Ict aanschaffen, zomaar om het aanschaffen. Dit klinkt bizar, want het is een dure grap. Maar consultant Jan Geraets komt het nog vaak genoeg tegen binnen zijn vakgebied. “Ik heb het al meerdere keren meegemaakt: organisaties die de hipste technologie omarmen, wel vier verschillende devices uitreiken aan hun medewerkers, maar uiteindelijk toch klachten krijgen over de techniek.”
Het aanbieden van de beste technologie zorgt niet automatisch voor de beste werkplek. Het is verstandig om vanuit de behoefte van je medewerkers te denken: wat hebben zij nodig? Hierbij geldt: elke medewerker is anders en heeft verschillende behoeftes. Hoe ga je hiermee om en hoe bied je een werkplek die ervoor zorgt dat al jouw medewerkers lekker aan de slag kunnen?
In deze blog vertelt Jan waarom het opstellen van persona’s cruciaal is voor het succes van een werkplek. Ook vind je hier een stappenplan voor het opstellen van persona’s. Lees door tot het einde voor belangrijke insider tips van Jan.
Een persona is een semi-fictief personage dat symbool staat voor een subgroep binnen je totale doelgroep. In de context van de digitale werkplek zijn persona’s een weergave van verschillende werknemers binnen je bedrijf.
Denk aan een zorginstelling waarbij een medewerker van de Eerste Hulp altijd op de afdeling werkt. Zo’n persona heeft een compleet andere ict-behoefte dan een data-analist, die elke dag op kantoor achter zijn of haar device zit.
Een persona is een overzicht van een gebruikersprofiel van een bepaalde groep medewerkers binnen je bedrijf. Persona’s in de ict zijn een middel om de behoeftes van verschillende groepen medewerkers te identificeren. Door ict-persona’s op te stellen, krijg je belangrijke informatie over wie je werknemers zijn en wat hun werkzaamheden zijn. Ook geeft het je inzicht in wat hun digitale uitdagingen, vaardigheden en verwachtingen zijn. Dankzij het formuleren van persona´s kun je je dienstverlening aanpassen op die verschillende groepen.
Met de persona’s stel je de behoefte van je medewerkers voorop en niet de technische oplossing. Ict is slechts een middel, geen einddoel. Je past de technische oplossing aan op de behoeften van je medewerkers. Die technische oplossing is afhankelijk van je middelen.
Een voorbeeld: een financiële organisatie heeft verschillen geïdentificeerd tussen twee soorten persona’s: ‘de aanwaaier’ en ‘de focusser´. De aanwaaier werkt veel buiten de organisatie bij klanten, is veel onderweg en komt af en toe naar kantoor voor vergaderingen. De focusser werkt nooit extern en is gehecht aan een rustige omgeving.
Neem de tijd voor het onderzoek naar je collega´s: dit bestaat grotendeels uit het afnemen van interviews. Dit zijn belangrijke punten om mee te nemen:
Top tip: hou een open blik tijdens de interviews en houd er rekening mee dat de techniek nooit leidend mag zijn.
Na je grondige onderzoek is het tijd om de behoeften te ordenen en te vertalen naar een technische oplossing. Hier een aantal belangrijke punten:
Aan het einde van deze stap heb je een aantal persona’s opgesteld. Je hebt nu een lijst per persona met functionele wensen en eisen en een prioritering hiervan en je hebt de functionele oplossing voor ogen.
Top tip: je kunt er bijvoorbeeld achter komen dat sommige persona’s bijna dezelfde behoeftes hebben. Je hoeft dus niet elke keer voor elk persona een ander device uit te leveren. Het kan soms net wat anders ingericht zijn, dat is soms al voldoende.
Je persona’s zijn nu ontwikkeld. Vervolgens kun je deze persona’s op verschillende manieren gebruiken. Het ligt eraan waar je je in de digitale reis bevindt. Je kunt de persona’s gebruiken voor:
Top tip: persona’s zijn ook een goed hulpmiddel voor de adoptie van de werkplek. Maak hiervan gebruik tijdens het adoptietraject.
De persona’s zijn opgesteld, de technische oplossing is uitgedacht, en nu is het tijd om het project uit te voeren. Want dan heb je een nieuwe omgeving die is toegespitst op de behoeftes van verschillende persona’s. Daarna volgt natuurlijk de fase van het continu verbeteren. Ook dat doe je op basis van de persona’s die je hebt samengesteld.
Wil je meer weten over de moderne werkplek? Lees de whitepaper van onze experts.