Onderwijs: sociaal en veilig in de cloud

De overheid wil scholen verplichten om de sociale veiligheid te garanderen. Scholen moeten een actief anti-pestbeleid hebben en een sociaal veilige omgeving maken. De meeste scholen hebben zo’n beleid en reageren adequaat bij incidenten.

Maar hoe werkt dat in de cloud? Scholen hanteren groeiende hoeveelheden data die deels over het schoolnetwerk gaat, maar zich ook bevindt in consumentenapplicaties als Twitter, Dropbox en Facebook. Dat is vaak privacygevoelige informatie, die zich bevindt op plekken waar de school geen vat op heeft. Hierdoor is de kans op het kwijtraken van data aanzienlijk en vindt communicatie plaats buiten zicht van de school. Wat kun je hier als school aan doen? Microsoft Office 365 biedt uitkomst.

Schaduw-ict in de klas

Recent onderzoek van het OIG wijst uit dat een ruime meerderheid van de bevraagde docenten social media inzet ten behoeve van het onderwijs. Dit varieert van communicatie met collega’s tot het beantwoorden van vragen van leerlingen. Hiervoor worden media als Facebook en Twitter vaak gebruikt. Het probleem is dat de school hier geen enkele vat op heeft. Ten eerste communiceren de kanalen veelal niet met elkaar er zijn geen backups van de data beschikbaar. Ten tweede, wanneer een docent uit dienst gaat of een account opheft, is de informatie niet meer bereikbaar voor de school. Hierdoor ontstaat er een wildgroei aan onbeheerde media met mogelijke gevolgen variërend van misbruik tot dataverlies.

Een veilig klimaat met Office 365

Een manier om de behoefte voor schaduw-ict te verminderen en data veilig te stellen binnen de organisatie is door over te stappen op Microsoft Office 365. Office 365 biedt een productiviteitssuite vanuit de cloud in verschillende abonnementsvormen. De suite bevat naast online versies van bekende Officeonderdelen als Word, Excel en PowerPoint ook e-mail via hosted Exchange, bestandsopslag met OneDrive, social networking via SharePoint Online en integratie met Yammer en Skype.

Overal productief

Office 365 werkt apparaatonafhankelijk. Dit is voor scholen een voordeel: de desktopcomputer in de mediatheek, de iPad van de leerling en de thuislaptop van de docent kunnen ermee werken. Documenten staan in de cloud en zijn dus overal oproepbaar. Werk dat een leerling of leraar thuis maakt, is op school weer zo op te roepen. Dit voorkomt gesleep met USB-sticks die kwijt kunnen raken, waardoor tien jaar toetsen en lesplannen verloren gaat.

Data geborgd en beheerd

Data wordt opgeslagen op servers van Microsoft. Microsoft doet ook het technische beheer van Office 365. Hierdoor beschikt u altijd over de laatste versie van de software. Binnen Office 365 worden backups van data door Microsoft ingeregeld. Hierdoor bent u minder tijd en geld kwijt aan beheer.

Office 365 kan ook uitstekend ingezet worden bij ‘flipping the classroom’. Instructievideo’s biedt u aan via Office Video in plaats van een open platform als YouTube. Als abonnee van Office 365 krijgt de school een eigen, afgeschermd deel van Office Video. U kunt dit opdelen in verschillende kanalen. Dit kan per leerjaar, per vak of zelfs beide: wat u maar wilt.

SharePoint Online is nog flexibeler. Het is volledig naar wens en inzicht in te richten door de school. SharePoint Online kan, in combinatie met OneDrive, de huidige fileserver geheel vervangen. Naast dat bestanden nu binnen de school blijven, zijn zij via SharePoint Online ook gemakkelijk terug te vinden en te delen met specifieke personen.

Pedagogiek online

Voor leerlingen van nu bestaat er geen wereld zonder internet. Om ze te bereiken zult u moeten inhaken op hun manier van communiceren. Maar dat is lastig als ze hun eigen apps gebruiken. Waarover en hoe ze praten is dan onzichtbaar voor school en ouders.

Yammer inzetten is hiervoor een goede oplossing. Omdat Yammer lijkt op social media als Facebook, is het voor leerlingen (en veel docenten) gemakkelijk instappen. En omdat u uw eigen Yammer-omgeving beheert, is de communicatie te monitoren. Ook kunnen docenten een moderatorrol op zich nemen en het goede voorbeeld voor online gedrag geven. Zo breiden ze hun pedagogisch-didactische rol uit van klaslokaal naar online.

Sociaal en veilig in de cloud? Jawel!

Door een wildgroei aan apps en apparaten raken scholen het overzicht kwijt over waar data en communicatie zich bevinden. Door online communicatiekanalen, data-opslag en mediadeling binnen de school te halen, heeft de school hier veel meer toezicht en controle op. Hierdoor is de kans aanzienlijk kleiner dat de school data kwijt raakt.

Daarnaast wordt communicatie van leerlingen en docenten over schoolzaken uit de schaduw van externe applicaties gehaald en onder toezicht van de school geplaatst. Leerlingen zullen nog altijd hun eigen applicaties blijven gebruiken, maar door een deel van de onderlinge communicatie binnen school te halen en te modereren, leren zij wat gewenste communicatie is en wat niet. Dit heeft weer zijn effect op hun gedrag online in privésituaties.

Sociaal en veilig in de cloud zijn is zeker mogelijk. Dit doe je echter niet door social media en cloudapplicaties buiten te sluiten, maar juist door het gebruik ervan te organiseren onder de vleugels van de school. Door zowel leerlingen als docenten (en overige personeelsleden uiteraard) te leren hoe zij correct met deze applicaties om moeten gaan, wordt er een gemeenschap gecreëerd die niet alleen in het schoolgebouw wenselijk met elkaar omgaat, maar ook online.