Eerst praten, dan afspraken maken: hoe je een SLA wél moet gebruiken
‘’De ict-afdeling heeft het niet onder controle. De meldingen lopen op en de business is ontevreden’’. Ik hoor het wekelijks. De oplossing is voor mijn gesprekspartners helder: een Service Level Agreement (SLA). Maar helaas is een SLA niet het wondermiddel waar mensen op hopen. In deze blog vertel ik waarom een SLA geen oplossing is voor een niet goed functionerende servicedesk. En ga ik dieper in op de vraag wat je wél kunt doen om te zorgen dat de ict-afdeling de touwtjes in handen heeft.
Wat een SLA vooral niet is
Een SLA is een document met afspraken over het gewenste niveau van dienstverlening. Dit document is uitgedrukt in servicelevels met key performance indicatoren (zelf aangewezen factoren die jij belangrijk vindt). Denk aan de maximale tijd waarin een melding opgelost moet zijn of het percentage opgeloste meldingen.
Te vaak wordt een SLA gezien als een stok achter de deur: voor de business om de gewenste servicelevels af te dwingen en voor de ict-afdeling om niet meer te doen dan noodzakelijk. Als een wederzijds pressiemiddel dus. Hierdoor ontstaat in veel gevallen een soort loopgravenoorlog waar beide partijen geen meter toegeven en de klanttevredenheid ergens in niemandsland sneuvelt.
Bovendien is het hebben van een SLA vaak minder belangrijk dan ict-afdelingen denken. Een SLA is geen voorwaarde voor een goede dienstverlening en hoge klanttevredenheid. Het is mogelijk om al je servicelevels met 100 procent te behalen en nog steeds ontevreden klanten te hebben. Dan heb je als ict-manager een dubbel probleem. Ten eerste kan de ict-afdeling zijn waarde niet goed uitleggen. Daarnaast werkt dit demotiverend voor je ict-medewerkers.
Wat je wel kunt doen: business en it-alignment
Maar wat kun je wel doen? Om daar antwoord op te geven moeten we eerst bekijken wat een service eigenlijk is. Volgens Infrastructure Technology Infrastructure Library (ITIL) is service een manier om waarde te leveren aan klanten door de uitkomsten te faciliteren die klanten nodig hebben, zonder eigenaarschap te hebben van de risico’s en kosten. Dus concreet: de klant heeft bepaalde doelstellingen waarbij zij ondersteuning van technologie nodig hebben, die gefaciliteerd wordt door ict. Dit is de waarde die ict levert aan de business. Door in gesprek te blijven met de business, weet de ict-afdeling precies wat de business nodig heeft.
Dit is niet alleen de verantwoordelijkheid van de ict-afdeling, maar ook van de business. De businesskant moet leren formuleren wat zij nodig heeft en dit tijdig communiceren aan ict. Dit begint op het hoogste niveau: als directies ict zien als een strategische gesprekspartner en de afdeling meenemen in de jaarplannen, kunnen er werkelijk nuttige processen worden uitgevoerd. Denk aan een Service portfolio management, Availability management en Capacity management. Strategisch ict-management: fit-for-use, wendbaar en gericht op de toekomst.
Stap voor stap
Natuurlijk gaat dit niet vanzelf. Het kan een half jaar duren voordat deze routine aanwezig is binnen een bedrijf. Dus waar begin je?
- Ga in gesprek met de business: begin het gesprek door te vragen wat de business van het huidige dienstenpakket vindt. Laat hen vertellen wat hun plannen en projecten zijn voor het komend jaar en langer.
- Leer de business de functionele vragen te stellen: het is voor de business niet altijd even makkelijk om uit te leggen wat zij nodig hebben. Vooral als zij hier nooit eerder over na hebben gedacht. Neem als ict-afdeling daarom het initiatief en help de functionele behoeften te formuleren.
- Stel iemand aan die de relatie beheert: hoe je deze rol noemt maakt niet zoveel uit. 'Business relationship manager' is de standaard, maar 'demand manager' zien we ook vaak. Belangrijk is dat deze persoon actief de ontwikkelingen en behoeften van de business blijft toetsen en interessante technologische ontwikkelingen aangeeft bij de business om mee te nemen in hun plannen.
- Doe projectintakes van beide kanten: wij zien vaak dat business projecten worden opgestart en uitgewerkt door alleen de business (en enthousiaste leveranciers). Bij implementatie van de projecten wordt de ict-afdeling pas ingeschakeld. Dit is te laat. Zorg dat de ict-afdeling vanaf de businesscasefase al betrokken is.
- Zorg voor regulier overleg in It-governance: richt je governancemodel zo in dat daarbinnen met regelmaat -minimaal twee keer per jaar- overleg plaatsvindt tussen de business relationship manager en de ict-afdeling. Deze regelmaat zorgt ervoor dat je van elkaar op de hoogte bent en blijft.
Een succesvolle ict-dienstverlening kan alleen ontstaan vanuit een goede samenwerking tussen de business en ict. De ict moet wendbaar meebewegen met de ontwikkeling binnen de business en aanhaken als strategische partner van de business. En de SLA? Deze dient dan als bevestiging van de samenwerking, niet als pressiemiddel.
Wil je meer weten over servicemanagement of jouw processen onder de loep nemen?
Misschien vind je dit leuk
Anderen hebben deze artikelen gelezen