Hoe bevalt cloudwerkplek 1ict bij klanten?

Wat vinden onze klanten in de praktijk van 1ict? Zorgt de cloudwerkplek van OGD voor een meer optimale werkwijze en grip op de kosten? En wat komt er kijken bij de implementatie? In deze blogpost geeft Bob Backers, directeur financiën en bedrijfsvoering bij Lisman Forklifts, antwoord op deze en andere vragen. Het Nederlandse familiebedrijf Lisman handelt internationaal in gebruikte machines voor intern transport. Sinds december 2017 is het bedrijf over op 1ict. En dat bevalt goed: "Het concept heeft zich voor mij bewezen", stelt Backers.

Reden overstap naar 1ict

Lisman schakelde om meerdere redenen over op 1ict. Ten eerste was het ERP-systeem van het bedrijf toe aan vervanging. Het was een on-premises-oplossing die niet flexibel aansloot op andere applicaties. Om het systeem toekomstbestendig te maken besloot Backers dat het een SaaS-oplossing moest worden, dus gehost vanuit de cloud. Daarnaast bracht hij de overige ict-inrichting van Lisman in kaart: "Hardware en servers van zo’n zeven jaar oud, plus een hoop licentiebeheer waar ik wel klaar mee was. In combinatie met de investering in nieuwe SaaS-applicaties was de keuze voor de cloud toen logisch."

Onze redenen om voor de cloud te kiezen waren opgeteld: het verbeteren van de beschikbaarheid, betrouwbaarheid en beheerbaarheid van de omgeving, én informatiebeveiliging", legt Backers uit

In de keuze voor de juiste cloudwerkplek vergeleek Backers 1ict van OGD met de clouddienst van een andere aanbieder. Hij legde de voorstellen naast elkaar en koos voor 1ict. Backers deed al langer zaken met OGD en was daarover tevreden: "Als we tegen dingen aanlopen komt OGD met suggesties die helder zijn en waar geen verrassingen in zitten. Ik heb alle vertrouwen in OGD", legt Backers uit. Begin december 2017 maakte Lisman de overstap.

Implementatie

De overschakeling op 1ict was volgens Backers soepel: "Het is goed verlopen. Als je kijkt naar de maandag dat we startten was het wel even hectisch en hadden we wat last van flikkerende beeldschermen. Maar alles deed het en we konden vanaf uur één gewoon doorgaan met heftrucks verkopen, hetgeen dat we doen." Lisman ging niet alleen over op 1ict, maar nam tegelijk ook het nieuwe ERP-systeem in gebruik. OGD integreerde dit systeem in 1ict. Een ‘Big Bang’ noemt Backers dit pakket aan verandering op één dag: "alles kwam hier mooi samen."

Optimalisatie met 1ict

Werkwijze en adoptie

De mogelijkheid om met 1ict altijd, overal en vanaf elke device te kunnen (samen)werken is volgens Backers voor medewerkers binnen bepaalde functies erg handig. Anderen hebben deze functionaliteit (nog) niet nodig. Verder veranderde er volgens Backers ondanks de ‘Big Bang’ niet veel voor de medewerkers met 1ict: "Het feit dat Office nu uit de muur kwam in plaats van uit servers die hier stonden, daar merken we verder niks van." Het enige andere dat nieuw was, was het werken met OneDrive en SharePoint. Maar met wat oefening en een training door OGD vindt iedereen hierin ondertussen aardig zijn weg.

"De adoptie onder de mensen was goed", vertelt Backers. "De gemene deler was: ‘Leuk, gaan we doen!’ En ik zie nu ook dat we benieuwd zijn naar extra mogelijkheden en met allerlei ideeën komen om verder te digitaliseren. Dat is mooi om te zien."

Beheer en eindgebruikersondersteuning

1ict neemt Backers werk uit handen: "Voorheen testte ik altijd aan het begin van de dag als eerste of alle hardware het nog deed; ik wilde wel dat iedereen zijn werk kon doen." Sinds Lisman over is op 1ict doet hij dat niet meer: "Want het systeem doet het, en dat ligt nu bij hele grote partijen.” In het begin vond hij het nog lastig het beheer helemaal los te laten, maar toen hij na een paar dagen merkte dat alles liep mailde hij rond: ‘Jongens, als je problemen hebt, bel of mail OGD’.

Nu een half jaar later, is Backers over het algemeen tevreden met de manier waarop OGD de omgeving van Lisman beheert. De eerste weken waarin 1ict draaide was het bij Lisman rustiger op kantoor vanwege de feestdagen. Toen de drukte in januari aantrok merkte Backers dat de doorlooptijden bij de OGD Servicedesk wat langer werden: "Toen heb ik wel eventjes aan de bel moeten trekken van: ‘Jongens, er duren nu een aantal dingen te lang’. Ik was toch weer tijd kwijt met het managen van calls en de voortgang, terwijl natuurlijk het idee was dat dat juist minder zou worden."

Dit werd volgens hem goed opgepakt door OGD: "Bij jullie service delivery manager kan ik mijn ei wel kwijt. Hij onderneemt dan ook actie en koppelt de juiste mensen aan elkaar, zodat hij snel voortgang laat zien." Backers is vol vertrouwen: "Volgens mij zitten we op het goede pad."

Veranderde rol ict-manager en grip op de kosten

Bob Backers merkt dat zijn rol positief is veranderd met de switch naar 1ict. Hij houdt zich nauwelijks nog bezig met operationeel ict-beheer en is nu vooral bezig op tactisch-strategisch niveau. Verouderde hardware en licenties zijn niet langer zaken waarover hij zich zorgen maakt en het ondersteunen van eindgebruikers wordt voor hem geregeld. Hierdoor kan hij zich nog meer richten op innoveren. "Je bent dan alleen maar bezig met optimaliseren, in plaats van met je zorgen maken", legt hij uit.

Zo maakt hij nu plannen om de gehele facturenstroom te digitaliseren: "Met de oude hardware en het platform dat we hadden, was ik daar huiverig voor. Want ik wist niet of de boel dat wel aankon."

"Nu hebben we een platform dat eindeloos uitbreidbaar is. We hebben in ons proces echt hele grote stappen gezet. 1ict is daarin een belangrijke enabler." 

Ook qua financieel beleid ziet Backers het verschil. Met 1ict kan hij realtime onbeperkt op- en afschalen in gebruik, per gebruiker en per applicatie. Hij zit dus niet meer vast aan lange, logge contracten: "Je hebt zicht op je gebruik en daardoor kun je de kosten blijven optimaliseren."

Conclusie

Al met al is Backers tevreden:

"Het feit dat je de standaard Office-applicaties en eigen applicaties in één werkomgeving aan je mensen kunt aanbieden, inclusief een werkende helpdesk: daarin heeft OGD wat mij betreft bevestigd de juiste partij te zijn. Dat wil niet zeggen dat alles elke dag 100 procent goed gaat. Maar ik kan dan altijd weer de juiste mensen bereiken om daarmee aan de slag te gaan. Met 1ict kunnen we stappen zetten om het werk slimmer, leuker en handiger met elkaar te doen. Aan ons de vraag welke vervolgstappen we nu als eerste gaan zetten.”

Nog een klantervaring lezen over 1ict? Stichting Welzijn Divers vertelt hoe 1ict bij hen bevalt en hoe het 1ict-adoptietraject eruit zag voor de medewerkers.

Benieuwd hoe 1ict ook voor jouw organisatie kan werken? We komen graag bij je langs voor een vrijblijvend adviesgesprek. Hierin kun je al je vragen stellen en bekijken we de mogelijkheden op maat. Bellen kan natuurlijk ook!