4 vragen over Microsoft's 'Technology for good'

Microsoft heeft gisteren haar donatieprogramma “Technology for Good” uitgebreid. Met dit programma biedt Microsoft goedkoop of zelfs gratis software aan voor goede doelen. Deze organisaties kunnen zich dankzij de uitbreiding nu ook aanmelden voor gratis Office 365 abonnementen.

Microsoft biedt hun technologie vaker aan tegen gunstige tarieven. Zo was de Microsoft Surface eerder dit jaar aantrekkelijk geprijsd voor scholen. Vanuit ons partnerschap met Microsoft brengen we deze sympathieke actie graag onder de aandacht. Echter, de actie is niet voor elke non-profitorganisatie geschikt. Omdat we u natuurlijk niet het bos in willen sturen, hebben we een viertal zaken uitgelicht die verstandig zijn om mee te nemen in uw overweging.

1. Voor wie is de aanbieding?
In tegenstelling tot wat veel media op dit moment berichten, is het aanbod van Microsoft niet voor alle goede doelen en non-profit organisaties. Om in aanmerking te komen dient u voor een organisatie met de goede doelen status te werken. In Nederland betekent dit dat u de ANBI- of SBBI-status heeft. Organisaties die expliciet niet in aanmerking komen staan vermeldt op de website van Microsoft (deze kunt u hier bekijken).

2. Welke kans biedt deze actie?
Goede doelen met de juiste status mogen gratis gebruik maken van Office 365. Daarmee zitten zij niet langer vast aan langdurige, dure contracten en afschrijvingen. Tegelijkertijd kunnen zij uiteraard wel de Enterprise ict-functionaliteit inzetten. In dit pakket zitten onder andere functionaliteiten als email, Instant Messaging (IM), Online Storage en de bekende Office-producten zoals Word, Excel, Powerpoint en Lync. Microsoft wil met deze actie organisaties ondersteunen die zich inzetten voor mensenrechten, armoedebestrijding, educatie en een beter welzijn in het algemeen.

3. Waar moet u op letten?
De aanbieding van Microsoft kent wel een aantal randvoorwaarden. Voordat u zich aanmeldt dient u zich bewust te zijn van de beperkingen.

1. Uw organisatie kan alleen gebruik maken van de webversie van alle applicaties. Deze applicaties bieden niet alle functionaliteiten die u gewend bent van de Office-applicaties die u lokaal draait.
2. Wanneer de webapplicaties niet voldoen voor uw organisatie kunt u tegen een gereduceerd tarief de applicaties aanschaffen. De extra kosten bedragen dan wel €4,50 per gebruiker per maand.
3. De gratis variant integreert niet met uw bestaande, klassieke setup. Dat betekent dat u de gratis versie van Office 365 niet met uw bestaande installatie kunt gebruiken. De betaalde versie van Office 365 ondersteunt geavanceerd, hybride oplossingen die een integratie wel mogelijk maken.

4. Hoe werkt een aanvraag bij Technology for good?
U meldt zich aan via Microsoft en start daarmee een trial (Aanmelden voor Office 365). Tijdens het verloop van deze trial bekijkt Microsoft of uw organisatie inderdaad voldoet aan de gestelde voorwaarden. Wanneer dit zo is kunt u Office 365 gratis blijven gebruiken.

Tot slot
Zoals u weet heeft de implementatie van Office 365 impact op uw organisatie. Daarom is de aanbieding van Microsoft vooral een buitenkans als u zich al heeft verdiept in Office 365. Mocht u dat nog niet hebben gedaan, geen nood. Het ‘Technology for good’ programma kent vooralsnog geen einddatum. U heeft dus nog de tijd om een weloverwogen beslissing maken, waarbij het ook goed kan zijn om de kennis van een externe partij te betrekken.