Social tooling voor gemeenten: 'it's a way of life'

11 juli, 2014

Het gemeentelijk landschap verandert in rap tempo. Steeds meer kleine gemeenten fuseren of werken samen, daar waar gemeenschappelijke slagkracht nodig is. Door alle veranderingen en herstructurering overheersen bij veel gemeentelijke medewerkers de emoties. Samenwerking, communicatie en kennisdeling lijken ineens verder weg dan ooit. En dat terwijl het juist nu extra belangrijk is om elkaar te vinden.

De oplossing is dichterbij dan we denken. Social tooling wordt reeds extern ingezet om dichter bij de burger te komen. Maar is dat niet “a bridge to far”? Moeten de gemeentelijk medewerkers niet eerst zelf nader tot elkaar komen om de burger beter van dienst te kunnen zijn? We namen social tooling in gemeenteland onder de loep en zochten het voor u uit.

Externe Social Tooling volop in ontwikkeling

Met behulp van social tooling trachtten veel gemeenten de afgelopen jaren dichter bij de burger te komen. In 2011 was het gros van de gemeenten slechts passief aanwezig op social media. Maar onderzoek in 2013 toont aan dat social media steeds meer voor communicatie, crisiscommunicatie en dienstverlening richting de burger wordt ingezet.

De basis voor dialoog, participatie en co-creatie tussen burgers en gemeenten is dus gelegd maar de volledige totstandkoming ervan laat gezien de organisatiestructuur nog wel even op zich wachten.

Waar gaat het mis?

Bij veel gemeenten is het onderhouden van social media kanalen de taak van de afdeling communicatie. En dat terwijl social media eigenlijk door iedereen binnen de organisatie gedragen zou moeten worden. Voor deze communicatiemedewerkers is het vaak niet mogelijk om continue de dialoog met de burger aan te gaan, en binnen de rest organisatie is er vaak onvoldoende draagvlak om de functionaliteiten van social media ten volle te benutten.

Dat gebrek aan draagvlak is niet te wijten aan onwil. Er wordt wel degelijk geoefend, maar men is er in veel gevallen gewoon nog niet bedreven genoeg in. Daarnaast raakt social media al snel ondergeschikt aan de overige werkzaamheden.

Eigenlijk hebben veel gemeenten op het gebied van social media een valse start gehad. Want hoe vaak gebeurt het niet dat er externe social media experts of stagiaires worden aangetrokken om de social media van een gemeente uit te denken, op te zetten en te laten inburgeren. Social media is echter meer dan weer een nieuwe tool en het volgen van een cursus of workshop, het is 'a way of life'.

Intern is extern

Wanneer we teruggaan naar de basis blijkt dat optimale afstemming van interne en externe communicatie essentieel is voor een doeltreffende communicatiestrategie. Het succes van externe communicatie staat of valt met goed geïnformeerde en gemotiveerde medewerkers, draagvlak en goede samenwerking. Gemeenten zullen daarom intern moeten beginnen om uiteindelijk gezamenlijk de interactie met de burger aan te kunnen gaan.

Social tooling zou intern uitkomst kunnen bieden. Het stelt de ambtenaar centraal, maakt het mogelijk ambities, interessegebieden en kennis zichtbaar te maken, de juiste collega’s te vinden, met elkaar te delen en met elkaar samen te werken. Bovendien kunnen gemeentelijke medewerkers op deze manier met elkaar oefenen de sociale uitdaging aangaan en burgert social tooling sneller in. Wie niet meedoet mist namelijk essentiële informatie.

Interne social tooling brengt dichter bij elkaar

Het intern gebruik van social tooling heeft binnen veel bedrijven reeds bewezen dat de medewerkers naar elkaar toe groeien en dit is met de huidige fusies en ontwikkelingen een mooie bijkomstigheid. Het is tijd om de medewerker centraal te stellen, te bekijken waar daadwerkelijk behoefte aan is, welke middelen er nodig zijn om samenwerking te bevorderen. Pas dan zal men erin slagen om social media tooling ook extern op de juiste manier te gebruiken, waardoor men gezamenlijk nog dichterbij de burger komt.

Interesse in een interne social tool? Bekijk de website van Coconut, social private network.

lokale_overheid-CtA

Bekijk ook eens

Deze verhalen over Nieuws & evenementen

Ontvang de nieuwsbrief

Nog geen reacties

Reageer als eerste

Ben jij al bekend met ITIL 4?

Kom vrijdag 19 april naar de ITIL 4 kennissessie en laat je meenemen op een tour langs alle verandering en mogelijkheden van ITIL 4.

> Meld je nu aan!