Het 1ict-adoptietraject op maat: de gebruiker centraal

Je hebt gekozen voor 1ict van OGD, maar wat nu? Allereerst, gefeliciteerd! Je gaat binnenkort genieten van de beste werkplek van Nederland!

We hopen dat je er klaar voor bent, want we gaan gelijk beginnen!

OGD weet als geen ander dat een overstap naar de cloud niet vanzelf gaat. Daarom maken we de overgang voor gebruikers zo makkelijk mogelijk met ons 1ict-adoptietraject. We maken dit op maat voor jouw bedrijf, zodat we aansluiten op jouw specifieke wensen.

Hieronder lees je meer over de verschillende aandachtsgebieden van het 1ict-adoptietraject.

De gebruiker centraal bij 1ict

Tijdens het 1ict-adoptietraject stellen we de gebruikers centraal. Daarom willen we hen eerst leren kennen. Via kennismakingsessies benoemen we de verschillende groepen gebruikers binnen jouw organisatie. We brengen in kaart hoe zij werkten vóór de transitie en welke verwachtingen zij hebben voor de toekomst. Hiermee geven we elke groep de juiste aandacht.

Vervolgens organiseren we een klankbordgroep met vertegenwoordigers uit elke gebruikersgroep. Belangrijke beslissingen over de inrichting en strategie van het adoptietraject bespreken en evalueren we met deze klankbordgroep.

Samen met de klankbordgroep brengen we de verschillende groepen gebruikers onder in persona’s. Persona’s vertegenwoordigen specifieke groepen gebruikers met eigen behoeften. Zo zorgen we dat de nieuwe werkwijze aansluit op de specifieke behoeften van elke groep gebruikers.

Voor elk persona houden we rekening met de volgende criteria:

• mobiliteitsbehoefte
• functionaliteitsbehoefte
• ondersteuningsbehoefte
• computerbehendigheid

Aan de hand van deze persona’s zoeken we vervolgens naar ambassadeurs binnen het bedrijf. Deze gebruikers werken graag met de nieuwste snufjes. We laten de ambassadeurs zo vroeg mogelijk kennis maken met de nieuwe werkplekken en we nemen hun feedback mee in de verdere uitrol van het project. Dankzij hun betrokkenheid en enthousiasme brengen de ambassadeurs de nieuwe werkplek ook alvast tot leven onder de medewerkers.

Communicatiecampagne

Om alle gebruikers van de juiste voorlichting te voorzien, bepalen we onze communicatiestrategie samen met de klankbordgroep. We bouwen een campagne om uw medewerkers voor te bereiden op de komende veranderingen. Door hen bewust te maken van de voordelen, creëren we een breed draagvlak voor de nieuwe werkplek.

OGD beschikt over een brede catalogus aan communicatievormen. Denk aan e-mailcampagnes, intranet-updates of allerlei gedrukt materiaal. De gekozen strategie verwerken we vervolgens in een communicatieplan. Alle uitingen zijn hierin terug te vinden: van nieuwsbrieven en informatiesessies tot demo’s en go-live flyers.

Opleiding en ondersteuning

Met op maat gemaakte gebruikerstrainingen bieden we de medewerkers een vliegende start. Basisonderwerpen als toegang, bestandsopslag en veiligheid komen aan bod, maar ook geavanceerdere onderwerpen zoals Excel voor gevorderden en Sharepoint functioneel beheer.

Op basis van de persona's stemmen we samen af welke sessies we aanbieden en hoe vaak. We raden aan om na de livegang nog een bezemklas te organiseren. Hiermee geef je medewerkers die de verandering hebben onderschat een kans om mee te kunnen komen. Naast de opleiding zelf bieden we ook naslagmateriaal. Zo kunnen gebruikers alles nog eens op hun gemak doornemen.

Hoe makkelijk we het ook maken, soms hebben gebruikers natuurlijk gewoon een vraag. Precies om die reden hebben we onze online support portal gebouwd. Deze portal is standaard onderdeel van 1ict en bevat antwoorden op allerlei vaak voorkomende vragen. Mocht een gebruiker de oplossing hier niet vinden, dan neemt hij rechtstreeks vanuit de portal contact op met onze persoonlijke servicedesk. Uiteraard is deze ook via telefoon en e-mail bereikbaar.

De livegang

Tijdens het adoptietraject zijn onze projectleiders en specialisten regelmatig bij je op locatie. Het plannen van vervolgstappen en het uitzoeken van details doen we het liefst samen. Op deze manier komen we niet voor verrassingen te staan en leren we elkaar gaandeweg steeds beter kennen.

Op de dag van de livegang zijn er floorwalkers aanwezig om de gebruikers te helpen. Onze floorwalkers zijn beschikbaar voor vragen, maar stappen ook actief op medewerkers af om te zien of ze ergens mee kunnen helpen.

Na de livegang maken we ruimte voor evaluatie. Samen met de klankbordgroep beoordelen we hoe het traject is verlopen en waar ruimte is voor verbetering.

Omdat we het 1ict-adoptietraject samen op maat maken, sluit het altijd aan bij de behoefte van jouw medewerkers. Ben je benieuwd naar hoe het 1ict-adoptietraject verliep bij een van onze klanten? Lees dan hier verder.