Uw ict-kosten terugdringen? 4 tips voor ict-managers

Ict-afdelingen groeien met uw organisatie mee om zo in de ict-behoeften te blijven voorzien. Helaas groeien de kosten vaak net zo hard mee. De ict-kosten kunnen bij een gemiddeld bedrijf bijna 20% van het ondernemingsbudget opslokken, waardoor de afdeling soms als onnodige bagage wordt ervaren. Het is dus dubbel winst als u deze kosten kunt terugdringen zonder in te leveren op goede ict-voorzieningen. Door handig om te gaan met uw huidige middelen, voorkomt u dat het up-to-date houden van uw voorzieningen extra kosten met zich meebrengt.

Flexibele oplossingen

Een eenvoudige manier om kostenbesparing te realiseren is door een flexibel platform te hebben waarop uw verschillende applicaties draaien. Zo kunt u opschalen of terugbrengen in tijden van groei en krimp. Microsoft heeft zo’n flexibel platform: Azure. Het voordeel van Azure is dat het volledig geïntegreerd is met Office 365, SharePoint en andere Microsoft-applicaties. Een flexibel platform als Azure is bijvoorbeeld handig als u een evenement hebt en daarvoor voor een periode van vier weken extra servers nodig hebt, maar daarna niet meer.

Efficiënte samenwerking

Een groot deel van de kosten van uw ict-afdeling komt uit de loonkosten van uw personeel. Een efficiënte inzet van personeel is dus belangrijk. Die efficiëntie kunt u verhogen door een duidelijke rolverdeling te maken waarbij iedereen precies weet wat zijn taken zijn. Hierdoor kunnen vragen en opdrachten zonder tijdverlies door iemand worden opgepakt. Er zijn verschillende manieren om de processen binnen uw afdeling te verbeteren. Kanban is tegenwoordig een erg populaire Agile-methode waarbij de werkprocessen duidelijk in beelden worden gebracht en het team continu evaluaties uitvoert om de gezamenlijke efficiëntie te verbeteren.

Managementinformatie

Bij het maken van beslissingen is het belangrijk om goed geïnformeerd te zijn en dat geldt ook voor het in de hand houden van de ict-kosten. Daarom is het belangrijk om te beschikken over de juiste informatie, bijvoorbeeld over het gebruik van applicaties. Het is erg gemakkelijk om die informatie inzichtelijk te maken en te gebruiken om betere keuzes maken in de applicatie- en licentieportfolio. Op basis hiervan heeft u de keuze om het aantal licenties aan te passen of om een applicatie volledig uit te faseren, omdat u deze toch niet meer gebruikt of zo weinig dat het meer kost dan oplevert voor uw organisatie. Een andere manier is om het aantal servers die u huurt kritisch te bekijken op gebruik. Het komt namelijk geregeld voor dat u servers huurt die u niet gebruikt. U kunt deze servers wegbezuinigen waardoor uw structurele kosten ook weer lager worden.

Outsourcing

Als u zich meer wilt richten op uw kernactiviteiten en uw kosten wil terugdringen door gebruik te maken van schaalvoordelen, kunt u aan outsourcing denken. Dit hoeft niet altijd om de hele ict-omgeving te gaan: u kunt ook kleinere gedeeltes outsourcen, zoals uw servicedesk. Voordelen van outsourcing zijn dat u minder onverwachte kosten heeft doordat u een vast bedrag betaalt en tegelijkertijd kosten bespaart omdat u betaalt naar gebruik. Bij outsourcing ontvangt u ook een duidelijk advies en inzichten over efficiëntieverhoging, waardoor u meer waarde toevoegt met het personeel dat u tot uw beschikking heeft. Van belang is hierbij wel dat u een SLA-overeenkomst sluit waarbij u de minimum verwachte prestaties vermeldt zodat voor beide partijen duidelijk is wat wordt verwacht.

Kortom: er zijn meerdere manieren om de kosten van uw ict-afdeling terug te dringen. U kunt natuurlijk zelf het best inschatten welke oplossingen het best bij uw omstandigheden en bedrijf passen, maar veel ict-managers worstelen met dezelfde vragen. De komende maanden bezoekt OGD uw vakgenoten. Wilt u kennismaken met andere ict-managers en hun grootste ict-uitdagingen? Wij bieden u iedere maand een nieuwe case met tips en trucs die u direct kunt toepassen op uw werkveld.