Als overheidsinstelling kun je vaak niet om aanbestedingen heen. Voor projecten boven de 221 000 euro is het meestal wettelijk verplicht om een aanbestedingstraject te volgen. Zo weten burgers wat er met hun belastingcentjes gebeurt 😉. Daarnaast levert een zorgvuldig aanbestedingsproces voordelen voor de kwaliteit en efficiëntie van diensten. In deze blog ontdek je waarom een aanbesteding niet alleen noodzakelijk, maar ook nuttig kan zijn voor jouw overheidsorganisatie.
Betere kwaliteit tegen lagere kosten
Een aanbestedingstraject biedt toegang tot de kennis en expertise van de markt. Jan Geraets, consultant in de overheidssector ziet veel aanbestedingstrajecten langskomen. “De overheid heeft niet altijd de benodigde expertise in huis voor complexe projecten, zoals cybersecurity en databeveiliging. Door aan te besteden, kun je de beste specialisten aantrekken. Daarnaast is aanbesteding een mooie manier om om te gaan met het groeiende tekort aan ict’ers ”
Een aanbesteding bevordert de competitie tussen aanbieders. Jan: “Daarin zien we het mooie van het marktsysteem: door de competitie kunnen aanbieders deze diensten kosteneffectief en van hoge kwaliteit kunnen leveren. Grote marktpartijen kunnen daarnaast gebruik maken van schaalvoordelen, waardoor ze vaak goedkoper kunnen werken dan kleine interne afdelingen.” Jan geeft het voorbeeld van clouddiensten: “Daar werken duizenden experts dagelijks aan innovatie en beveiliging – iets wat je nu eenmaal niet kunt bereiken met een kleine ict-afdeling. Ze bieden 24/7 continuïteit, met geavanceerde beveiliging en flexibele werkmethoden, wat belangrijk is voor moderne overheidsdiensten.”
Stimulans voor innovatie
Door te kiezen voor gespecialiseerde marktpartijen kan je organisatie profiteren van innovatieve oplossingen van deze partijen. Zelf gebruikt Jan graag het voorbeeld van het werkplekbeheer van OGD samen met securitypartner Orange Defense. “Dan profiteer je als overheidsinstelling het meeste van de nieuwste technologieën, denk aan geautomatiseerde updates, gebruiksvriendelijke tools en innovatie, zoals zero-trust netwerken, wat kosten en risico’s verlaagt.”
Schaalbaarheid en flexibiliteit
Overheidsdiensten hebben vaak te maken met fluctuaties in de vraag. Denk aan belastingaangiftes tijdens de belastingaangifteperiode of het aanvragen van seizoensvergunningen, zoals evenementenvergunningen tijdens festivalperiodes. “Dankzij aanbestedingen kan de overheid diensten eenvoudig op- of afschalen, afhankelijk van de behoefte,” legt Jan uit. Dit maakt de organisatie wendbaarder en efficiënter in het omgaan met schommelingen.
Verbeterde risicobeheersing
Marktpartijen hebben vaak meer ervaring en expertise in het beheren van specifieke risico's, zoals cybersecurity. Jan: “Dit betekent dat ze continu investeren in de nieuwste beveiligingsoplossingen en -protocollen. En dat geeft een voorsprong geeft op het gebied van kennis en vaardigheden. Bovendien werken deze partijen met meerdere klanten, waardoor ze enorm veel soorten bedreigingen en oplossingen tegenkomen en hiervan leren, zoals ransomware-aanvallen en supply chain-bedreigingen. Dit maakt hen beter voorbereid op het beheren van risico’s dan een interne afdeling.”
Compliance en regelgeving
Aanbesteding helpt de overheid om te voldoen aan wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan gespecialiseerde aanbieders die rapportages opstellen en audits uitvoeren die direct voldoen aan de eisen van toezichthouders. “Door diensten uit te besteden aan partijen die gespecialiseerd zijn in compliance, is het eenvoudiger voor overheden om ervoor zorgen dat ze aan alle wettelijke vereisten voldoen, denk aan NIS2, BIO en DORA.”
Aanbesteding voor overheidsinstellingen: de volgende stap
Aanbestedingen bieden overheidsinstellingen toegang tot specialistische kennis en innovatieve oplossingen. Het is een effectief middel om diensten flexibel en schaalbaar te maken en risico’s beter te beheren. Daarnaast helpt het bij naleving van complexe regelgeving, wat cruciaal is in de moderne digitale wereld. Ben je benieuwd hoe je een aanbesteding stap voor stap in goede banen leidt? Houd dan de blogpagina in de gaten, binnenkort verschijnt een nieuwe blog.
