Cloud computing: wat als ik niet in de cloud werk?

Het is tegenwoordig een veelgehoord statement: ‘We gaan werken in de cloud’. Het werken binnen een online platform waar alle bedrijfsapplicaties beschikbaar zijn biedt veel voordelen. Eerder schreven we al over wat het werken in de cloud je oplevert. Toch is men soms terughoudend om op deze manier te werken. Bijvoorbeeld uit angst voor het verliezen van controle over bedrijfsgegevens.

Het werken op de ouderwetse manier kan in sommige gevallen misschien nog volstaan, maar er kleven wel de nodige nadelen aan. In deze blogpost zetten wij voor je uiteen wat de mogelijke consequenties zijn wanneer je bedrijf niet overschakelt op cloud computing.

Medewerkers kunnen niet altijd en overal bij de applicaties

Wanneer software als Office en je bedrijfsapplicaties niet veilig online beschikbaar zijn, kunnen medewerkers hun werk buiten het bedrijfspand niet uitvoeren. Dit is lastig wanneer ze onderweg bepaalde informatie nodig hebben, of als zij bij een klant of thuis werken. Het werkproces is hierdoor inflexibel en er kan onnodig veel tijd verloren gaan.

Hoe dit werkt in de cloud:

In de cloud zijn je bedrijfsapplicaties altijd en overal ter wereld toegankelijk voor je medewerkers via internet, en er zijn zelfs offline mogelijkheden. Dit maakt je medewerkers en het werkproces flexibel.

Samenwerken in één document is onmogelijk

Zonder cloudwerkplek is het niet mogelijk om met meerdere mensen tegelijk in hetzelfde document te werken. Medewerkers moeten het bestand steeds naar elkaar doorsturen nadat één van hen het heeft bewerkt, omdat het niet online beschikbaar is. Dit maakt de samenwerking omslachtig en ondoorzichtig. Daarnaast gaan eerdere versies van het bestand snel verloren, tenzij de auteurs deze telkens apart opslaan op hun eigen computer.

Hoe dit werkt in de cloud:

Met cloud computing zijn alle bestanden continu online beschikbaar. De betrokken medewerkers kunnen de nieuwste versie van bestanden altijd en overal inzien en bewerken. Dit maakt het werkproces gestroomlijnd en doorzichtig. Daarnaast worden alle wijzigingen die men in een bestand maakt automatisch opgeslagen in de cloud. Zo kunnen medewerkers makkelijk de door anderen gemaakte wijzigingen inzien en hier eventueel op reageren of deze terugdraaien.

Met de clouddienst 1ict die OGD ict-diensten aanbiedt wordt het samenwerken verder geoptimaliseerd door slimme communicatieapplicaties als Skype for Business en Sharepoint. Hiermee kunnen je medewerkers informatie gestructureerd delen, bellen en videochatten met collega’s en relaties en zelfs presentaties geven via de schermdeelfunctionaliteit.

Verminderde veiligheid van bedrijfsgegevens

In je eigen serverruimte hangt de veiligheid van je bedrijfsgegevens af van je huidige ict-afdeling en -middelen. Gegevens die op de eigen harde schijf staan in plaats van online in de cloud kunnen bij een gebrekkige bescherming worden gehackt of geïnfecteerd raken met een virus. Daarnaast zijn de bedrijfsapplicaties die je medewerkers toch online gebruiken minder goed beveiligd dan wanneer zij dit vanuit de cloud zouden doen.

Hoe dit werkt in de cloud:

In de cloud zijn je gegevens meestal veiliger dan op je harde schijf. De kwaliteit van de beveiliging hangt af van de kwaliteit van de cloudprovider ten opzichte van je huidige ict-afdeling. Met de clouddienst 1ict van OGD is de beveiliging van je online bedrijfsdata in één keer volledig gewaarborgd. 1ict voldoet aan alle standaarden voor gegevensbeveiliging van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Via 1ict werk je altijd met een beveiligde verbinding en je logt in met meervoudige authenticatie. Applicaties en documenten zijn hierdoor goed vergrendeld. Jouw eigen ict-afdeling hoeft zich hierdoor niet meer bezig te houden met gegevensbeveiliging en kan zich volledig richten op de kerntaken van het bedrijf.

Je werkt met verschillende aanbieders

Zonder cloud computing ben je vaak genoodzaakt contracten aan te gaan met verschillende softwareaanbieders voor de applicaties die je gebruikt. Hierdoor heb je te maken met verschillende aanspreekpunten in het geval van vragen of problemen.

Hoe dit werkt in de cloud:

In een cloudwerkplek zijn alle apps die je gebruikt via één online portaal beschikbaar. Hierdoor hoef je slechts één contract af te sluiten met één aanbieder. Dit betekent ook dat je altijd een vast aanspreekpunt hebt voor alle vragen over jouw ict-inrichting.

Kosten zijn niet schaalbaar

De contracten bij aanbieders van ict-middelen zijn vaak inflexibel. Je dient meestal in één keer te investeren in hardware en software voor de komende drie tot vijf jaar. Daarbij speelt altijd het risico dat je teveel of te weinig aankoopt. Wanneer de bedrijfsbehoeften of het aantal medewerkers tussentijds veranderen kan het contract namelijk niet worden aangepast.

Hoe dit werkt in de cloud:

Een clouddienst als 1ict geeft je als schaalbare oplossing grip op de kosten. Je betaalt maandelijks naar het gebruikers en het aantal gewenste apps. Hierin kun je makkelijk tussentijds op- en afschalen. Zo zijn de kosten flexibel en betaal je alleen voor wat je werkelijk gebruikt.

Kostbare en tijdrovende updates

Zonder cloud computing dien je zelf de nodige updates en upgrades te organiseren, om te voorkomen dat je met verouderde software werkt. Het gaat hierbij vaak om grote projecten die veel geld en tijd kosten en voor overlast zorgen onder je medewerkers.

Hoe werkt dit in de cloud:

Software in de cloud wordt automatisch geüpdatet. Dit is een proces waarbij de omgeving continue in kleine stapjes up-to-date wordt gehouden. Zo werk je altijd met de nieuwste versie van applicaties, zonder dat je hier iets voor hoeft te doen of je hier overlast van ondervindt.

Je krijgt geen ondersteuning

Wanneer je de bedrijfsapplicaties zelf beheert buiten de cloud, ontvang je niet automatisch ondersteuning in de vorm van bijvoorbeeld een servicedesk. In het geval dat iets niet goed functioneert of een medewerker er niet uitkomt met een bepaalde applicatie, moet je zelf zorgen dat deze medewerker de nodige hulp krijgt.

Hoe dit werkt in de cloud:

Bij 1ict is automatisch een constante gebruikersondersteuning inbegrepen in de vorm van een serviceportaal en een servicedesk die altijd voor je klaarstaat. Daarnaast verzorgt OGD bij de overschakeling naar de cloud een op maat gemaakt adoptietraject binnen jouw bedrijf. Dit kan de gebruikersacceptatie onder de medewerkers sterk verhogen aan de hand van onder andere gebruikerstrainingen. Zo landt de nieuwe werkwijze goed op de werkvloer en blijft het daarna succesvol functioneren.

Minder tijd en ruimte voor innovatie

Zo lang je ict-medewerkers zich vooral bezighouden met operationele taken als het verhelpen voor verstoringen en het inspoelen van computers, kunnen zij zich niet richten op het doorvoeren van verbeteringen. En dat terwijl innovatie juist dé manier is om de concurrentiepositie van je bedrijf te verbeteren. Dit kan je inkomsten verminderen en je bedrijf minder relevant maken.

Hoe dit werkt in de cloud:

Het (deels) uitbesteden van je ict-omgeving en -beheer geeft je eigen ict’ers tijd om te innoveren. Zo kunnen zij bijvoorbeeld een project opzetten om alles uit de bedrijfsdata te halen. Dit vormt een sterke basis om vele bedrijfsprocessen te verbeteren. Ondertussen zorgt je ict-outsourcingspartner ervoor dat je ict-omgeving continu in orde en up-to-date is. Dit vormt een sterke (technische) basis voor innovatie en het laten bloeien van je bedrijf.

Conclusie: cloud computing lost bovenstaande uitdagingen op

Buiten de cloud blijven werken is in principe nog mogelijk, maar het heeft wel flinke nadelen. Zo heb je niet overal en altijd toegang tot gegevens en bedrijfsapplicaties en is het samenwerken in bestanden omslachtig en foutgevoelig. Bovendien kleeft er een serieus beveiligingsrisico aan het gebruik van bedrijfsapps wanneer dit niet gebeurt via een beveiligde cloud. Het werken in de cloud biedt een alternatief dat deze nadelen niet kent, maar het veilig, flexibel en overzichtelijk samenwerken juist bevordert.