische bedrijfsinitiatieven in te zetten. Tegelijkertijd is het, net als in het echt, belangrijk om de tijd en de continuïteit van bestaande diensten te waarborgen. Het spel heeft een aantal spelrondes. Na elke ronde reflecteert het team op de prestaties, zodat zij deze tijdens de volgende rondes kunnen verbeteren.

Op deze manier ontdek je hoe de samenwerking tussen beide bedrijfstakken kan worden verbeterd, en welke rol business relationship management (BRM) hierin speelt. Ook kun je de simulatie gebruiken om binnen organisaties draagvlak te creëren voor BRM, huidige BRM-mogelijkheden te beoordelen, of een roadmap te maken om BRM te implementeren binnen je bedrijf.

Verloop van het spel

De eerste spelronde maakte de pijnpunten direct duidelijk. De relatie tussen business en ict was al snel gespannen. Er was gebrek aan wederzijds begrip, de teamleden waren het oneens over de strategische doelen en er was geen duidelijke sturing. Dit kwam door gebrek aan onderlinge communicatie door zogenaamde ‘silo's’: onzichtbare muren tussen de afdelingen die informatie-uitwisseling tegenhouden. De visie die de meerderheid bleek te hebben op BRM was hier een oorzaak van. De teamleden spaken over business en ict als twee losse eenheden. Dit bleek voor problemen te zorgen: er was geen gezamenlijke missie en er werd geen overeenstemming bereikt. Grab@Pizza kon niet verder groeien. De deelnemers herkenden deze ervaringen uit de werkelijke dagelijkse operatie.

Na een evaluatie richtte het team zich in de volgende ronden op het oplossen van deze problemen. De spelers ontdekten hoe belangrijk het is om samen prioriteiten te stellen en de schaarse middelen aan de hand daarvan beter in te zetten. Op basis daarvan stelden zij haalbare, gemeenschappelijke strategische doelen vast. De samenwerking werd soepeler en het werk verliep efficiënter. Ook bleek het samen bevorderen van waardecreatie veel effectiever te zijn dan wanneer de afdelingen dit los van elkaar deden. Groei werd weer mogelijk voor Grab@Pizza.

Het team visualiseert vakspecialiteiten, de dienstenportefeuille, de toewijzing van ict-middelen en de invloed van uitval en downtime.

Wat het oplevert

We vroegen de klanten aan het einde van het spel welke opgedane inzichten zij meenamen naar hun eigen organisatie. De belangrijkste punten die zij noemden:

• De noodzaak om vertrouwen te creëren tussen business en ict. Het beoordelen en verbeteren van de mogelijkheden om samen, als gelijken en met respect, gericht te zijn op één set gezamenlijke doelstellingen. Hiervoor is het nodig de onzichtbare muren te doorbreken en onderling goed te communiceren.
• Het belang van inzichtelijkheid van de juiste data voor beide afdelingen, om beslissingen te kunnen nemen die voor iedereen werken. Denk hierbij aan inzage in het bedrijfsportfolio, de bedrijfsresultaten, de portefeuille, een overzicht van (veranderende) prioriteiten en de reële impact van uitval. Maar ook inzicht in de creatie en het verlies van waarde (BRM) en het realiseren van voordelen ten opzichte van risico-optimalisatie (COBIT) bleek belangrijk te zijn.De noodzaak van een duidelijke beslissingsstructuur op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau, waar beide afdelingen achter staan.
• Het belang van een duidelijk kostenoverzicht van resources per dienst of product, om het tariferen en financieren van diensten te vergemakkelijken.
• De noodzaak van het spreken van een gemeenschappelijke taal.

Verrassen en inspireren

Aan het eind van de dag gingen de klanten -na een drankje in de zon- verrast en geïnspireerd naar huis. Het spelen van een goed simulatiespel geeft een diepgaand inzicht in een ingewikkelde situatie. Omdat je zelf direct begint met experimenteren, merk je al snel wat wel en niet werkt. Het zelf aan de slag gaan is boeiend, leuk en leerzaam. Door middel van het spelen van een simulatiespel krijg je snel veel inzicht en handvatten voor hoe het beter kan op een leuke en innovatieve manier.

Wil je binnen jouw organisatie ook meer waarde creëren door de samenwerking tussen ict en de interne organisatie te verbeteren?