De evolutie van de ideale werkplek

Al jaren roepen ict-leveranciers dat ze nu echt dé oplossing hebben gevonden; de ideale werkplek. In de praktijk blijkt dit alleen nooit helemaal goed uit de verf te komen en heeft die op het eerste gezicht perfecte werkplek toch weer last van rafelige randjes. Zo blijkt op de ene variant het afspelen van online video meer op een haperende diashow, is de ander alleen geschikt voor een Windows device en is weer een andere onbruikbaar zonder internetverbinding.

Eindgebruikers stellen in ieder geval deze eisen aan hun werkplek (het zogenaamde anytime, any place, any device):

• Werken op elk soort apparaat; of het nou een Windows-pc, een Macbook, een tablet of smartphone is.
• Altijd en vanaf elke locatie bereikbaar, dus niet alleen op een kantoor of met een snelle internetverbinding.
• Alle programma's kunnen starten die nodig zijn voor werkzaamheden, cloud-based of niet.

Dit rijtje is de afgelopen 10 jaar standaard geworden bij elke ict-aanbesteding of uitvraag. Waarom hebben we dan nog steeds geen ideale werkplek?

De evolutie van de werkplek

Computers zijn niet meer weg te denken uit onze werkplek. Hoe is dit eigenlijk zo gekomen? Hieronder de evolutie van de werkplek van de afgelopen 50 jaar in zes globale trends:

1. Mainframes – Vooral in gebruik bij grote bedrijven en universiteiten. Alle berekeningen werden uitgevoerd op een centrale grote server (mainframe) waar ook alle data werd daarop opgeslagen. Probleem: erg duur, en alleen te gebruiken door specialisten vanwege de complexiteit.
2. Personal computing - De opkomst van de PC zorgde ervoor dat iedereen op zijn/haar werkplek een eigen mini-mainframe kreeg, waarop eenvoudige taken uitgevoerd konden worden. Daarbij werd de data lokaal op het apparaat verwerkt, en ook opgeslagen. Het was een stuk goedkoper dan een mainframe, maar niet erg handig voor de uitwisseling van data.
3. Client-based Computing (SBC) - In de jaren '90 werden de grote mainframes opgedeeld in kleinere versies die een specifieke rol vervulden. Denk aan fileservers voor centrale bestandsopslag en printservers om printers aan te sturen. Gecombineerd met de PC's uit stap twee, noemen we dit het Client-Server model. Clients zijn daarbij de PC's, waarop data verwerkt wordt, en servers bieden centrale dataopslag en additionele functionaliteit voor alle gebruikers (mailen en printen).
4. Server-Based Computing - Omdat PC's toch wel prijzig waren en moeilijk om te beheren en onderhouden, kwam het concept van thin clients in trek. Dat hield in dat de PC op het bureau werd vervangen door een eenvoudig kastje dat alleen beeld en geluid laat zien en de invoer van het toetsenbord en de muis naar een centrale server stuurt. Op die centrale server werden de ‘echte werkplekken’ gedraaid; voor elke thin client een eigen programma. De centrale server neemt daarmee de rol weer over van de PC's. Dit concept noemen we Server-Based Computing (SBC) met verschijningsvormen als Virtual Desktop Infrastructure (VDI) en Terminal Server/Remote Desktop.
5. Snel en betaalbaar internet - Inmiddels was het internetgebruik flink gegroeid en daarmee ook het gebruik van multimedia zoals HD-videomateriaal. Het bleek dat je toch wel krachtige (en dus dure) centrale servers nodig had om iedereen van een Server-Based werkplek te voorzien. Het Client-Server concept uit stap 3 kwam daarmee weer terug. SBC werd gerichter ingezet voor werkplekken die specifieke eisen stelden op het gebied van bijvoorbeeld beveiliging of centraal beheer. Een krachtige PC op het bureau voor de normale werkzaamheden, en een Remote Desktop of VDI voor specifieke programma's of voor specifieke rollen binnen een bedrijf.
6. De hybride werkplek - De afgelopen jaren is het gebruik van internet nog verder toegenomen en wordt bijna alle functionaliteit voor een standaard werkplek aangeboden als Software as a Service (SaaS). Denk hierbij aan Office365 van Microsoft of Google Docs. Daardoor heb je eigenlijk alleen een internetbrowser en een internetverbinding nodig om teksten te verwerken en te mailen.

Maar wat is nou de werkplek die daarbij past? Een PC op het bureau? Of een virtuele (VDI) werkplek op een gedeelde centrale server?

De cloudwerkplek

Het antwoord daarop is eigenlijk heel eenvoudig; het maakt niet meer uit. Als je alle werkzaamheden kunt uitvoeren door gebruik te maken van SaaS-diensten, dan heb je alleen maar een apparaat nodig met een internetbrowser. Tegenwoordig heeft elk apparaat een internetbrowser en een internetverbinding: van je smartphone, tot je koelkast. Je werkplek is een online werkplek geworden, ook wel cloudwerkplek genoemd. Dan zijn we er, zou je denken. Anytime, Any Place, Any Device. Die ideale werkplek die ons al jaren beloofd wordt. Toch?

Applicatielandschap of woeste jungle?

Alle werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door SaaS, maar hier zit hem nu ook net het probleem. Hoewel inderdaad een groot deel van de leveranciers van kantoorsoftware hun producten ook als SaaS-diensten aanbiedt, geldt dit nog niet voor alle leveranciers of hun producten. Daarnaast is het een complex en duur proces om de overstap te maken van hun huidige server- en softwareomgeving naar een SaaS-variant, met name voor grote bedrijven.

Maar bovenal zijn veel bedrijven niet bewust bezig met hoe hun applicatielandschap (het totaalpakket van alle softwareprogramma's, producten en onderlinge koppelingen en afhankelijkheden) nu precies in elkaar steekt.

De uitspraak ‘ons ict-landschap kenmerkt zich door een organische groei’ is een veel gebruikt eufemisme voor ‘we zijn eigenlijk het overzicht een beetje kwijt’. Het eens zo nette, geordende landschap is door een wildgroei aan applicaties, korte-termijn oplossingen en te weinig beheer een onoverzichtelijke jungle geworden. Zie daar nog maar eens wijs uit te worden.

De kosten van het onderhoud en beheer ervan nemen alleen maar toe, net zoals de complexiteit. En ondertussen kun je het invoeren van die cloudwerkplek wel vergeten, want een hoop van je applicaties zijn helemaal niet via een internetbrowser te benaderen. Wat nu?

Application Landscaping

Om in dezelfde terminologie verder te gaan; er moet grondig gesnoeid worden. Dat kan je op verschillende manieren aanpakken; je kunt met grof geschut de hele boel omkappen en helemaal opnieuw beginnen of je kunt proberen om stukje bij beetje de boel te ontwarren en hier en daar wat weg te snoeien.

Welke aanpak het beste past ligt aan een aantal factoren. Belangrijkste vraag is hoeveel last je nu echt van de ‘applicatiejungle’ hebt. Heb je vaak last van storingen, dure spoed-reparaties en hoge kosten voor het onderhoud? Of draait alles eigenlijk wel, maar merk je dat implementatie van nieuwe functionaliteit bijna onmogelijk is vanwege alle ondoorzichtige afhankelijkheden? Is je ict-omgeving een vertragende factor in plaats van een faciliterende, versnellende factor? Welke weg je ook kiest, het is een moeilijk en kostbaar proces. Of kan het simpeler?

Nieuwe technieken, nieuwe kansen

Het opnieuw vormgeven van je applicatielandschap begint bij een eenvoudige vraag die je voor elk aanwezig softwarepakket stelt: welk bedrijfsproces wordt er gefaciliteerd door dit pakket? En is dit pakket nog steeds de beste keus? Het kan zomaar zijn dat het bedrijfsproces inmiddels veranderd is, waardoor het pakket eigenlijk niet meer de beste keuze is.

In de afgelopen paar jaren zijn de mogelijkheden van Platform as a service (PaaS) enorm gegroeid. PaaS-diensten zijn online diensten die bouwblokken vormen om slimme oplossingen mee te kunnen bouwen die bedrijfsprocessen ondersteunen, versimpelen en kunnen versnellen. Veel gebruikte termen hierin zijn serverless (er zijn geen eigen/aparte servers meer nodig) en LowCode/NoCode (met kant-en-klare blokken bouwen, zonder zelf ingewikkelde code te hoeven ontwikkelen).

OGD biedt al enige tijd een eigen IaaS-platform aan en deze is klaar voor het gebruik van software op basis van PaaS-technieken. We zijn daarmee klaar om PaaS-diensten aan te bieden om onze dienstverlening full stack te maken. Omdat wij ervan overtuigd zijn dat dit een cruciaal onderdeel is van de transformatie naar een cloudwerkplek, gaan wij hier de komende jaren sterk op inzetten om onze vaardigheden en proposities op dit vlak verder te ontwikkelen.