Wat is de beste Office-training: zelfstudie of een cursus?

Iedereen werkt met Microsoft Office. Het Office-pakket is zo algemeen, dat we soms vergeten onze eindgebruikers ermee te helpen. Want ze weten allang hoe je een brief moet opmaken in Word of formules moet bouwen in Excel… toch?

Nee dus. Zelfs medewerkers met veel kennis en ervaring hebben soms moeite met Office-vaardigheden. Het maakt niet uit hoe slim en handig je bent, als je voor het eerst met functionaliteit werkt, moet je een drempel over. Dat is zeker het geval als uw medewerkers gaan werken met een nieuwe versie van Office of Windows: waar zijn die oude vertrouwde functies gebleven en wat doen die nieuwe knopjes daar?

Merkt u bij uw gebruikers de behoefte aan training in het gebruik van Office? U heeft grofweg twee manieren om uw medewerkers op te leiden: u biedt ze zelfstudiemogelijkheden aan, of u biedt ze een hands-on cursus. Wat zijn de voor- en nadelen van deze twee manieren?

Zelfstudie: eigengereid in eigen tijd

Zelfstudie wordt steeds populairder. Er zijn honderden tutorials en YouTube-filmpjes die uitleggen hoe bepaalde functies in Word, Excel en PowerPoint werken. En er zijn online trainingen, sommige gratis, die een gebruiker door alle ins en outs rondleiden. Maar ook offline zelfstudie blijft populair, in de vorm van boeken. Heel handig om op de plank te hebben, als een medewerker het even niet meer weet.

Een groot voordeel van zelfstudie is kostenbesparing. U hoeft geen docent in te huren, trainingsinstituut in te schakelen of intern een docent op te leiden. U hoeft hoogstens wat boeken aan te schaffen.

Een ander belangrijk voordeel van zelfstudie is gelijk het grootste nadeel: de medewerker doet het in eigen tijd of tussen de reguliere werkzaamheden door, zonder begeleiding van uw organisatie. Het voordeel is dat de medewerker de studie kan doen wanneer hij of zij maar wil en dat u weinig tijd kwijt bent met het organiseren ervan. Maar de keerzijde daarvan is een gebrek aan inzicht en controle: het is lastig te weten of iemand de stof nu goed beheerst. Ook is het voor de medewerker niet mogelijk direct vragen te stellen over praktische zaken waar hij of zij tegenaan loopt, zeker als het vragen zijn die specifiek met uw ict-omgeving te maken heeft.

Hands-on cursus: leren van de leraar én elkaar

De tweede manier om medewerkers op te leiden is een hands-on cursus. Dit kan in de vorm van een klassikale cursus, waarbij de leraar leidend is in hoe de les is opgebouwd, of een sessie die gestuurd wordt door de vragen en wensen van de cursisten. Een mix tussen de twee is natuurlijk ook goed mogelijk.

Cursussen kunnen zowel bij een opleidingsinstituut worden gegeven of in-house, bij uzelf. Opleidingen in-house geven heeft grote voordelen: uw medewerkers hebben geen extra reistijd en ze kunnen met eigen bestanden en soms op de eigen laptop werken. Wel zo vertrouwd.

Is zoiets duur? Er zijn partijen die de hoofdprijs vragen. En er zijn partijen met bescheiden tarieven die ook voor kleinere organisaties betaalbaar zijn. Aan u de keus.

Het grote voordeel van hands-on cursussen is de interactiviteit. Uw medewerkers kunnen direct vragen stellen over praktische problemen waar ze tegenaan lopen. De docent kan voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van de cursisten behandelen, zodat de cursus heel precies aansluit bij hun werkzaamheden. En cursisten gaan elkaar ook helpen: ook na de cursus zoeken ze elkaar op om te vragen “hoe het ook alweer zat” met een bepaalde functie.

En leren werkt twee kanten op: de beste docenten leren zelf ook steeds weer bij. De vragen en problemen van eindgebruikers veranderen voortdurend, omdat hun activiteiten veranderen. Een standaard online tutorial voorziet daarin niet. Het fijne van een docent is dat hij meebeweegt met de ontwikkelingen in de markt én uw medewerkers. Ons advies is dan ook: wilt u uw medewerkers écht helpen blijer te worden en te groeien, geef ze dan een in-house hands-on Office-cursus.