Vind de weg weer terug met HUB sites!

Met de introductie van Microsoft Teams is een nieuwe manier van samenwerken mogelijk waarbij zelfstandigheid het sleutelwoord is. Voorheen waren we afhankelijk van stroperige en frustrerende wijzigingsprocessen om nieuwe SharePoint sites aan te maken. Met Microsoft Teams kan je een eigen Team aanmaken, zelf teamleden kiezen en uitnodigen, nieuwe chatkanalen aanmaken en je eigen content in tabbladen toevoegen. Het is allemaal in een handomdraai geregeld; fantastisch natuurlijk!

Aan al die vrijheid zit alleen ook een keerzijde. In veel organisaties ontstaat door deze vrijheid zonder plan een wildgroei aan Teams. Dingen laagdrempelig zelf kunnen doen, betekent ook dat er allerlei ‘test-Teams’ worden aangemaakt die nooit meer opgeruimd worden. Er ontstaan meerdere digitale Teams voor dezelfde groep mensen of over hetzelfde onderwerp. Het overzicht, de navigeerbaarheid en de samenhang lijden hieronder. Veel medewerkers zien door de bomen het bos niet meer en raken snel verdwaald in een oerwoud van Teams. Uit pure wanhoop worden de Dropboxen en de WeTransfers weer uit de kast getrokken. Precies datgene wat we willen voorkomen met de introductie van Teams.

Door deze versplintering ontstaat er een sterke behoefte aan meer overzicht en structuur. SharePoint biedt structuur, maar deze kan star en onbuigzaam zijn. Als je eenmaal voor een bepaalde opzet gekozen hebt, kun je moeilijk terug. ‘We hebben behoefte aan een flexibele structuur die meegroeit met veranderingen in onze organisatie’. Dit is iets wat ik vaak hoor. Met SharePoint HUB sites is Microsoft tegemoet gekomen aan deze behoefte. Het vormt de dynamische verbindende schakel tussen al die losse Teams en SharePoint sites. HUB sites biedt een duidelijke landingspagina waarmee je gemakkelijk de weg weer kunt vinden naar informatie die voor jou belangrijk is. Hiermee doorbreekt HUB sites het dilemma tussen vrijheid en flexibiliteit aan de ene kant, tegenover overzicht en structuur aan de andere kan. Er is nu dus een best of both worlds oplossing!

Wat houdt zo'n HUB site precies in?

De HUB site vormt het middelpunt van allerlei SharePoint- en Teamsites binnen de organisatie. Het verzamelt de nieuwsberichten en activiteiten van de gekoppelde sites en toont ze op de landingspagina van de HUB. De HUB site toont alleen de nieuwsberichten van de sites waar jij rechten op hebt. Bovendien worden er automatisch links naar de gekoppelde sites toegevoegd. Hierdoor raak je nooit meer de weg kwijt. Met één site vind je nu alle relevante informatie bij elkaar!

Met HUB sites wordt er een rijk en gepersonaliseerd intranet gevormd dat alle afdelingssites en projectteams bij elkaar brengt. Het is een intranet-oplossing die dure maatwerkoplossingen van derde partijen overbodig maakt. Die oude intranet-oplossingen zorgen voor hoge beheerkosten en zorgen dat je vastzit aan een bepaalde leverancier (vendor lock-in). Bovendien kan je dan niet meer profiteren van de nieuwste features van Microsoft.

Nog meer voordelen!

Veel organisaties zijn continu in beweging. Samenwerken gebeurt steeds meer over afdelingen heen en de organisatiestructuren veranderen. Organisaties kunnen HUB sites maken voor hun regionale divisies of business units. Op hun beurt vallen hier weer andere afdelingen. In klassieke SharePoint inrichtingen zouden de sites hiërarchisch aangemaakt worden. Bij HUB sites maak je alle sites los en hang je ze aan een overkoepelende HUB site. Bij organisatieveranderingen hoeven er dan geen dure datamigraties uitgevoerd te worden naar nieuwe sites. De afdelingssites kunnen simpelweg bij een andere HUB ingeschreven worden.