AI implementeren: van visionaire ideeën naar waardevolle impact  | Deel 2

In deel 1 van deze reeks duiken we in de basisprincipes van AI-implementatie in je organisatie: van visie en procesanalyse tot het selecteren van de juiste toepassingen. Maar nu komt de echte uitdaging: hoe zorg je ervoor dat AI daadwerkelijk impact heeft en niet blijft hangen in proefballonnetjes en ongebruikte potentie? In dit tweede deel gaan we dieper in op de stappen die nodig zijn om AI effectief en verantwoord te integreren. Van het versterken van AI-geletterdheid tot het opzetten van een sterke databeheerstrategie. Maurice Zondag, Senior AI Business Consultant bij OGD, geeft je de tools en inzichten om AI niet alleen te implementeren, maar ook slim en schaalbaar te maken.

1. Visie en doelen bepalen (top-down)
2. Processen analyseren (bottom-up)
3. Betrek de juiste stakeholders
4. Selecteer kansrijke AI-toepassingen
5. Versterk AI-geletterdheid
6. Zet een databeheerstrategie op
7. Ontwikkel use cases en businesscases
8. Evalueer ethische en culturele impact
9. Meet de impact van AI
10. Bouw voort op succes en schaal slim op

Stap 5: Versterk AI-geletterdheid

Zorg dat medewerkers getraind worden in AI-tools en begrijpen hoe AI werkt. Hiermee verhoog je de AI-geletterdheid en krijg je een verantwoorde en soepele implementatie.

“Het doel is dat medewerkers de kracht en beperkingen van AI kennen,” zegt Maurice. Begin met eenvoudige toepassingen, zoals automatische samenvattingen van Teams-vergaderingen of hulp bij Word-documenten.

• Creëer een veilige leeromgeving waarin medewerkers kunnen experimenteren zonder angst om fouten te maken.
• Train actief in tools zoals Microsoft Copilot en ChatGPT. Verbieden heeft geen zin. Medewerkers gebruiken AI toch wel. Met training bied je juist grip, richting en veilig gebruik.
• Laat teams bijvoorbeeld oefenen met AI-gegenereerde samenvattingen van lange documenten. Zelfs sceptici raken vaak snel enthousiast als ze merken hoeveel tijd ze besparen.

Stap 6: Zet een databeheerstrategie op

AI werkt alleen met betrouwbare, toegankelijke en goed gestructureerde data. Zonder dat leiden AI-modellen tot verkeerde inzichten, bias en compliance-risico’s.

“Zorg dat kwaliteit, rechten en governance op orde zijn. Betrek daarom tijdig de CISO/BISO, compliance officers en data governance specialisten", zegt Maurice.

Concreet betekent dit:

• Maak schoon schip in systemen zoals SharePoint of je ERP: verwijder verouderde of dubbele documenten en breng structuur aan in mappen en metadata.
• Beheer de toegang tot data: zorg dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot gevoelige informatie, en leg vast wie wat mag gebruiken.
• Zorg voor compliance en governance: houd rekening met wet- en regelgeving zoals de AVG of NIS2, en leg beleid vast voor datakwaliteit, eigenaarschap en bewaartermijnen.

Stap 7: Ontwikkel use cases en businesscases

Als je eenmaal weet waar je AI wilt inzetten binnen je processen, is het tijd om dit uit te werken in concrete use cases. Zo breng je de praktische toepasbaarheid en het verwachte effect in kaart.

Een goede use case bestaat in ieder geval uit de volgende elementen:

• Doel: wat wil je bereiken met de AI-toepassing?
• Verwachte impact: welke verandering verwacht je in het proces of resultaat?
• KPI’s: hoe meet je succes? Denk aan tijdswinst, foutreductie of klanttevredenheid.
• Businesscase: wat zijn de verwachte kosten versus de baten?

Stap 8: Evalueer ethische en culturele impact

AI heeft impact op je cultuur, visie en manier van werken. “Stel daarom vanaf het begin duidelijke grenzen: wat mag AI wel en niet beslissen? En hoe bewaak je de menselijke maat?” zegt Maurice.

AI is niet vanzelf neutraal – het werkt met bestaande data, en die bevatten vaak onbewuste vooroordelen. Maurice geeft een veelgebruikt voorbeeld van Amazon, waar een AI-systeem vrouwelijke sollicitanten benadeelde door zich te baseren op eenzijdige historische gegevens. “Door kritisch te kijken naar de kwaliteit van je data en diversiteit in je AI-modellen, voorkom je ongelijke behandeling.”

Daarnaast is het noodzakelijk om je AI-toepassingen te toetsen aan de Europese AI Act. Maurice: “Deze wet categoriseert toepassingen op risico (laag tot verboden) en stelt eisen aan transparantie, datakwaliteit en menselijke controle. Zo voorkom je juridische - en reputatierisico’s. Zeker in sectoren als zorg en onderwijs is het belangrijk dat AI niet alleen technisch werkt, maar ook ethisch en maatschappelijk verantwoord is ingebed.”

Stap 9: Meet de impact van AI

Tijd om de impact van AI binnen de organisatie te meten. Maurice: “Stel vanaf de pilotfase KPI’s op, zoals kostenbesparing, tijdwinst en kwaliteit om de effectiviteit van AI te evalueren. Het is belangrijk om meetinstrumenten in te richten die vanaf het begin kunnen aantonen of de businesscase wordt gehaald.”

Gebruik dashboards en feedbackloops om continu te evalueren of AI het gewenste effect heeft. Blijf daarnaast op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en zoek actief naar kansen voor optimalisatie.

Verzamel ook feedback van medewerkers en stakeholders om te begrijpen wat goed werkt en waar verbetering nodig is. Zo kun je AI gericht doorontwikkelen en integreren in de organisatie.

Stap 10: Bouw voort op succes en schaal slim op

Werkt een AI-toepassing goed? Zet deze dan breder in binnen de organisatie om het effect te maximaliseren.

Maurice raadt aan om een AI-taskforce op te richten die kansen signaleert, experimenteert, evalueert en succesvolle toepassingen opschaalt. Deze groep houdt ook nieuwe AI-tools en ontwikkelingen scherp in de gaten.

“Blijf proactief,” zegt Maurice. “Anders gaan medewerkers zelf op zoek naar tools. En dat zijn niet altijd de juiste.” Door centraal regie te houden, zorg je voor veilige, effectieve en organisatiebrede AI-toepassingen.

Begin klein, denk groot

AI implementeren in je organisatie is geen sprint, maar een strategische marathon. Door gestructureerd te werk te gaan, van visie tot schaal, zorg je dat AI niet blijft hangen in losse experimenten, maar echt waarde toevoegt. Zet in op kleine, haalbare successen die het vertrouwen in AI vergroten. En vergeet niet: het lukt niet zonder de mensen in je organisatie. AI is geen vervanging, maar een versterking van hun werk. Investeer daarom in kennis, dialoog en eigenaarschap. Zo bouw je aan een toekomst waarin AI niet ‘iets van ‘ict’ is, maar een slimme collega in elke afdeling.