Van Access en Excel naar webapplicatie

Marien de Gelder is business unit manager Softwareontwikkeling bij OGD ict-diensten. Met zijn achtergrond als softwareontwikkelaar werkt hij dagelijks samen met klanten om slimme oplossingen voor ict-problemen te bedenken op basis van bestaande systemen of nieuwe toepassingen. In zijn vrije tijd heeft hij de afgelopen tijd een applicatie voor Xbox Kinect gebouwd waarmee je met bewegingen servers reboot en migreert. Update: inmiddels heeft Marien ook een blogpost geschreven over de redenen om wel en niet over te stappen naar webapplicaties. Lees de blog hier.

In dit blogartikel wil ik graag één van die situaties bespreken waar organisaties, systeembeheerders en softwareontwikkelaars als ik mee te maken krijgen. Eén van de voordelen van softwareontwikkelaar zijn, is dat ik vele uiteenlopende ict-omgevingen zie. In de eerste plaats maakt dat mijn vak interessant. En in de tweede plaats heb ik inmiddels vergelijkingsmateriaal.

“Het is gebouwd in Access en Excel”

Geen enkele organisatie lijkt er immuun voor te zijn. Die ene afdeling met een medewerker die veel kennis heeft van Microsoft Access of Excel. Hij of zij zet tussendoor een keer een applicatie in elkaar. Die applicatie wordt gebruikt en groeit met de organisatie mee. Maar daarmee groeit ook de afhankelijkheid van deze applicatie en de medewerker. En vanaf dat moment ligt er gevaar op de loer. Want wat gebeurt er als de medewerker van functie verandert of het te druk krijgt? Of als hij of zij vertrekt? Wat gebeurt er als de organisatie over wil naar een nieuwe versie van Office? Plotseling ontstaat er een groot gat die de meeste organisaties niet direct kunnen vullen

Inmiddels geef ik standaard het volgende advies: maak er een webapplicatie van.

Overal met elkaar werken aan dezelfde gegevens

Natuurlijk is de overstap naar webapplicaties een trend die al langer bestaat. Maar ik stel voor om ons bezig te houden met de voordelen in plaats van de trend. Want de overstap van Acces en Excel naar een webapplicatie betekent voor de organisatie dat:

• meerdere mensen tegelijk in de applicatie kunnen werken zonder angst voor vastlopende databases of gelockte bestanden;
• de applicatie overal toegankelijk is op ieder apparaat met een webbrowser;
• de organisatie niet afhankelijk is van de beperkte kennis in de eigen organisatie van Excel of Access;
• actuele kennis snel te vinden is op de arbeidsmarkt of relatief voordelig is in te huren, zodat er snel gereageerd kan worden op de veranderende wensen van de organisatie;
• support op de applicatie in het vervolg makkelijker te organiseren is;
• de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie wordt verhoogd.

Of je organisatie kan profiteren van alle voordelen, hangt af van je situatie.

Wanneer een webapplicatie?

Er is een tal van scenario’s te noemen. In mijn loopbaan ben ik de volgende vaker tegengekomen:

• Wens naar extra functionaliteit. Met een groeiende organisatie groeien de eisen aan de applicatie. De complexere wensen en eisen kunnen niet of tegen hoge kosten in Excel of Access geïmplementeerd worden. Door de overgang naar een webapplicatie kan je direct nieuwe functionaliteit implementeren.
• Gegevens beschikbaar maken voor nieuwe relaties. Gegevens in Excel zijn vaak niet beschikbaar voor andere afdelingen, externen en partners. Dit vormt een obstakel in een wereld waar wij steeds intensiever met elkaar samenwerken.
• Verbeteren van de performance. Lokale Access- en Excel-applicaties trekken voor complexe operaties veel data over het netwerk om berekeningen en weergave mogelijk te maken. Bij webapplicaties vindt het overgrote deel van deze bewerkingen op de webserver plaats. Dit verhoogt de performance van de applicatie.

Wanneer het erop aankomt: geen internetverbinding

Webapplicaties kennen ook hun nadelen. Ook die hoor ik vaak. Maar vraag jezelf eens af, hoe sterk zijn die nadelen aanwezig?

• Bij het ontbreken van een internetverbinding kan niemand werken. Ik heb daar één simpel antwoord op: bouw je applicatie in HTML5.
• Gebruikers kunnen niet 'even een kopietje' mee naar huis nemen. Dit is niet nodig want alles is al via het web overal veilig beschikbaar. En je voorkomt zo dat er gegevens rondslingeren op USB-sticks en externe harde schijven.
• Functionaliteit van desktop-applicaties is uitgebreider. Op een desktop is voorlopig nog altijd meer mogelijk. Maar de applicaties zijn moeilijker en duurder om te bouwen.

Excel en Access blijven hun bestaansrecht houden in een organisatie. Voor simpele toepassingen en het maken van rapportages bieden Excel en Access mogelijkheden om snel en simpel resultaten te behalen. Mijn advies: gebruik de applicaties voor de toepassing waar ze het sterkst in zijn. Voor invoer en bewerken van gegevens maak je webapplicaties. Voor het maken van rapportages exporteer je die gegevens naar Excel en Access om ze daar verder te bewerken. Op die manier combineer je het beste van twee werelden.

De komende jaren zie ik organisaties en hun gebruikers meer gaan profiteren van webapplicaties. Wat mij betreft zijn de nadelen overkomelijk. Toegegeven: webapplicaties geven de gebruiker minder vrijheid. Maar als ontwikkelaar stel ik mijn gebruiker centraal en geef ik haar precies die vrijheid die ze nodig heeft. Zo simpel mogelijk. Op die manier kan zij productiever werken: onderweg, op kantoor en thuis wanneer de kinderen net in bed liggen.

Denk jij dat organisaties klaar zijn om webapplicaties te adopteren? Gebeurt dat al in de omgeving waar jij werkt? Of ben jij nog niet overtuigd? Laat mij dat hieronder weten.