De 5 voordelen van SharePoint Online voor scholen

De meeste scholen hebben tegenwoordig wel 'iets' in de cloud staan. Het is per slot van rekening een stuk goedkoper om je spullen in een datacentrum te zetten dan in je eigen serverruimte. Een beperkt ict-budget is voor onderwijsinstellingen ook (extra) reden om te kiezen voor Office 365 Education – gratis voor onderwijsinstellingen. Begrijpelijk, want waarom zou je betalen voor iets wanneer je het ook voor niets kunt krijgen.

Maar blijkbaar werkt het niet helemaal zo. Er zijn bijvoorbeeld maar weinig scholen die hun lokale fileserver vervangen door opslagruimte in de cloud. Opvallend, zeker wanneer je bedenkt dat SharePoint Online voor onderwijsinstellingen een uitstekend, gratis alternatief is. Hoe kan dat? Zijn scholen misschien niet op de hoogte van de voordelen van SharePoint Online?

Wat is SharePoint?

SharePoint Online is het online samenwerkingsplatform van Microsoft. OGD-docent Thijs Leeuwenburgh:

SharePoint Online werkt met pagina's en apps. Ik vergelijk het zelf altijd met LEGO. De SharePoint-site is dan de LEGO-bouwplaat die dient als fundering voor een LEGO-bouwwerk. LEGO-blokjes zijn de apps. Die zijn er in alle soorten in maten en kun je combineren op jouw manier. SharePoint is zelfs nog beter dan LEGO. Want heb je een blokje nodig dat (nog) niet bestaat? Dan maak je er gewoon één.

1. Makkelijk online samenwerken met uw collega's

De kracht van SharePoint Online is dat het verschillende systemen en technieken eenvoudig samenbrengt. Zo kun je het inzetten als database of bestandsopslaglocatie en met meerdere mensen tegelijk aan het dezelfde document werken. Realtime, zodat wijzigingen direct zichtbaar zijn. Ook is het mogelijk om middels versiebeheer eerder opgeslagen versies van het bestand terug te halen.

2. Nooit meer afhankelijk van schoolcomputers

SharePoint Online is te bereiken vanaf ieder device met internettoegang. Medewerkers zijn dus niet meer afhankelijk van schoolcomputers. Ook kun je de meeste bestandstypes in de browser openen (Word-, Excel-, PowerPoint- en OneNote-bestanden kun je zelfs online bewerken).

3. Elke 12 uur een back-up van uw data

Wanneer u bestanden alleen lokaal opslaat loop je het risico dat wanneer de computer het begeeft, uw data verloren gaat. In principe geen probleem, mits u back-ups heeft van uw bestanden. En laat dat nou vaak niet het geval zijn. De meeste mensen maken namelijk geen back-ups, of doen dat niet consequent. Het fijne aan SharePoint Online is dat het iedere 12 uur automatisch een back-up van alle bestanden maakt en deze 14 dagen lang bewaart. Hoeft u zelf nergens meer aan te denken.

4. Snel en eenvoudig bestanden vinden met behulp van metadata

Metadata is simpel gezegd ‘informatie over informatie’. Metadata in SharePoint Online helpen u om bestanden snel terug te vinden. Op deze manier wordt het opslaan van bestanden in mappen of sub-mappen overbodig. Een kleine kanttekening: het opzetten van een goede datastructuur kan lastig zijn en kost wat tijd en moeite. De investering in tijd betaalt zich echter ruim terug.

5 . SharePoint Online is gratis

Wat moeten we er nog meer over zeggen. Voor scholen met Office 365 Education E1 is SharePoint Online gratis. En het doet niet onder voor een lokale fileserver. SharePoint online biedt zelfs veel meer mogelijkheden (over een tijdje ook onbeperkte opslag per gebruiker). Mocht u dus binnenkort uw oude fileserver willen vervangen, kijk dan ook eens naar SharePoint Online.

Goed voorbereid op het onderwijs van de toekomst

De overgang naar een cloudoplossing als SharePoint Online heeft invloed op de manier van werken van uw medewerkers. Het is daarom zaak dat u uw medewerkers goed voorbereidt op de nieuwe situatie. OGD verzorgt ook trainingen om deze overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen. Meer weten? Neem dan contact met ons op.

Het Calandlyceum werkt al een tijdje met SharePoint Online. Klik hieronder om hun verhaal te lezen.