Beter inzicht in de kosten van uw ict

Sinds kort bieden we de OGD TCO-scanaan onze klanten aan.Deze scan geeft u een accuraat beeld van de Total Cost of Ownership (TCO) van uw ict-omgeving. Ian Upton, specialist op het gebied van servicemanagement bij OGD, legt hieronder uit wat onze scan inhoudt en wat u eraan heeft.

Wat is de TCO-scan en waarom is het belangrijk?

De OGD TCO-scan geeft u een accuraat beeld van de directe en indirecte kosten van uw ict-omgeving over het verloop van zijn levenscyclus. Een TCO-scan is belangrijk omdat het een realistisch beeld weergeeft van de ict-kosten als geheel. Het is daarom vaak de basis om kosteneffectieve beslissingen te nemen op het gebied van personeel, hardware, infrastructuur en partners. Een TCO-scan helpt om de juiste investeringen op het juiste moment te doen en schetst ook transparant verschillende investeringsmodellen.

Gemiddelde TCO en kostenplaatjes

Onderzoek van Gartner laat zien dat de TCO van bijvoorbeeld een redelijk goed beheerde PC over vier jaar meer dan het dubbele bedraagt van de directe kosten van hardware, software en support. Met andere woorden: voor elke euro die men in dat voorbeeld direct aan ict besteedt, wordt ook één tot anderhalve euro uitgegeven aan indirecte kosten.

De TCO verschilt tussen organisaties en branches, afhankelijk van omvang en complexiteit van de ict-infrastructuur en de expertise en kennis van medewerkers. De TCO van werkplekken bestaat vaak uit hogere indirecte kosten dan directe kosten.

Directe kosten

Directe kosten zijn alle kosten die direct aan ict besteed worden. Het is belangrijk om deze kosten goed in kaart te hebben, omdat deze kosten het ict-budget voor de komende jaren bepalen. De grote groepen directe kosten zijn:

• Hardware en software
• ICT-personeel en support
• Verbruiksartikelen zoals toners
• Netwerkgerelateerde kosten en telecommunicatie
• Faciliteiten zoals koeling en stroomverbruik
• Administratieve kosten zoals HR en trainingen

De directe kosten voor ict-personeel en support zijn over het algemeen meer dan de helft van het ict-budget. Hoewel hardware en software over het algemeen gezien worden als grote investeringen maken zij vaak over hun ict-levenscyclus maar 25% tot 35% van de directe kosten uit.

Naast een overzicht van kosten biedt de OGD TCO-scan inzicht in wanneer investeringen het beste gemaakt kunnen worden.

Indirecte kosten

Indirecte of verborgen kosten zijn op een of ander manier gerelateerd aan verloren productiviteit. Deze kosten hebben direct invloed op de winstgevendheid van de organisatie of beïnvloeden nadelig de missie, bedrijfsdoelstellingen of concurrentiepositie.

De verborgen kosten zijn grotendeels gerelateerd aan beschikbaarheid: een systeem is alleen nuttig als het goed werkt. Een hoge mate van beschikbaarheid vereist meer service en een proactieve aanpak. Verborgen kosten zijn over het algemeen:

• Downtime: gepland of ongepland. Het netwerk of onderdeel van het netwerk is niet beschikbaar.
• Slecht of matig functionerende technologie: verouderde hardware of software of een onjuiste inrichting hiervan.
• Administratie: werven van ict-medewerkers, goed in kaart hebben van alle standaardprocessen, registratie en bestellen van hardware & software.
• Schade veroorzaakt door gebruiker: verwijderen, verliezen van kritische bedrijfsbestanden.
• Schade veroorzaakt door externen: inbraakgevoelige systemen, fouten gemaakt door derde partijen.
• Verloren tijd: tijd die niet geregistreerd wordt, zoals communicatie en onderhandelingen met derde partijen, wachten op een oplossing of op nieuw hardware.

Aanpak TCO-scan en rapportage

De TCO-scan wordt uitgevoerd door een servicemanager en een senior technisch adviseur. De scan wordt uitgevoerd in vijf fasen:

• Fase I: Onderzoek op basis van informatie uit onder meer interviews, registratietools en hard- en software-inventarisatie.
• Fase II: Analyse van gegevens en opstellen van 'single points of failure'-rapport.
• Fase III: Rapport opstellen inclusief advies toekomstige ict-omgeving.
• Fase IV: Rapport bespreken met de klant en beantwoorden van vragen.
• Fase V: Rapport opleveren inclusief roadmap, in de vorm van een document en eventueel een presentatie.

Aandachtspunten

Het is natuurlijk van belang om naar zo laag mogelijke kosten te streven. Maar nog belangrijker is het om een balans te vinden tussen de kosten van een systeem versus de baten voor de business en eindgebruiker. Uiteindelijk is de doelstelling van de OGD TCO-scan om u advies te geven om gegronde beslissingen te nemen, niet op basis van kostenontwijking maar juist op basis van uw bedrijfsbelangen en zakelijk voordeel.