Gemeenten en het nieuwe werken: kiezen voor de weg van de minste weerstand

"Muziek verandert en artiesten die zichzelf keer op keer opnieuw uit kunnen vinden zijn de blijvers". Pharell Williams deed deze uitspraak laatst in RTL Late Night. Een uitspraak die van toepassing is op meerdere vakgebieden. Ook gemeenten zijn aan het veranderen en de gemeentelijke medewerkers zullen mee moeten veranderen om burgers en bedrijven optimaal van dienst te kunnen zijn. Dat is moeilijk. Weerstand ontstaat daar waar organisatorische verandering en gedragsverandering noodzakelijk is. Als gemeente wil je die weerstand zoveel mogelijk beperken, maar hoe doe je dat? Wij helpen je op weg.

Weerstand als gevolg van de veranderingen van vandaag

Het nieuwe werken staat hoog op de agenda van veel gemeenten en is onlosmakelijk verbonden met het plan om voor 2017 gedigitaliseerd te zijn. Maximaal faciliteren, stimuleren en verbinden is het doel. Lagere lasten, minder medewerkers en participerende burgers de uitdaging. Gemeenten gaan loslaten, niet meer dicteren en slechts de regie voeren. Intern betekent dit dat rollen en taken opnieuw worden verdeeld en vormgegeven. Als gevolg van de veranderende werkzaamheden, verandert ook de werkplek. En juist daar waar het om de werkplek gaat, treedt veel weerstand op. Dit heeft bij de ene medewerker te maken met de angst om het oude los te moeten laten. En bij de andere medewerker met angst voor de nieuwe situatie. Wil je als gemeente weerstand bij verandering van de werkplek beperken, dan zul je het volgende moeten doen:

Bepaal duidelijk je richting

Als gemeente bepaal je de richting. Je hebt een stip op de horizon gezet en het is belangrijk dat je medewerkers die stip ook zien. Het inzichtelijk maken van programmaboeken met daarin een missie, visie, doelstellingen en randvoorwaarden is niet genoeg. Het is van belang dat ook de medewerker snapt waarom er voor een bepaalde richting wordt gekozen. Geef de gemaakte keuzes context en zorg ervoor dat medewerkers begrijpen dat de weg die je gezamenlijk inslaat de beste optie is. Met het creëren van draagvlak ondervang je het grootste weerstandsrisico.

Betrek de medewerkers

Betrek de medewerker, wanneer het gaat om herverdeling van rollen en taken en uiteindelijke verandering van de werkplek. De medewerker weet wat er in de nieuwe situatie nodig is en wat er moet veranderen om tot het gewenste resultaat te komen. Geef je medewerkers hierbij wel een duidelijk kader en een duidelijk perspectief mee. Binnen de organisatie heeft iedereen straks rollen en taken, werkt men voor en met anderen, wordt er continu kennis en informatie uitgewisseld en is het dus niet alleen de persoonlijke voorkeur of gewoonte die de toekomstige werkplek bepaalt.

Stel je medewerkers de juiste vragen

Wel of geen iPad is niet de juiste vraag. Het gaat erom hoe de medewerker in staat is het beste uit zichzelf te halen en zijn of haar (nieuwe) rol het beste te vervullen. Vraag hem of haar om mee te denken. Wat doet de medewerker exact in zijn of haar (nieuwe) rol: werken, samenwerken, overleggen, service verlenen of een combinatie? Met wie doen ze dat? Wat is de beste locatie hiervoor? Wat zijn de werkzaamheden? Tot welke informatie moet er toegang zijn? Pas na al deze vragen gaat het om de techniek: Wat voor programma's gebruik je? Wat voor soort devices zijn ervoor nodig? Hierbij zijn functionaliteiten belangrijker dan een specifieke oplossing.

Blijf communiceren en maak de nieuwe situatie werkbaar

Het uiteindelijk loslaten van de vaste werkplek, een desktop of bepaalde werktijden kan ondanks de betrokkenheid nog steeds weerstand tot gevolg hebben. Zend duidelijk uit dat je medewerkers wil helpen om de juiste werkstijl te vinden. De randvoorwaarde is wel dat u als gemeente goed hebt nagedacht hoe u het regiemodel werkbaar gaat krijgen. Pas wanneer alle puzzelstukjes in elkaar passen en u de medewerker vanaf het begin af aan in het programma betrekt, erover informeert en helpt te veranderen wordt het nieuwe werken vanzelfsprekend en ook werkbaar.

Ict op de laatste plaats

Ict komt in deze blog op de laatste plaats en dat is niet voor niets. Je zult ons niet zo snel horen roepen dat vooruitstrevende techniek noodzakelijk is. De kracht van techniek is dat het uitdagingen kan oplossen en mogelijkheden biedt om efficiënter en effectiever te werken. Wij geloven dat een uitdaging in iedere organisatie anders kan zijn. Mens, techniek en omgeving zullen continu op elkaar afgestemd moeten zijn om optimale dienstverlening richting burgers en bedrijven te realiseren. Als ict-dienstverlener werken wij al ruim 25 jaar met passie en plezier aan alle techniek rondom de werkplek van nu. Voor ons staat techniek op één, maar bij onze klanten is het slechts één van de factoren die dienstverlening tot een succes maakt en daar zijn wij ons heel bewust van.