Een dagstart op een handgeschreven whiteboard, informatie die lastig te vinden is in documenten op verschillende plekken en kennis die alleen in de hoofden van medewerkers zit. In de zorg valt er vaak nog veel productiviteitswinst te behalen met relatief simpele digitale oplossingen. Volgens OGD’er en Office Productivity consultant Jacqueline Rodenburg werk je met Microsoft 365-applicaties al snel veel effectiever en prettiger. Je werkt in één beveiligde omgeving, waarbinnen je informatie vindt en deelt, communiceert en samenwerkt.
In deze blog behandelen we de MS365-applicaties die het nuttigst zijn in de zorg. Natuurlijk is dit ook erg afhankelijk van het type zorgmedewerker: een verpleegkundige heeft andere behoeften dan een beleidsmedewerker. Daarom staan we in deze blog ook stil bij de voordelen van deze applicaties voor verschillende persona’s, van verplegend personeel tot de managementlaag.
Wat is efficiënt werken in de zorg?
Je wilt dat je zorgmedewerkers efficiënt werken. Dat scheelt frustratie en tijd, waardoor medewerkers tijd overhouden voor de (zorg)taken die er echt toe doen en meer werkgeluk ervaren. Maar wanneer werk je eigenlijk efficiënt? “Je werkt efficiënt en effectief wanneer de ict jouw productiviteit niet in de weg staat, maar ondersteunt en verbetert”, legt Jacqueline uit. Volgens haar ben je efficiënt aan het werken als je minimale tijd kwijt bent aan:
- Zoeken: zorgmedewerkers verliezen kostbare tijd aan zoeken. Door goed gebruik te maken van de zoekfunctie van MS365 vind je informatie snel terug in je berichten, emails en bestanden.
- Taakbeheer: je werkdag en je taken wil je gestructureerd en overzichtelijk houden, zodat je niks vergeet. Applicaties als To Do en Planner helpen hierbij.
- (Afspraak)planning: zoeken naar geschikte momenten voor afspraken – dit doet Outlook voor je. Of denk aan de tijd die gaat zitten in de roosterplanning voor diensten.
- Communicatie: korte lijntjes door te bellen, chatten en informatie te delen – met verschillende applicaties stroomlijn je de communicatie met je collega’s.
- Overbodige handelingen: veel processen vragen nog om handmatige handelingen die je kunt automatiseren. Daar bespaar je nu en in de toekomst tijd mee.
De beste MS365-applicaties voor zorgmedewerkers
Consultant Jacqueline licht per persona toe welke applicaties vooral handig zijn en waarom.
Zorgmedewerker met direct patiëntcontact
Welke applicaties zijn het waardevolst voor medewerkers die direct contact hebben met patiënten of cliënten? Of ze nu op één locatie werken of ambulant zijn of buitendienst hebben, Jacqueline raadt deze applicaties sowieso aan:
- Teams
- SharePoint
- Planner
- To Do
Teams en SharePoint: samenwerken en informatie delen
Samenwerken doe je heel eenvoudig in Teams en SharePoint. In SharePoint sla je je bestanden op en in Teams komt alles samen: bellen, chatten en samenwerken binnen teams.
Teams is te gebruiken voor e-health zoals virtuele afspraken. Ook is Teams ideaal voor zorgteams die niet altijd allemaal op dezelfde plek zijn. Je werkt ook onderweg en op locatie met Teams – en dat in een beveiligde omgeving. Jacqueline: “We merken dat veel zorgmedewerkers liever bellen dan typen. Door dat met Teams te doen, zit je een in beveiligde omgeving, kun je de transcriptie aanzetten en later informatie terugzoeken.”
Planner en To Do: taken en projecten beheren
Planner en To Do zijn handig voor het overzicht van (administratieve) taken en om elkaar hier up-to-date over te houden. Planner gebruik je als team, terwijl To Do fijn is voor je eigen taakbeheer. Jacqueline ziet vooral de toegevoegde waarde van Planner voor deze teams: “We zien dat zorgteams vaak lean of agile werken met onder andere dagstarts. Door met Planner te werken heb je één overzichtelijke plek met alle taken en hun status. Het voordeel van zo’n virtuele plek is dat je ‘m altijd en overal kunt updaten. Zo hoef je je nooit af te vragen of het overzicht wel up-to-date is.”
Teamleider of manager
Voor zorgmedewerkers in managementfuncties zijn weer andere functies van de MS365 apps relevant. De belangrijkste applicaties voor deze functies zijn:
- Teams
- SharePoint
- Planner
- Outlook
- Shifts
Teams: overleggen en samenwerken
Binnen een managementfunctie heb je meer vergaderingen, overleggen en chatgesprekken dan een medewerker met patiëntcontact. Microsoft Teams is dan een goede tool om al je communicatie op één plek te houden. Je laat Teams je meetings transcriberen (en met Copilot zelfs samenvatten) en je zoekt makkelijk in je chats en teams-kanalen. Daarnaast kun je binnen kanalen je documenten opslaan en makkelijk terugvinden.
Ook kun je applicaties zoals Planner toevoegen, zodat ook alle taken binnen Teams terug te vinden zijn. Handig voor het houden van overzicht in de taken van je team of bijvoorbeeld om projectwerk in bij te houden.
SharePoint: documentbeheer en kennisdeling
Als teamleider of manager zie je erop toe dat belangrijke informatie gedocumenteerd en gedeeld wordt. Het is dan wel zo handig als alles op één plek terug te vinden is en niet verspreid over jullie digitale omgeving staat. Je team moet informatie terug kunnen vinden om goed te kunnen werken. En om nieuwe medewerkers in te werken bijvoorbeeld.
Jacqueline: “Ik hoor regelmatig dat kennis vooral veel in het hoofd van medewerkers zit maar niet of lastig terug te vinden in documenten. Door goede afspraken te maken en te werken met SharePoint kun je kennisdeling een stuk eenvoudiger maken.”
Planner: taken en projecten coördineren
Planner is ideaal voor de teamleider om het overzicht te houden over alle taken binnen het team. Wat ligt bij wie en wat is de status ervan? Planner is ook ideaal bij het coördineren van projecten. En het fijne is dat je applicaties zoals Planner aan je team-kanaal in Teams kunt toevoegen. Zo heb je voor je project alles binnen een team-kanaal: documenten, gesprekken, taken en notities.
Outlook
Als manager heb je regelmatig overleggen met mensen uit andere teams of afdelingen. Het coördineren daarvan kan nog best lastig zijn. Met de planningsassistent van Outlook vind je gemakkelijk het beste moment voor je overleg.
Heb je afspraken met mensen die niet je gehele agenda hoeven te zien, zoals externen? Dan kun je ‘Bookings’ gebruiken. Je stelt je beschikbaarheid in voor een meeting op outlook.office.com/bookings en deelt de link met je contactpersoon. Met die link kan de ander het gewenste tijdslot ‘boeken’. Dit kan ook een Teams-vergadering zijn.
Shifts: de personeelsplanning rond krijgen
Shifts is een applicatie waarmee je je persoonsplanning maakt en roosters beheert. Als teamleider of manager beheer je vaak die roosters. Waarschijnlijk is Shifts niet voldoende wanneer je alle medewerkers van een ziekenhuisafdeling moet inplannen, maar Shifts kan wel handig zijn voor kleinere afdelingen. Jacqueline: “Denk aan wijkteams of kleine zorginstellingen.”
Kantoormedewerker
Zorgmedewerkers die ondersteunend werk doen op een computer, zoals administratief, secretarieel of projectwerk, vallen onder kantoormedewerkers. Voor hen zijn deze applicaties het meest relevant:
- Teams
- SharePoint
- Planner
- Outlook
- OneNote
- PowerAutomate
Teams: samenwerken en communiceren
Als kantoormedewerker is Teams de plek waar alles samenkomt. Bellen en chatten doe je in Teams. En samenwerken met verschillende teams binnen team-kanalen. Aan die teams voeg je applicaties zoals Planner toe, zodat je al je werk op één overzichtelijke plek hebt.
SharePoint: documenten beheren en delen
Ben je beleidsmedewerker of doe je administratief of secretarieel werk? Dan heb je met veel documenten te maken. Het is wel zo fijn als je weet waar je informatie kunt vinden. En wat de laatste versie van een document is. Jacqueline: “Regelmatig kom ik tegen dat documenten op allerlei plekken staan. En dat medewerkers het lastig vinden om de laatste versie te vinden. Documenten worden nog in emailkettingen doorgestuurd. Mijn advies is altijd: niet mailen maar delen!”
Deel je je document op SharePoint, dan heb je altijd de laatste versie. Je kunt tegelijkertijd in een document werken. En als je SharePoint goed inricht en goede afspraken met elkaar maakt, vind je documenten gemakkelijk terug.
Planner: projecten en taken beheren
Planner is ideaal bij projectwerk of beleidsinitiatieven. En het fijne is dat je applicaties zoals Planner aan je team-kanaal in Teams kunt toevoegen. Zo heb je voor je project alles binnen één team-kanaal: documenten, gesprekken, taken en notities.
Maar ook voor taken binnen je team werkt Planner heel fijn.
OneNote: informatie organiseren
Voor kantoormedewerkers is OneNote onmisbaar voor het overzichtelijk bijhouden van al je notities en notulen. En niet alleen die van jezelf, ook die van je team of project houd je in OneNote bij. Je aantekeningen zijn altijd up-to-date en informatie is makkelijk terug te vinden met de zoekfunctie.
Power Automate: processen automatiseren
Je hebt met veel processen te maken. Hoe zorg je dat die processen zo simpel en automatisch mogelijk verlopen? Soms kun je een proces digitaliseren en stroomlijnen met een bestaande applicatie. Denk aan het hierboven genoemde Shifts voor de personeelsplanning of de app Goedkeuringen voor goedkeuringsprocessen. Soms is het automatiseren met Power Automate een passendere oplossing. Jacqueline deed dit voor een zorginstelling: “De instelling moest regelmatig subsidieaanvragen doen. Ik heb dat werkproces gestroomlijnd met Power Automate.”
Succesvol werken met MS365 in de zorg
Of je zorgmedewerkers straks efficiënter werken met de MS365-apps ligt grotendeels aan het adoptietraject. Je medewerkers zijn natuurlijk allemaal uniek, maar je kunt hen en hun behoeften wel groeperen binnen persona’s, zoals we ook hierboven hebben gedaan. Jacqueline: “Bied je medewerkers een leermenu aan dat toegespitst is op hun persona.”
Jacqueline heeft nog een aantal andere adviezen. Zo legt ze uit dat je het adoptietraject het beste kunt laten aansluiten op andere projecten, zodat het één pakket wordt. Ook moet je kort en vaak communiceren: “In de zorg hebben medewerkers over het algemeen weinig tijd om te leren, geef ze dus liever vaker kort uitleg, in de vorm van videosnacks bijvoorbeeld, dan één keer heel lang.”
Jacqueline weet uit ervaring dat medewerkers het meeste leren van collega’s. Door ambassadeurs en digicoaches het voortouw te laten nemen, wagen andere medewerkers ook de sprong naar de nieuwe werkwijze.
De adoptie van nieuwe applicaties zoals MS365 kan in de zorg nog best een uitdaging zijn vanwege de digitale vaardigheid. Mensen gaan meestal niet de zorg in omdat ze graag digitaal werken – ze willen mensen helpen. Je kunt ze ondersteunen bij het digitaal vaardiger worden met de site digivaardigindezorg.nl. Ook relevant als je al langer met MS365 werkt!
Op digivaardig in de zorg vind je allerlei lesmateriaal, onder andere voor basisvaardigheden, security & privacy en MS365. Ook onze ‘Tips van Thijs’-video’s vind je daar op verschillende pagina’s!
MS365 in de zorg voor digivaardige medewerkers
MS365 kan een flinke bijdrage doen aan de productiviteit van zorgmedewerkers. En daar hebben ze zelf ook veel aan: efficiënter werken betekent meer werkgeluk en meer tijd voor het échte werk. Voor de verschillende typen zorgmedewerkers of persona’s zijn er MS365-applicaties die ze meer overzicht bieden en beter laten samenwerken. Welk type medewerker je ook probeert te overtuigen: het succes van MS365 in de zorg staat of valt met goede adoptie, toegespitst op de persona, en persoonlijke aandacht voor de digitale vaardigheid van de medewerker.
Wil je nou meer weten over de adoptie van digitale middelen? In de blogs hieronder lees je verder over ict-adoptie, verandermanagement en adoptietrajecten in de zorg:
